Agiles Projektmanagement am Bau: Ein kurzer Überblick

Traditionelles Projektmanagement stößt im modernen Bauwesen schnell an seine Grenzen. Von langer Hand geplante Zielvorgaben werden nicht rechtzeitig erreicht oder die Projektressourcen decken nicht den vollständigen Projektbedarf. Häufig kommt es vor, dass Bauherren im Projektverlauf ihre Vorstellung über Projektergebnisse oder den zu erreichenden Qualitätsstand ändern.

Agiles Projektmanagement am Bau kann in solchen Fällen schneller und vor allem flexibler reagieren. Dadurch können Projektfehlläufe frühzeitig erkannt und wieder produktiv gewendet werden.

Wir erklären hier kurz die Unterschiede zwischen traditionellem und agilem Projektmanagement am Bau und zeigen welche Vorteile Ihnen das bringen kann.

Traditionelles Projektmanagement am Bau

Anders als agiles Projektmanagement am Bau beginnt traditionelles Projektmanagement mit der Projektdefinition. Hier werden das Projektergebnis mit allen Teilprojekten und Meilensteinen festgelegt. Architekten erstellen den möglichst detaillierten Bauplan und planen die Reihenfolge der Arbeitsschritte und die dafür benötigten finanziellen wie zeitlichen Ressourcen.

Nach der umfangreichen Planung folgt die Ausführung durch die beauftragten Gewerke. Hier liegt das Hauptaugenmerk auf der Einhaltung der Fristen und Termine.
Im Idealfall werden die einzelnen Projektschritte abgearbeitet und ein Teilziel nach dem anderen erreicht. De facto ist dieses Szenario eher selten und wird umso unwahrscheinlicher, je größer und komplexer ein Bauvorhaben ist. Man denke nur an Berlin Tempelhof.

Unterschiede zum agilen Projektmanagement am Bau

Das traditionelle Projektmanagement verläuft linear von der Projektdefinition bis zum Projektziel. Das agile Projektmanagement am Bau hingegen verläuft iterativ, d.h. man nähert sich schrittweise, in sich wiederholenden Arbeitsschleifen (Iterationszyklen) dem immer konkreter werdenden Projektziel.

Agiles Projektmanagement am Bau: Iteratives Vorgehen als Grundprinzip

Beim agilen Projektmanagement am Bau handelt es sich genau genommen um einen Sammelbegriff, der verschiedene Vorgehensweisen unter sich vereint. Allen Methoden ist aber folgendes Grundprinzip gemeinsam: Es wird in kurzen Iterationszyklen (sog. Time Boxes) gearbeitet.

Beim agilen Projektmanagement am Bau wird dem Auftraggeber also nur ein vorläufiges Ergebnis präsentiert, um mit ihm die weiteren Projektschritte zu besprechen. Dann geht das Projekt in die nächste Phase bzw. in den nächsten Iterationszyklus. Dadurch konkretisiert sich das Projektziel von Mal zu Mal mehr. Bis die präsentierten Ergebnisse schließlich in der letzten Arbeitsschleife durch den Auftraggeber vollständig abgenommen werden.

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Agiles Projektmanagement am Bau: von ungenau zu genau

In der Anfangsphase des agilen Projektmanagements am Bau liegt oft nur eine grobe Aufgabenstellung vor. Erst durch die sich wiederholenden Arbeitsphasen (Time Boxes) konkretisiert sich langsam das vollständige Projektziel mit all seinen Spezifikationen heraus.

Wo liegen die Ursprünge des agiles Projektmanagements am Bau?

Ursprünglich wurden die Methoden des agilen Projektmanagements in der IT, speziell in der Software-Entwicklung, bereits in den 1990er Jahren ausgearbeitet und angewendet. Und zwar als Reaktion auf die steifen und unflexiblen Arbeitsprozesse des linearen Projektmanagements. Im Zuge dessen hielten neue Methoden wie bspw. SCRUM Einzug in das Projektmanagement.

Im Jahr 2001 wurde die Bezeichnung „agil“ für diese Art der Software-Entwicklung geprägt. Es entstand das sog. Agile Manifest, welches die Leitsätze und Prinzipien beschreibt, mit denen sich Software effizienter entwickeln lässt.

Hieraus hat sich dann das moderne agile Projektmanagement entwickelt, das mittlerweile in viele Branchen Einlass gefunden hat. Eben auch in das Bauwesen.

Einen ausführlichen Artikel über die Leitsätze des agilen Projektmanagements gibt es bei Wikipedia.

Agiles Projektmanagement am Bau: Was ist der Kerngedanke?

Agiles Projektmanagement am Bau bedeutet, dass Management und Steuerung von Projekten und Prozessen sehr dynamisch und flexibel erfolgen. Im Gegensatz zum traditionellen Projektmanagement kann es auf Unvorhergesehenes und auf Änderungen, insbesondere des Leistungsumfangs schnell und produktiv reagieren.
Agiles Projektmanagement am Bau verzichtet auf steife Projektpläne und starres Führungsverhalten zugunsten enger Einbindung des Auftraggebers und schneller Umsetzung bei hoher Anpassungsfähigkeit.

Agiles Projektmanagement am Bau überwindet den Widerspruch, kaum Planbares planen zu müssen.

