Mittlerweile ist der Einsatz von professioneller Software für Projektcontrolling am Bau zum Standard geworden. Und das nicht nur für große Ingenieur- und Planungsbüros. Denn ein aussagekräftiges Projektcontrolling ist für den wirtschaftlichen Erfolg unverzichtbar. Auch Bauherrn erwarten zeitnahe und regelmäßige Reportings zum aktuellen Projektstand auf der Baustelle. Wer das noch manuell macht, hat hier viel zu tun. Und zwar mehr als nötig.
Doch welche der am Markt angebotenen Software-Lösungen für Projektcontrolling am Bau ist die Richtige für Sie? Welche Fragen müssen Sie vorab klären, um das entscheiden zu können?
Wir sagen Ihnen, wie Sie vorgehen können und welche Funktionen die Projektcontrolling-Software mitbringen sollte.
Wer braucht eine Software für Projektcontrolling am Bau?
Um es kurz zu machen: Alle Bauplaner, die sowohl Zeit als auch Kosten sparen und Ihr Unternehmen möglichst effektiv gestalten wollen. Das betrifft vom kleinen Bauplaner als Einzelunternehmer bis hin zum großen Planungsbüro wohl alle.
Warum das so ist und wieso sich professionelle Software-Lösungen für Projektcontrolling am Bau auch für kleine Planungsbüros rechnet, können Sie in diesem Blogbeitrag nachlesen.
Überlegungen vor dem Kauf einer Software für Projektcontrolling am Bau
Wenn Sie sich für ein softwarebasiertes Controlling interessieren und ernsthaft über eine Anschaffung nachdenken, behandeln Sie das Thema genauso wie eins Ihrer Planungsprojekte:
- Erarbeiten Sie ein Konzept, wie Sie vorgehen wollen
- Holen Sie alle notwendigen Informationen ein
- Klären Sie, wer Sie ggfs. dabei unterstützen soll
- Erarbeiten Sie einen Ressourcen- und Budgetplan
Dabei empfiehlt es sich folgende 3 Punkte der Reihe nach zu klären bzw. abzuarbeiten:
1. Welche bürointernen Prozesse soll die Software für Projektcontrolling am Bau abbilden?
Bevor Sie sich mit dem Softwareangebot am Markt vertraut machen, sollten Sie erst einmal überlegen, wofür Sie überhaupt eine softwarebasierte Unterstützung möchten. Welche bürointernen Prozesse sollen darin überhaupt erfasst werden? Welche Funktionen brauchen Sie denn eigentlich im Tagesgeschäft Ihres Planungsbüros? Und welche in Zukunft, sollte Ihr Ingenieur- oder Architekturbüro wachsen.
Denken Sie hier besonders an folgende Fragen:
- Welche Funktionen soll Ihre Software für Projektcontrolling am Bau übernehmen (Honorarermittlung, Zeiterfassung, Kalkulation, Fakturierung, u.a.)?
- Für welche Aufgaben muss die Software Lösungen anbieten (Automatisiertes Berichtswesen, Zeiterfassung, Zusammenführung bereits vorhandener Systeme wie bspw. Excel oder Access, u.a.)?
- Welche Ziele verfolgen Sie mit der Software für Projektcontrolling am Bau insgesamt (Ablösung veralteter Systeme, zukunftssichere Liquiditätsplanung, Effiziente Angebots- und Rechnungserstellung u.a.)?
Je nachdem, wie Sie diese Fragen für sich beantworten, wird das zu anderen Entscheidungen bei der Auswahl der richtigen Software für Projektcontrolling am Bau führen.
2. Verschaffen Sie sich einen Marktüberblick über Projektcontrolling-Software
Nachdem Sie Ihren eigentlichen Bedarf an softwaregestützten Controlling-Lösungen am Bau bestimmt haben, informieren Sie sich über die Marktlage. Machen Sie eine Liste mit den Must-have-Funktionen und eine weitere mit Nice-to-have-Funktionen.
