Professionelles Projektmanagement gewinnt für Planungsbüros zusehends an Bedeutung. Nur wer seine Bauprojekte systematisch und effizient zum Erfolg führt, hat klare Wettbewerbsvorteile am hart umkämpften Markt. Glücklicherweise gibt es eine große Anzahl an Projektmanagement-Software, die Architekten und Ingenieure dabei unterstützt.
Doch welches ist die richtige Projektmanagement-Software für den Bedarf in Ihrem Planungsbüro? Nach welchen Funktionen für Ihre Bauprojekte sollten Sie suchen und auf welche können Sie getrost verzichten? Kurzum: Was kennzeichnet ein gutes Projektmanagement-Tool?
Wir beleuchten die 7 wichtigsten Funktionen, die die Software mitbringen sollte.
Projektmanagement-Software für Bauprojekte: Was ist wichtig?
Für Projektmanagement-Software gilt im Prinzip das Gleiche, wie für jede andere Art von Software auch. Sie sollte folgende Voraussetzungen erfüllen:
- hohe Benutzerfreundlichkeit (Usability)
- flexible Anpassung an Wachstum des Planungsbüros
- verschiedene Zugangsmöglichkeiten (von Desktop bis Smartphone)
- wichtige Informationen des Projekts einfach visualisiert
- Abbildung aller wesentlichen Projektmanagement-Funktionen
Und was sind die wichtigsten Projektmanagement-Funktionen?
Was genau bedeutet den „Abbildung aller wesentlichen Projektmanagement-Funktionen“? Welche Funktionen brauchen Architekten und Ingenieure, um Bauprojekte systematisch und effektiv abwickeln zu können?
Letztlich lässt sich eine Projektmanagement-Software für Bauprojekte auf 7 Kernkompentenzen reduzieren:
- Zeiterfassung – das ist das Fundament für jedes Projektcontrolling
- Honorarkalkulation nach HOAI – ohne geht es nicht im Planungsbüro
- Controlling – Auswertung von Kennzahlen und Schlüsselfaktoren
- Dokumentenmanagement – ohne Überblick kein Durchblick
- Ressourcenmanagement – Mitarbeiter als wichtigste Ressource
- CRM – Kundenbeziehungsmanagement schafft Kundenbindung
- Liquiditätsmanagement – für eine tragfähige Basis Ihres Planungsbüros
1. Warum Zeiterfassung als wichtigste Projektmanagement-Funktion?
Ganz einfach: Ohne geht es nicht. Eine exakte Arbeits- und Projektzeiterfassung ist die wichtigste Grundlage des Projektcontrollings. Und das gilt für alle Arten von Projektmanagement-Software, nicht nur solche für Bauprojekte. Ersparen Sie sich selbst Ihren Mitarbeitern das mühselige Ausfüllen von Stundenzetteln auf Papier. Ganz zu schweigen vom nachträglichen Einarbeiten in Excellisten o.ä..
Hier sollten Sie definitiv keine Kompromisse machen. Eine gute Projektmanagement-Software sollte es Architekten und Ingenieuren ermöglichen, nicht nur ihre Arbeitsstunden schnell und einfach digital zu erfassen. Wichtige Features wie Anwesenheitserfassung, Urlaubsplanung und Reisekostenerfassung sollten ebenfalls integriert sein.
Idealerweise funktioniert die Zeiterfassung auch von unterwegs, von der Baustelle aus und nicht nur im Planungsbüro am Schreibtisch.
2. Warum Honorarkalkulation als Projektmanagement-Funktion?
Für Architekten und Ingenieure in Deutschland ist die Honorarkalkulation bekanntermaßen in weiten Teilen durch die HOAI 2013 geregelt. Deswegen braucht es im Planungsbüro auch eine Projektmanagement-Software, die den Besonderheiten der Kalkulation von Bauprojekten Rechnung trägt.
Sie brauchen eine Software, mit der Sie nach HOAI einfach und unproblematisch kalkulieren können. Und zwar inklusive aller Leistungsbilder und Leistungsphasen. Wenn Sie diese HOAI-Vorgaben jedes Mal händisch erfassen müssen, ist das alles andere als eine Zeitersparnis.
Außerdem sollten Sie problemlos auch freie Honorarkalkulationen durchführen und zusätzliche Besondere Leistungen erfassen können. Wünschenswert sind auch Berechnungsmöglichkeiten von Bauprojekten mit Pauschalen und Teilpauschalen oder einfach nach Aufwand. Halten Sie also die Augen auf nach speziell auf die Bedürfnisse von Architekten und Ingenieuren ausgerichtete Projektmanagement-Software.
3. Warum Controlling als Funktion für Bauprojekt-Management?
Weil ohne verlässliches Zahlenmaterial keine Bewertung Ihres Projektgeschäfts machbar ist. Wenn Ihre Software nicht die zentralen Schlüsselfaktoren und Kennzahlen erfasst und auch betriebswirtschaftlich korrekt auswertet, ist Ihre Controlling-Funktion nicht mehr als heiße Luft.
Auch jahrelange Erfahrung und ein mehr oder weniger gutes Bauchgefühl helfen dabei nicht weiter. Ohne Überblick über die Schlüsselfaktoren und Kennzahlen, ist unternehmerischer Erfolg im Planungsbüro mehr oder weniger Glückssache.
