Große Architektur- und Planungsbüros haben Projektcontrolling längst als zentralen Faktor für den wirtschaftlichen Erfolg erkannt. Der Einsatz von Kalkulations- und Controlling-Tools gehört hier zum Standard.

Doch was ist mit kleinen Architektur- und Ingenieurbüros oder Existenzgründern? Muss es gleich eine teure Softwarelösung sein oder reicht nicht MS Excel aus? Die Antwort ist eindeutig:
Ein aussagekräftiges Projektcontrolling ist für den wirtschaftlichen Erfolg unverzichtbar.

Wichtig ist, eine angemessene Software-Lösung wie eine Einstiegs- oder Basisversion für Ihr Planungsbüro zu finden.Wir sagen Ihnen, welche Funktionen die Projektcontrolling-Software unbedingt braucht.

Welchen Nutzen bietet Projektcontrolling?

Architekten und Ingenieure verschaffen sich mit detailliertem Projektcontrolling einen Überblick über den Status quo und die wirtschaftliche Entwicklung ihres Planungsbüros. So lassen sich Soll- und Ist-Bestände abgleichen, der aktuelle Projektstand erfassen und die noch ausstehenden Kosten und Einnahmen zeitnah abbilden. Sie können dadurch frühzeitig erfassen, ob Sie bald ein Liquiditätsproblem bekommen. Dann bleibt immer noch genug Zeit, um bspw. mit einer Abschlagszahlung aus aktuellen Projekten rechtzeitig gegenzusteuern.

Auch erhalten Sie Klarheit, bei welchen Kunden sich welche Projekte als rentabel erwiesen haben. Die persönliche Einschätzung, ob ein Projekt sich als wirtschaftlich erwiesen hat, kann schnell von den tatsächlichen Ergebnissen und Zahlen abweichen. Ohne ein ausführliches Projektcontrolling verlieren auch erfahrene Architekten und Ingenieure leicht den Überblick und treffen falsche Entscheidungen für die Zukunft des Planungsbüros.

Erfolg im Projektcontrolling nur durch die richtigen Kennzahlen

Ohne Kennzahlen zu definieren, kann kein Projektcontrolling funktionieren. Nur wenn die richtigen Kennzahlen erhoben und ausgewertet werden, erhält man eine valide Aussage über den wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens.
Doch welche Zahlen sind dabei relevant? Wie unterscheidet man im Projektcontrolling aussagekräftige Kennzahlen von unwichtigen Fakten?

Das sind die wichtigsten Kennzahlen im Projektcontrolling:

• Wie viele abrechenbare Arbeitsstunden enthält Ihr Projekt?
• Wie viele nicht-abrechenbare Stunden aus dem allgemeinen Bürobetrieb (also z.B. Akquise-Stunden, interne Auftragsabwicklung, Mitarbeiterbesprechungen, etc.) stehen dem gegenüber?
• Wie viele offene Forderungen gibt es noch im Rahmen des Projekts?
• Welche Kosten (auch Fremdleistungen) kommen im Projekt noch auf Sie zu?

Projektcontrolling: Welche Kennzahlen sind noch wichtig?

Als Architekt oder Ingenieur sollten Sie stets auch einen Blick auf die noch anstehenden Projekte haben. Die Höhe des Auftragsbestandes und die Frage, wie lange Ihr Planungsbüro mit der Abarbeitung der Aufträge beschäftigt sein wird, gehören ebenfalls zu einem guten, da zukunftssicheren Projektcontrolling.

Im Rahmen der HOAI und ihrer festgelegten Grundleistungen haben Sie üblicherweise nur eine geringe, finanzielle Gestaltungsmöglichkeit. Bei den Besonderen Leistungen sieht es hingegen anders aus. Denn die Besonderen Leistungen können zwischen den Vertragspartnern frei verhandelt werden. Außerdem haben Sie als Architekt oder Ingenieur die Möglichkeit, zusätzliche, in der HOAI nicht benannte Besondere Leistungen anzubieten.
Fragen Sie sich, welche sinnvollen Zusatzleistungen Sie im Rahmen des Projektes noch anbieten und mit dem Bauherrn aushandeln können. Die dabei generierten abrechenbaren Arbeitsstunden gehören als Kennzahl in Ihr Projektcontrolling.

Weitere Informationen und Tipps zur Abrechenbarkeit von Besonderen Leistungen finden Sie in Teil 1 und
Teil 2 unseres Blogbeitrags zum Thema.