So gewappnet können Sie nach besser nach der für Sie geeigneten Software für Projektcontrolling am Bau recherchieren. Denn einige Anbieter werden schlicht nicht alles anbieten, was Sie für Ihr Planungsbüro bereits als notwendigen Leistungsumfang erkannt haben. Andere wiederum sehr viel mehr als Sie brauchen.
TIPP: Wenn Sie zur Honorarermittlung auf Basis der HOAI 2013 verpflichtet sind, dann schauen Sie besser direkt nach einer HOAI-konformen Projektcontrolling-Software. Eine Controlling-Software, die für andere Branchen konzipiert wurde, ist hier sicherlich nicht sehr hilfreich bei der Berechnung der HOAI Leistungsphasen am Bau. Ganz zu schweigen von der Unterscheidung in Grundleistungen versus Besondere Leistungen.
3. Prüfen Sie die Angebote für Projektcontrolling-Software gründlich
Damit Sie nicht Äpfel mit Birnen vergleichen, schauen Sie nicht nur auf den Leistungsumfang der Projektcontrolling-Software, sondern auch auf das Lizenzmodell des Herstellers. Klären Sie vorab, wieviel Lizenzen Sie brauchen.
Denn neben dem Preis für das Basis-Paket ist Anzahl der Lizenzen entscheidend für den Gesamtpreis. Prüfen Sie genau, wie viele Voll-Lizenzen Sie brauchen. Diese umfassen den vollständigen Funktionsumfang und werden auch von den Mitarbeitern benötigt, die die Software für Projektcontrolling am Bau warten und pflegen. Für einige Mitarbeiter reichen eventuell auch Teil-Lizenzen mit einem eingeschränkten Funktionsumfang.
Achten Sie neben dem Leistungsumfang auch auf die Anzahl und Art der enthaltenen Reportings. Oft gibt es ein Standard-Berichtswesen, das die wichtigsten Bereiche abdeckt. Denn jeden Bericht, den Sie später programmieren lassen, müssen Sie ggfs. extra bezahlen. Fragen Sie am besten direkt beim Hersteller nach, sollte dieser Aspekt unklar sein.
TIPP: Ideal für als Software für Projektcontrolling am Bau sind sogenannte Modul-Lösungen, denn sie erleichtern den Einstieg. Auch in finanzieller Hinsicht. Sie starten mit einem kostenschonenden Basis-Paket bzw. einer Small Business-Version. Bei Bedarf oder entsprechendem Wachstum können jederzeit zusätzliche Funktionen und Lizenzen hinzugebucht werden.
Fazit zur richtigen Software für Projektcontrolling am Bau
Wenn Sie sich mit dem Thema softwarebasiertes Projektcontrolling am Bau gründlich auseinandersetzen und das bevor Sie irgendeinen Marktüberblick zur Kenntnis nehmen, gelangen Sie schneller an Ihr Ziel. Erst wenn man das eigene Interesse und den eigenen Bedarf klar vor Augen hat, kann man die verschiedenen Angebote zur Projektcontrolling-Software sinnvoll vergleichen.
KOBOLD legt den Fokus bei Projektcontrolling-Software am Bau auf gute Beratung
Wir bieten sogenannte Modul-Lösungen an. Unser Software-Einstiegspaket für das Projektcontrolling am Bau ist KOBOLD CONTROL SMALL BUSINESS. Es richtet sich speziell an kleine Planungsbüros und Existenzgründer. So können Sie von Beginn an ein schlankes, fundiertes Projektcontrolling betreiben. Ohne hohe Investitionskosten. Je nach Wachstum Ihres Planungsbüros, ist das System modular anpassbar.
Neben unseren Software-Lösungen bieten wir auch eine umfangreiche Unterstützung durch unsere KOBOLD-Support-Hotline an. Denn unser Fokus liegt auf guter Beratung und hoher Kundenzufriedenheit.
Wir beraten Sie gern. Sprechen Sie uns an!
