Qualitätsmanagement (QM) hilft Architektur- und Ingenieurbüros ihre bürointerne Leistung zu optimieren, erleichtert die Kundenakquise und steigert die Wettbewerbsfähigkeit.
Dennoch ist Qualitätsmanagement für viele Planungsbüros nach wie vor kein oder ein ungeliebtes Thema.
Die Befürchtungen reichen von überflüssiger Bürokratisierung bis hin zur Einschränkung der gestalterischen Freiheit. Die Befürworter hingegen sprechen dank zertifiziertem Qualitätsmanagement-System von einem wahren Unternehmensbooster.
Wir schauen uns an, was sich hinter dem Thema Qualitätsmanagement alles verbirgt und welchen Nutzen es Planungsbüros bringen kann. Wir beleuchten alle Schritte von der ersten Informationsphase bis zum Zertifizierungsprozess für QM-Systeme. Damit Sie selbst entscheiden können, was für Ihr Planungsbüro der richtige Grad der Umsetzung ist.
Was bedeutet Qualitätsmanagement im Planungsbüro?
Grundlegender Ansatz beim Qualitätsmanagement ist die Fehlervermeidung schon zu Beginn eines Produktions- oder Planungsablaufs. Für Planungsbüros bedeutet das einen großen Vorteil, da die gewünschte Qualität bereits während jeder Planungsphase eingehalten wird und nicht erst am Ende im Sinne einer Überprüfung und gegebenenfalls Mängelbeseitigung steht.
Neben den projektbezogenen Prozessen werden die Arbeitsabläufe im gesamten Planungsbüro analysiert und optimiert. Das Qualitätsmanagement zielt dabei auf die größtmögliche Zufriedenheit der Kunden und eigenen Mitarbeitern sowie auf die Sicherung des wirtschaftlichen Erfolgs. Auch zukünftig.
Warum ist Qualitätsmanagement im Planungsbüro wichtig?
Jedes Planungsbüro hat üblicherweise bestimmte Organisationsstrukturen angelegt, mit denen es die eigentlichen Planungsprozesse lenkt. Normalerweise entstehen und wachsen diese Arbeitsabläufe über die Jahre mehr oder weniger gesteuert.
Üblicherweise geben altgediente Mitarbeiter ihre Arbeitsroutinen und Organisationsprozesse an neue Mitarbeiter weiter. Häufig bestimmen aber auch der Einarbeitungsstand eines Mitarbeiters oder der gerade existierende Termindruck innerhalb eines Projekts die Qualität der Arbeitsabläufe.
Hier Abhilfe zu schaffen und die Prozesse und Arbeitsabläufe im Architektur- oder Ingenieurbüro zur Steuerung von Planungs- und Bauprozessen zu optimieren, ist die Aufgabe von Qualitätsmanagement. Das heißt, QM systematisiert, standardisiert und dokumentiert alle operativen Prozesse und Abläufe für alle Mitarbeiter eines Planungsbüros. Denn nur so lässt sich die Qualität von Prozessen und Ergebnissen auch langfristig gewährleisten.
Qualitätsmanagement im Planungsbüro versus kreativer Gestaltung?
Wenn man das Thema QM im Planungsbüro auf Fachmessen o.ä. anschneidet, erhält man schnell den Eindruck, dass die Mehrzahl der Planungsbüros das Thema als überflüssige Bürokratisierung ablehnen. Einige Architekten und Ingenieure befürchten durch QM-Standards sogar, dass die gestalterische Freiheit und Qualität Ihrer Arbeit leidet.
Dabei muss es keinen Widerspruch geben zwischen kreativ-innovativen Tätigkeiten von Architekten und ihrem beruflichen Selbstverständnis. Denn auch kreative Dienstleistungen müssen selbstverständlich wirtschaftlich bleiben. Und genau hier liegt die Stärke des Qualitätsmanagements: Es ist keine Glaubensfrage, sondern ein Hilfsmittel gegen unstrukturiertes Arbeiten und qualitativ schlechte Leistung. Die daraus entstehenden Fehler und Kosten im Planungsbüro können vermieden werden.
