Projektmanagement für Architekten und Ingenieure einfach erklärt

Professionelles Projektmanagement wird für Architektur- und Planungsbüros immer wichtiger. Wer seine Projekte systematisch zum Erfolg führt, hat klare Wettbewerbsvorteile am hart umkämpften Markt.

Der Begriff Projektmanagement ist mittlerweile weit verbreitet und jeder Architekt oder Ingenieur wird gleich zum Projektmanager. Doch Hand aufs Herz: Wissen Sie genau, worauf es beim Projektmanagement für Architekten und Ingenieure ankommt und welche Projektphasen durchlaufen werden?

Wir helfen Ihnen mit einer kurzen Zusammenfassung in Sachen Projektmanagement für Architektur- und Planungsbüros wieder auf die Sprünge. Wenn Sie diese Vorgehensweise als systematische Methode etablieren, gelangen Sie garantiert schneller zum erfolgreichen Abschluss Ihrer Projekte.

Begriffsklärung: Wann spricht man von einem Projekt?

Im landläufigen Sinne ist heute nahezu jede Aufgabe ein Projekt. Dieser inflationäre Gebrauch ist für das Projektmanagement aber nicht hilfreich. Meist handelt es sich dabei um einfache Aufgaben oder gar Routinejobs. Diese sind aber nicht Gegenstand des Projektmanagements.

Folgende Kriterien bestimmen ein Projekt:

  • Neuartigkeit der Aufgabe
  • zeitliche Befristung
  • Einmaligkeit (keine Reproduktion von Vorhandenem)
  • klare Zielsetzung
  • Mindestmaß an Komplexität
  • beinhalten das Risiko des Scheiterns
  • mit begrenzten Ressourcen versehen
  • erfordern eigene Organisation

Projektmanagement: Welche Aufgaben hat der Projektmanager?

Der Projektmanager ist zuständig für die gesamte Planung, Organisation und Kontrolle des Projektprozesses. Erfolgreiches Projektmanagement zielt auf die Einhaltung der qualitativen Vorgaben und berücksichtigt dabei die zeitlichen Fristen und vorhandene Ressourcen. Immer in Abwägung der möglichen Risiken und eventueller Fehlschläge.

Dazu stellt das Projektmanagement ein Projektteam aus verschiedenen Fachleuten zusammen, die alle notwendigen Projektaufgaben abdecken. Das Projektmanagement bezieht sich nämlich nicht auf die laufenden Arbeiten, sondern auf einmalige, wichtige Entscheidungen. Für alles andere ist das Projektteam selbst zuständig.

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Die 4 Phasen des Projektmanagements

Im Projektmanagement gibt es vier verschiedene Phasen, die sich leicht voneinander unterscheiden lassen.

Projektmanagement Phase 1: Die Projektdefinition

In Projektphase 1 findet sozusagen die Grundsteinlegung für Projektmanagement und Projektauftrag statt.

Folgende Inhalte müssen in Projektphase 1 bestimmt werden:

  • Ausgangslage: Status quo und Rahmenbedingungen sind zu klären
  • Projektziele: Alle Teil- und Gesamtprojektergebnisse werden formuliert
  • Aufgabenübersicht: Aus den Teilergebnissen werden grob die Aufgaben und der Projektverlauf abgeleitet (noch keine Detailplanung)
  • Durchführbarkeitsprüfung: Prüfung der anzustrebenden Teil- und Gesamtergebnisse auf Machbarkeit
  • Wirtschaftlichkeit: Bleibt der Projektprozess bis zur Erreichung des Projektziels im wirtschaftlichen Rahmen?

Nach Klärung dieser Punkte kann der der Projektauftrag als Antwort auf folgende Frage formuliert werden:
Was genau macht wer aus dem Projektteam mit welchen Mitteln und auf welche Art bis wann?

Projektmanagement Phase 2: Die Projektplanung

Der Projektplan schafft den zukünftigen Rahmen für das Projektmanagement. Er schafft die Voraussetzungen dafür, dass Projektabläufe, Fristen und Teilziele, kurz alle Projektprozesse, gesteuert und kontrolliert werden können. Im Rahmen der Phasen des Projektmanagements bildet er das Fundament, auf der das Projektteam agieren und seine Aufgaben Stück für Stück abarbeiten kann.