Projektcontrolling mit MS Excel als günstige Alternative?

Kleine Architektur- und Planungsbüro oder Existenzgründer scheuen hohe Investitionskosten und versuchen deshalb kostengünstigere Softwarelösungen für das Projektcontrolling zu finden. Wann ist dieses Vorgehen sinnvoll?

Eigentlich ist diese Frage nur im Einzelfall und nicht pauschal zu entscheiden. Sicher ist nur so viel: Sie brauchen eine Software, die kostengünstig ist, einfach und sicher zu bedienen und schnell zu validen und übersichtlichen Ergebnissen führt. Darüber hinaus sollte Ihr kompletter Bedarf im Projektcontrolling abbildbar sein. Außerdem braucht es (mindestens) einen Softwareexperten, der auch all diese Vorgaben in der Anwendung umsetzen kann.

Was MS Excel für das Projektcontrolling leisten kann

Schwierig wird es in Sachen Sicherheit: Datensätze in MS Excel können schnell und unbeabsichtigt überschrieben werden. Häufig auch, ohne dass der Anwender es mitbekommt. Selbst bei regelmäßigen Backups hat man dann das Problem, dass man nicht weiß, wann der Fehler auftrat. Welche, von den vorhandenen Dateiversionen, ist dann die korrekte?

Eine geeignete Excel-Dateivorlage für ein bedarfsgerechtes Projektcontrolling aufzubauen, ist auch nicht gerade einfach. Dafür brauchen Sie einen echten Excel-Experten und dieser muss deutlich mehr Zeit investieren als in spezielle Projektcontrolling-Softwarelösungen.

Noch zeitintensiver wird es, wenn Sie eine bestimmte Menge an Datensätzen überschreiten und Daten aus anderen Systemen erfassen und abgleichen müssen.
Auch sollten Sie bedenken, dass eine solche individuell-konstruierte Lösung unmittelbar abhängig von Ihrem Excel-Experten ist. Sollte der- oder diejenige ausfallen, gibt es keine Support-Hotline, die Sie anrufen können.

Projektcontrolling-Software als Basisversion für kleine Planungsbüros

Es gibt angemessene Softwarelösungen, die auch kleine Planungsbüros mit einem aussagekräftigen Projektcontrolling versorgen und dabei erschwinglich bleiben. Sogenannte Modullösungen erleichtern kleinen Planungsbüros und Existenzgründern den Einstieg. Auch in finanzieller Hinsicht.

Sie starten mit einem kostenschonendem Basis-Paket bzw. einer Small Business-Version.
Bei Bedarf oder entsprechendem Wachstum können jederzeit zusätzliche Funktionsmodule erweitert und zusätzliche Ressourcen und Lizenzen hinzugebucht werden.

Projektcontrolling: Welche Funktionen brauche ich?

Als Architektur- oder Ingenieurbüro brauchen Sie eine Lösung, die Ihr gesamtes Projektcontrolling einfach und HOAI-konform abbildet. Hier kommen die bereits oben genannten Kennzahlen im Projektcontrolling wieder ins Spiel. Zu den wichtigen Funktionen gehören:

• Zeiterfassung von abrechenbaren und nicht-abrechenbaren Stunden
• Aktuelle Gegenüberstellung von Projekteinnahmen versus Kosten
• Zeitliche und finanzielle Budgetierung von Projekten
• Übersicht über den aktuellen Leistungsstand der Projekte
• Zukunftssichere Liquiditätsplanung
• HOAI-konforme Honorarberechnung
• Effiziente Angebots- und Rechnungserstellung

Wichtige Kriterien im Umgang mit der Projektcontrolling-Software sind darüber hinaus die einfache Bedienbarkeit, der intuitiver Zugang und im Bedarfsfall eine kompetente und freundliche Support-Hotline.

Fazit zum Projektcontrolling für kleine Planungsbüros

Auch kleine Planungsbüros oder Existenzgründer können von den Vorteilen einer professionellen Projektcontrolling-Software profitieren. Es gibt auch für kleine Budgets angemessene Lösungen. Sogenannte Basis- oder Small Business Editionen als Einstiegsversion bieten Architekten und Ingenieuren ein auf Ihre Bedürfnisse abgestimmtes Projektcontrolling. Inklusive effizientem Büromanagement. Spätere Upgrades sind jederzeit möglich.

Weiterführende Informationen zum Kostencontrolling im Planungsbüro allgemein finden Sie in diesem Blogbeitrag.

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