Eine ordentliche Dokumentation des Bauablaufs dient sowohl Bauüberwachung als auch Bauherren. Sie dient nicht u.a. dazu, den Entstehungsprozess eines Bauwerkes vollständig zu dokumentieren. Bei Streitigkeiten oder Nachbesserungen kommt ihr darüber hinaus auch eine wichtige Beweisfunktion zu, wer für was zu welchem Zeitpunkt verantwortlich war und ist.
Während wir in Teil 1 des Blogbeitrags bereits Grundlegendes zur Dokumentation des Bauablaufs wie Inhalt, Quellen und Materialien besprochen haben, wollen wir uns im zweiten Teil primär der Dokumentationsform widmen. Auch wenn die HOAI ab Version 2013 eine formlose Art des Dokumentierens erlaubt, plädieren wir doch eindeutig für das Führen eines Bautagebuches, wie es früher vorgeschrieben war.
Warum das so ist, erfahren Sie, wenn Sie weiterlesen.
Dokumentation des Bauablaufs oder Führen eines Bautagebuchs?
Die HOAI 2013 benennt die vollständige „Dokumentation des Bauablaufs“ als Pflicht. Früher (HOAI 2009) war das „Führen eines Bautagebuchs“ verpflichtend. Unterschiede finden sich primär in der Form und weniger in den Inhalten und Angaben (s. Teil 1 des Blogbeitrags). Die Tagebuchform ist durch eine nahezu tägliche Aufzeichnung mit persönlichen Anmerkungen gekennzeichnet.
Welches ist die richtige Form zur Dokumentation des Bauablaufs?
Manche Bauherren bevorzugen bestimmte Vorlagen für die Dokumentation; beispielsweise, weil sie mit diesen bereits gute Erfahrungen gemacht haben. Sollten Sie mit dem Bauherrn keine bestimmte Vorlage vereinbart haben, ist Ihnen die Form freigestellt.
Es muss auch keine zusammenhängende Dokumentation sein. Eine Sammlung aus verschiedenen Quellen und Materialien wie bspw. Bauakten, persönliche Vermerke, Fotodokumentation, Bautagebuch, Protokolle u.a. reicht theoretisch völlig aus.
Der große Nachteil ist die Unübersichtlichkeit des Sammelsuriums. Sollten Sie sich nach Jahren hier wieder einarbeiten müssen, wird das kein Vergnügen.
Warum noch ein Bautagebuch zur Dokumentation des Bauablaufs?
Wie gesagt, Sie müssen gemäß der HOAI 2013 kein Bautagebuch mehr führen. Wenn Sie alle Vorgaben zu den notwendigen Inhalten und Angaben erfüllen, ist es formal nicht nötig.
Dennoch möchten wir Ihnen dringend dazu raten. Denn das Führen eines zusätzlichen Bautagebuches im Rahmen der Dokumentation bietet viele Vorteile. Gerade für das zeitgenaue Festhalten von eigenen Eindrücken, Anweisungen, Feststellungen, Vermerken und Kontrollen im Bauablauf ist die Tagebuchform ideal.
Dokumentation des Bauablaufs: Die Vorteile des Bautagebuchs
Folgende Vorteile bietet Ihnen eine zeit- und detailgenau Aufzeichnung in Form eines eigenen Bautagebuches:
- Aufbau und Struktur nach Ihren Bedürfnissen gestaltbar
- chronologischer Aufbau zur Abbildung des Entstehungsprozesses
- übersichtlich und nachvollziehbar
- jederzeit für Sie und andere verfügbar
- gute Beweisfunktion bei Nachbesserungen oder Streitigkeiten
- genug Raum für persönliche Vermerke und Eindrücke
Welche Angaben gehören in ein Bautagebuch?
Sollten Sie ein zusätzliches Bautagebuch im Rahmen der Dokumentation des Bauablaufs führen, haben Sie bereits viele notwendige Inhalte und Angaben durch andere Quellen und Materialien dokumentiert (s.o.).
Deswegen können sich Architekten und Ingenieure auf ein paar wesentliche Angaben beschränken:
- Wer hat den Baustellenbesuch durchgeführt?
- Datum und Uhrzeit des Baustellenbesuchs
- Welchem Zweck diente der Besuch?
- Welche Bauleistungen wurden gerade vor Ort erbracht?
- Gab es irgendwelche Auffälligkeiten?
- Welche Anweisungen haben Sie wem gegeben?
- Sind frühere Anweisungen zufriedenstellend umgesetzt worden?
- Von wem wurden diese umgesetzt und wann?
Sinnvoll kann es auch sein, einzelne Bauleistungen durch Skizzen oder Fotos zu dokumentieren. Besonders wenn es sich um Auffälligkeiten handelt.
Dokumentation des Bauablaufs: Digital oder lieber noch analog?
Ob Sie die Dokumentation des Bauablaufs noch in analoger oder lieber schon in digitaler Form abwickeln, bleibt Ihnen freigestellt. Das mögliche Spektrum reicht von handschriftlichen Aufzeichnungen in chronologischer Reihenfolge, bspw. in Form einer gebundenen Kladde mit Fotos, bis zur Nutzung einer digitalen App für die Baudokumentation. Alles ist möglich und hat Vor- und Nachteile. Letztlich bleibt es Ihre Entscheidung.
Fazit zur Dokumentation des Bauablaufs und zu Bautagebüchern
Nehmen Sie das Thema Dokumentation des Bauablaufs ernst und setzen Sie sich mit Ihren Partnern oder Mitarbeitern im Planungsbüro auseinander. Indem Sie auf die Beweisfunktion im Schadensfall und bei Schadenersatzansprüchen verweisen, sollte die große Bedeutung einer ordentlich geführten Dokumentation des Bauablaufs allen deutlich werden.
Idealerweise entwickeln Sie für Ihr Planungsbüro ein Konzept, wie die Dokumentation des Bauablaufs mitsamt Bautagebuch zu handhaben ist. Alle wichtigen Informationen dafür haben wir hier zusammengestellt.
Eine beweiskräftige Dokumentation des Bauablaufs ist auch immer Teil eines professionellen Projektmanagements. Mehr dazu finden Sie auch bin unserem Blogbeitrag Projektmanagement für Architekten und Ingenieure einfach erklärt.
Dokumentation des Bauablaufs dank KOBOLD Dokumentenmanagement
Mit KOBOLD CONTROL erhalten Sie auch ein bereits integriertes Dokumentenmanagement. Damit lässt sich leicht Ordnung halten. Sämtliche projektbezogene Dokumente wie Verträge, Rechnungen, Angebote, E-Mails, Protokolle oder Aktennotizen finden so den passenden Ablageort in der Software.
So können Sie beispielsweise problemlos alle relevanten Unterlagen und Materialien für Ihre Dokumentation des Bauablaufs dem betreffenden Bauprojekt zuordnen.