Idealerweise erstellen Projektmanager im Verbund mit Projektteam und Geschäftsleitung den Projektplan. Wichtig ist dabei, den Projektplan nicht als unverrückbares Regelwerk im Projektmanagement zu begreifen, sondern alle Beteiligten in die Planung miteinzubeziehen. Denn das funktioniert am besten, wenn man die Planung so einfach und transparent wie möglich hält. Dadurch weiß jeder Beteiligte, was er zu tun hat.

Projektmanagement mit Meilensteinplan nach DIN 69 900

Zur Überprüfung, ob Projektteilziele fristgerecht eingehalten wurden, bietet sich ein sogenannter Meilensteinplan an.
Ein Meilenstein nach DIN 69 900 ist ein besonders bedeutsames Ereignis im Projektablauf, also bspw. die Fertigstellung eines Bauabschnittes X, ohne den nicht mit Bauabschnitt Y begonnen werden kann.
Durch die Unterteilung eines Projektverlaufs in überprüfbare Etappen mit Teilzielen lässt sich so der Projektfortschritt einfach kontrollieren.

Es gibt weitere Informationen bei Wikipedia über den Meilensteinplan nach DIN 69 900

Projektmanagement Phase 3: Die Projektdurchführung

Bei Projektphase 3 handelt es sich um die eigentlich Realisierungsphase im Projektmanagement. Systematisch werden die einzelnen Projektteilschritte abgearbeitet, um die angestrebten Teilziele zu erreichen.

Die Projektsteuerung hält dabei folgende Fragen im Blick:

  • Gibt es Abweichungen von den Projektteilzielen?
  • Stimmt der Zeit- und Kostenplan noch?
  • Gemessen am bisherigen Fortschritt: Wie stehen die Chancen und Risiken für die plangemäße Erfüllung des Projektziels?

Projektmanagement Phase 4: Der Projektabschluss

Der Projektabschluss ist die letzte und vielleicht sogar bedeutsamste Phase im Projektmanagement. Denn das Projektmanagement kümmert sich nicht nur um die noch offenen Rest- und Nacharbeiten oder um die Freistellung des Projektteams für neue Projekte.
Vielmehr geht es um eine genaue Nachbetrachtung und eingehende Bewertung des gesamten Projektverlaufs aus Sicht aller Beteiligten.
Im Rahmen einer Projektabschlusssitzung ist es sinnvoll folgende Fragen zu adressieren:

  • Wurden die angestrebten Teilziele und das Projektziel erreicht?
  • Welche Probleme wie Verzögerungen, Kostenzuwachs, mangelnde Leistung oder Qualität gab es und warum?
  • Wie können solche Probleme zukünftig vermieden werden?
  • Wie gut hat das Projektteam funktioniert? Wo gab es Schwierigkeiten und wie war die Stimmung im Team?
  • War eine Qualitätsanforderung zu hoch oder zu niedrig?
  • Wie war die Zusammenarbeit mit externen Fachabteilungen und was ließe sich hier noch verbessern?

All diese Beurteilungen und Klärungen fließen ein in den sogenannten Projektabschlussbericht, der die gemachten Erfahrungen systematisch aufbereitet und für das zukünftige Projektmanagement zugänglich macht.

Spätestens jetzt ist der richtige Zeitpunkt für das Projektmanagement, die positiven Leistungen des Projektteams zu würdigen und allen für die gute Projektarbeit danken. Das stärkt die Motivation der Mitarbeiter und sorgt auch für eine starke Mitarbeiterbindung.

Häufig wird die letzte Phase im Projektmanagement in ihrer Bedeutung unterschätzt und der Projektabschluss für eine reine Formalie gehalten. Dem ist aber nicht so. Denn je nachdem, mit welcher Sorgfalt hier vorgegangen wird, kann das großen Einfluss auf Erfolg oder Misserfolg der nächsten Projekte haben.

Natürlich bietet eine umfassende Software für Ingenieurbüros erhebliche Vorteile. Welche das sind und worauf Ingenieure bei der Auswahl der passenden Software achten sollten, erfahren Sie im Fachbeitrag Projektmanagement-Software im Ingenieurbüro

Wenn Sie sich eingehender für das Thema Mitarbeiterbindung interessieren, empfehlen wir Ihnen unseren Blogbeitrag zum Thema: Mitarbeiterbindung im Planungsbüro: 6 Ideen.

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