Was Sie brauchen, ist eine Projektmanagement-Software, die alle relevanten Informationen in Echtzeit zur Verfügung stellt. Idealerweise sollten Sie mit wenigen Klicks aktuelle Reports und Auswertungen generieren können. Nur so sehen Sie auf einen Blick, wie Ihr Projektgeschäft läuft und bleiben über Profitabilität und Kapazitätsauslastung auf dem Laufenden.
4. Warum Dokumentenmanagement als Software-Funktion?
Weil Sie im Planungsbüro jederzeit Zugang zu den bauprojektbezogenen Dokumenten brauchen. Wenn Sie hier erst lange herumsuchen müssen, weil jeder Architekt oder Ingenieur ein anderes Ablagesystem verfolgt, ist das nicht zielführend.
Delegieren Sie Ordnung und Struktur von Dokumenten an eine Projektmanagement-Software. So finden Sie sämtliche projektbezogene Dokumente wie Verträge, E-Mails, Anhänge, Rechnungen, Protokolle, Briefe, Aktennotizen oder anderes genau da, wo sie hingehören. Nämlich im Projektmanagement beim jeweiligen Bauprojekt.
Idealerweise sollte die Projektmanagement-Software für Bauprojekte auch die Möglichkeit bieten, Dokumente sowohl einfach per Drag and Drop von außen zu importieren als auch direkt selbst zu erzeugen. Eine Kooperation mit gängigen Office-Anwendungen ist auch vorstellbar.
5. Warum ist Ressourcenmanagement wichtig?
In Zeiten von Fachkräftemangel werden Ihre Mitarbeiter zur wertvollsten Ressource im Planungsbüro. Umso wichtiger ist es, eine Projektmanagement-Software zu finden, die Ihnen eine langfristige Ressourcenplanung für Ihre Bauprojekte erleichtert.
Mit der Funktion Ressourcenplanung sollten Sie die Auslastung der Mitarbeiter in Ihrem Planungsbüro optimieren können. Nicht zuletzt auch, um einer Überlastung der Mitarbeiter im Projektgeschäft frühzeitig entgegenwirken zu können.
Idealerweise können Sie in der Projektmanagement-Software die Einsatzplanung detailliert vornehmen und den betreffenden Mitarbeiter einem Projekt bzw. einer Leistungsphase direkt zuordnen, inklusive zur Verfügung stehendem Stundenkontingent. Wenn Ihnen die Software dabei noch anhand früherer, bereits abgewickelter Bauprojekte Vergleichsberechnungen anbietet, umso besser.
6. Warum ist CRM eine wichtige Funktion bei Projektmanagement-Software?
Customer-Relationship-Management (CRM) oder auch Kundenbeziehungsmanagement bildet den zentralen Baustein für Ihren Kundenkontakt. Mit einem CRM-System im Rücken, können Sie sich ganz auf die Bedürfnisse Ihrer Kunden fokussieren. Denn Ihr Kunde steht im Mittelpunkt und alle Informationen und Dokumente rund um die Bauprojekte werden von der Projektmanagement-Software direkt mit ihm verknüpft.
So geht keine noch so kleine Kundeninformation verloren. Im Gegenteil: Diese Informationen von E-Mails über Besprechungsprotokollen bis hin zu Verträgen sind für alle Mitarbeiter jederzeit zugänglich.
7. Warum Liquiditätsmanagement als Projektmanagement-Funktion?
Kann die Liquidität nicht gewährleistet werden, werden Sie mit Ihrem Planungsbüro auf lange Sicht nicht bestehen können. Deswegen sollten Sie viel Wert legen auf die Liquiditätssteuerung im Rahmen einer Projektmanagement-Software..
Die Projektmanagement-Software sollte Ihnen ermöglichen, sämtliche erwartete Einnahmen und Ausgaben innerhalb einer festgelegten Planungsperiode gegenüberzustellen. Für die Ertragsplanung müssen Umsätze, Wareneinsatz, Personalaufwendungen und sonstige betriebliche Aufwendungen, auch Gemeinkosten, erfasst und ausgewertet werden. Diese Funktionen sollte die Software auf alle Fälle mitbringen.
Idealerweise ist auch ein Überblick über die Entwicklung im Gesamt-Mittelzufluss jederzeit abrufbar. Und vor allem auch steuerbar.
Wenn Sie sich noch darüber hinausgehend mit Projektmanagement-Software für Bauprojekte beschäftigen wollen und eine Anschaffung in Erwägung ziehen, lesen Sie auch den Blogbeitrag So finden Sie die richtige Software für Projektcontrolling am Bau.
KOBOLD CONTROL bietet alle wichtigen Funktionen
KOBOLD CONTROL umfasst neben den oben genannten 7 wichtigsten Funktionen für Projektmanagement-Software noch 3 weitere. Dazu gehören Budgetplanung, Adress- und Terminverwaltung. Auch diese Funktionen erleichtern Architekten und Ingenieuren das Tagesgeschäft im Planungsbüro erheblich.
Weil wir von KOBOLD wissen, wie wichtig funktionierende Projektmanagement-Software im Planungsbüro ist, stellen wir für unsere Software-Lösungen auch ein Team von gut ausgebildeten Mitarbeitern im Kundensupport bereit. Wir setzen dabei auf festangestellte Mitarbeiter vor Ort. Und zwar in Vollzeit. Denn billiges Outsourcing zu Lasten des Kundenservices kommt für uns nicht infrage.
Der KOBOLD Support liefert Ihnen schnelle Hilfestellungen und Problemlösungen. Damit Sie sich schnell wieder Ihrem Tagesgeschäft widmen können.