Agiles Projektmanagement am Bau ist mehr als nur eine neue Methode

Wie bereits erwähnt, geht die Grundidee des das agilen Projektmanagement am Bau
über die Etablierung einer neuen Methode des Projekthandlings deutlich hinaus. Damit verbunden sind Prinzipien und Leitsätze, die den Umgang aller Projektbeteiligten untereinander auf eine verbindliche Wertebasis stellen.
Eine vollständige Beschreibung, was agiles Projektmanagement am Bau ist und leisten kann, würde den Rahmen dieses Beitrags sprengen. Deswegen konzentrieren wir uns hier nur auf die wichtigsten Leitsätze des agilen Projektmanagements am Bau.

Menschen und Interaktionen sind wichtiger als Prozesse und Werkzeuge

Dieser Leitsatz des agilen Projektmanagements am Bau rückt alle Projektbeteiligten in den Vordergrund. Idealerweise sollte jeder im Rahmen des Projektes sein volles Potenzial ausschöpfen können. Sein Handlungsspielraum darf nicht durch starre Prozessabläufe begrenzt werden, wie es im klassischen Projektmanagement oft der Fall ist. Menschen und ihre ständige Kommunikation und Kooperation treiben das Projekt voran und nicht etwa Vorgaben aus Prozessabläufen oder Werkzeugen, die sie nutzen. Agiles Projektmanagement am Bau bewertet den menschlichen Faktor höher als traditionelle Methoden.

Die Kooperation mit Auftraggebern steht im Vordergrund

Dieser Leitsatz stärkt die Bedeutung der Auftraggeber im Rahmen des agilen Projektmanagements am Bau und betont die Zusammenarbeit mit ihnen.
Anstatt sich in langwierigen Vertragsverhandlungen zu verlieren, soll lieber frühzeitig mit der Projektarbeit begonnen werden. Eine kontinuierliche Beratung durch Architekten und Ingenieure und enge Absprachen bei Änderungswünschen der Auftraggeber sind hier Voraussetzung für ein agiles Projektmanagement am Bau. Denn Änderungen werden kontinuierlich eingearbeitet, ohne den Projektverlauf durch weitere Vertragsverhandlungen zu unterbrechen.

Reagieren auf Veränderung ist wichtiger als das Festhalten am Plan

Kein komplexer Projektverlauf kann von Anfang bis Ende vollständig vorhergesagt werden. Unvorhergesehene Anforderungen oder Änderungswünsche der Auftraggeber ändern Leistungsumfang und ggfs. auch Projektziele. Hier stößt das traditionelle Projektmanagement an seine Grenzen. Dort definiert man nur zu Beginn die Anforderungen und arbeitet sie nach Projektplan ab.

Man verschiebt lieber Meilensteine, anstatt die definierten Anforderungen samt das Projektziel zu hinterfragen bzw. das zeitnahe Gespräch mit dem Auftraggeber zu suchen.
Beim agilen Projektmanagement am Bau gehören unvorhergesehene Anforderungen oder Änderungswünsche mit zum Konzept. Auf dieser neuen Grundlage wird der Projektplan angepasst und damit auch Leistungsumfang und Projektziel weiter konkretisiert.

Wie etabliert man agiles Projektmanagement am Bau?

Agiles Projektmanagements am Bau funktioniert auch, wenn Sie die Leitsätze und Prinzipien als eine Art Werkzeugkasten verstehen, aus dem Sie sich nach Bedarf bedienen können. Sie müssen ja nicht alle Vorgaben eins zu eins umsetzen, sondern können je nach Situation entscheiden, ob ein agiles Vorgehen hier angebracht ist.

Konkret könnte eine Umsetzung der Leitsätze des agilen Projektmanagements am Bau folgendermaßen aussehen:

  • Transparentes Arbeiten: Bauherren in allen kleinen Schritten der Planung und Ausführung mitnehmen, bspw. durch häufige Kurzbriefings.
  • Bei Spezialfragen am Bau besser zeitnah einen Experten konsultieren, statt erst selbst eine Lösung zu versuchen.
  • Projektkommunikation im persönlichen Gespräch bevorzugen: Besser telefonieren statt mailen und persönliche Treffen – auch mit einer kleinen Gruppe und dem Bauherrn.
  • Geänderte Rahmenbedingungen benötigen andere Methoden und Überlegungen: Jeder sollte das einfordern können.
  • Unterstützung aller Projektbeteiligten zur Erfüllung ihrer Aufgaben: Die Projektmitarbeiter entfalten ihre Potentiale nur, soweit das Umfeld das zulässt. Sorgen Sie dafür, soweit möglich.

Fazit zum agilen Projektmanagement am Bau

Agiles Projektmanagement am Bau bietet gegenüber dem linearen Projektmanagement viele Vorteile; bedeutet aber auch eine grundlegend andere Herangehensweise im Umgang mit Projekten, Projektmitarbeitern und Auftraggebern.

Einen guten Vergleich bieten hier zwei Sportarten: Der traditionelle Projektmanager ist wie ein Bogenschütze. Das heißt, er wägt erst einmal ausgiebig Wetterbedingungen und Entfernung zum Ziel ab; legt schließlich an und zielt lange und konzentriert, bis er den Pfeil endlich abschießt und hofft, dass er ins Ziel trieft.
Das agile Projektmanagement am Bau ist hingegen dem Golfspiel ähnlicher. Der Golfspieler prüft kurz die Bedingungen, zielt kurz und spielt den Ball zum ersten Loch. Je nachdem, wo der Ball landet, plant er von da aus seinen nächsten Schlag und immer so weiter. Erst am zwölften Loch hat er sein Gesamtziel erreicht und das Golfturnier hoffentlich gewonnen.

Mehr zum Thema Projektmanagement für Architekten und Ingenieure finden Sie in diesem Blogbeitrag.

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