Qualitätsmanagement im Planungsbüro fördert Innovation und Kreatives
Die bei einigen Architektur-Hardlinern herrschende Vorstellung vom geradezu schädlichen Qualitätsmanagement unterscheidet sich mitunter stark von Dienstleistungsunternehmen anderer Branchen. Denn bei allen Gestaltungsprozessen muss ein kreativer Erfindergeist mit der ökonomischen Organisation des Unternehmens in Einklang gebracht werden. Sonst hat kein Unternehmen die nötige Bestandskraft am Markt.
Bisher werden in vielen Planungsbüros die Chancen, die Qualitätsmanagement bietet, nicht oder zu wenig erkannt. Auch die Einführung von zertifizierten QM-Systemen in Planungsbüros steht in keiner Weise in Konkurrenz zum anspruchsvollen Gestalten und Entwerfen von Bauwerken. Im Gegenteil, es schafft die Voraussetzungen für mehr Innovation und kreative Leistungen. Indem Planung, Umsetzung und Kosten effizienter abgewickelt werden, können Zeit und Kosten eingespart werden. Dadurch wird Zeit frei, die beispielsweise auch für Innovationen und kreative Planungsprozesse genutzt werden kann.
Welche Bedeutung hat Qualitätsmanagement im Planungsbüro heute?
Qualitätsmanagement hat in den letzten Jahren eine Dimension angenommen, die vielen Architekten und Ingenieuren noch gar nicht richtig klar ist. Die positiven Auswirkungen von QM im Planungsbüro können vielfältig und vor allem sehr weitreichend sein.
Nutzen von Qualitätsmanagement im Planungsbüro
- Routineaufgaben und wiederkehrende Abläufe werden optimiert
- es wird ein verbindlicher Handlungsrahmen für alle Mitarbeiter im Planungsbüro geschaffen
- ausländische Auftraggeber bevorzugen bei Planungs- und Bauvorhaben immer deutlicher Planungsbüros mit QM-Zertifizierung
- aufgrund einer EU-Richtlinie können öffentliche Auftraggeber vor Vergabe den Nachweis eines dokumentierten QM-Systems verlangen
- auch private Bauherren fragen immer häufiger nach QM-Zertifizierungen
- QM hilft Baufehler zu vermeiden, so dass Sie den vom BGH erklärten Gewährleistungsansprüchen (über 30 Jahre bei Organisationsverschulden) gelassen ins Auge blicken können
- Berufshaftpflichtversicherungen überlegen schon seit Jahren bei Nachweis von QM-Systemen niedrigere Prämien für geringere Haftungsrisiken einzuräumen
Und das ist nur die Spitze des Eisbergs. Unterm Strich profitieren Sie deutlich und auf verschieden Ebenen, sobald Sie sich auch in Ihrem Planungsbüro mit dem Thema Qualitätsmanagement auseinandersetzen.
Einen Einstieg in das komplexe Thema Qualitätsmanagement haben wir mit diesem Blogbeitrag gefunden. Wenn wir Ihr Interesse wecken konnten, lesen Sie doch kommende Woche in Teil 2 unseres Blogbeitrags, welche Schritte zum zertifizierten Qualitätsmanagement führen.
Fazit zum Qualitätsmanagement im Planungsbüro
Qualitätsmanagement hilft nicht nur großen Planungsbüros, sondern auch kleinen und mittelständischen Architektur- und Ingenieurbüros ihre interne Leistung zu optimieren. QM kann helfen, Kosten zu sparen und die Kundenbindung zu stärken. Auch eine Erleichterung in Sachen Kundenakquise und Steigerung der Wettbewerbsfähigkeit sind zu erwarten.
Kurz und gut: Qualitätsmanagement ist ein wichtiger Beitrag zur mittel- und langfristigen Sicherung Ihres Planungsbüros.
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