Bewegen sich die aktuellen Bauprojekte Ihres Planungsbüros innerhalb des geplanten Budgets? Aus welchen Gründen wird die aktuelle Planung gesprengt? Wo muss an der berühmten Stellschraube gedreht werden, damit sich das Projekt weiter rentiert? Erfahren Sie hier, warum Sie auf eine Plankostenrechnung nicht mehr verzichten sollten.

Zugegeben ist die Plankostenrechnung auf den ersten Blick nicht so leicht zu verstehen. BWL-Studenten schlagen sich dieses Thema nächtelang um die Ohren, um komplexe Formeln und Rechnungen in Klausuraufgaben anwenden zu können.

Für das Management gibt es gute Nachrichten: Die Plankostenrechnung wird inzwischen überwiegend automatisch von speziellen Planungs- und Controlling-Tools wie KOBOLD CONTROL durchgeführt.

Jedoch ist es notwendig, dass Architekten, Ingenieure und das Management ein Grundverständnis für die Thematik aufbringen – immerhin ist die Plankostenrechnung nicht unwesentlich für den wirtschaftlichen Erfolg der Bauprojektplanung.

Die Plankostenrechnung einfach erklärt

Die Plankostenrechnung besteht im Wesentlichen aus zwei verschiedenen Bestandteilen: Den Plankosten (ein zuvor festgelegtes Budget) sowie die Ist-Kosten, also die tatsächlich angefallenen Kosten.

Im ersten Schritt der Plankostenrechnung werden Plan- und Ist-Kosten zu einem bestimmten Zeitpunkt miteinander vergleichen. Besteht eine Differenz (Abweichung) beider Werte, muss im zweiten Schritt die Ursache gefunden werden, um im dritten Schritt ggf. Maßnahmen zu ergreifen.

Warum ist eine Plankostenrechnung bei Bauprojekten nötig?

Macht man sich im Internet schlau, findet man die Plankostenrechnung vor allem für den Produktionssektor. Hier geht es vor allem um Größen wie Stückkosten, Einzelverkaufspreise und Produktionsmengen.

Dieses Konzept lässt sich natürlich nicht 1-zu-1 auf die Bauprojektplanung übertragen. Planungsdienstleistungen können nicht stückweise produziert werden und teilweise lassen sich Kostenschwankungen aufgrund der HOAI nicht durch höhere Honorare flexibel ausgleichen.

Darum ist es wichtig, eine Plankostenrechnung speziell für Bauprojekte durchzuführen.
Hierbei können vorhandene Honorare als Plankosten innerhalb der verschiedenen Leistungsphasen im Blick behalten und mit den Ist-Kosten kontinuierlich abgeglichen werden.

Denn gerade bei größeren Planungsprojekten können geringe Kostenabweichungen schon gravierende wirtschaftliche Folgen für das Planungsbüro haben.

Zumal in vielen Planungsbüros über 100 laufende Bauprojekte keine Seltenheit sind. Selbst, wenn bei jedem einzelnen Projekt kleinere Kostenabweichungen nach oben hin zu beobachten sind, fallen viele kleine Abweichungen in der Summe stark ins Gewicht.

Was sind die Ziele der Plankostenrechnung?

Neben anderen Controlling-Werkzeugen ist die Plankostenrechnung eine wichtige Voraussetzung, um ein Planungsbüro gewinnbringend zu führen.

Der Vorteil der Plankostenrechnung: Sie lässt ein Kostencontrolling zu, das alle zeitlichen Aspekte mit einschließt:

• Vergangenheit (Analyse): Abgeschlossene Bauprojekte oder Planungsphasen lassen sich auswerten und Planungswerte für zukünftige Projekte anpassen.
• Gegenwart (Steuerung): Kostenabweichungen in Echtzeit ermöglichen es, rechtzeitig auf Fehlentwicklungen in einzelnen Planungsphasen zu reagieren und die Verursacher für Kostenabweichungen zu finden.
• Zukunft (Prognose): Wie wirken sich vergangene und gegenwärtige Abweichungen auf die Entwicklung der Kosten in der Zukunft aus? Aus der Plankostenrechnung lassen sich auch darüber Erkenntnisse schließen.

Plankostenrechnung: Welche Arten gibt es?

Man unterscheidet zwischen zwei Arten: starre und flexible Plankostenrechnung. Letzteres lässt sich wiederum in Plankostenrechnung auf Voll- und Teilkostenbasis differenzieren.

1. Starre Plankostenrechnung

Bei der starren Plankostenrechnung gehen alle Kosten (Gemein- und Einzelkosten oder projektunabhängige und projektabhängige Kosten) gleichwertig in die Kalkulation für ein bestimmtes Projekt ein. Eine Differenzierung der Kostenarten findet hier nicht statt.

Darum lässt sich nicht herausfinden, ob die Kostenabweichung aufgrund zu hoher Gemein- oder Einzelkosten entstanden ist. Um dies zu umgehen, arbeitet man in der Regel mit Gemeinkostenzuschlagssätzen, die anteilig auf die Einzelkosten “dazugepackt” werden.

2. Flexible Plankostenrechnung

Bei der flexiblen Plankostenrechnung wird zwischen fixen und variablen Kosten unterschieden. Ersteres sind konstante Kosten, die unabhängig von der Menge und dem Umfang der Planungsprojekte anfallen, z. B. die Raummiete.
Variable Kosten sind hingegen Kosten, die abhängig von der Anzahl und dem Umfang von Projekten anfallen, wie z. B. Honorare für Fremdleistungen.

Vollkostenbasis

Bei der flexiblen Plankostenrechnung auf Vollkostenbasis wird nun herausgefunden, um welche Art von Abweichung (zwischen Plan und Sollkosten) es sich handelt.

Ein Beispiel: Wenn zu einem Zeitpunkt mehr Projekte realisiert wurden als geplant, fallen logischerweise auch mehr Kosten an. Nun wird bei der Plankostenrechnung auf Vollkostenbasis genau untersucht:

Sind die gestiegenen Kosten allein durch die höhere Anzahl von Projekten zu rechtfertigen (Beschäftigungsabweichung) oder auch, weil Mitarbeiter länger an Projekten gearbeitet haben, als geplant (Vebrauchsabweichung)?

Teilkostenbasis

Bei der flexiblen Plankostenrechnung auf Teilkostenbasis werden die Fixkosten außen vor gelassen und nur auf die variablen Kosten geschaut. Dieses Verfahren wird angewandt, um etwa herauszufinden, ob ggf. höhere Honorare verlangt werden müssen, um etwa die Löhne der einzelnen Mitarbeiter zu decken.

Wie kann eine Plankostenrechnung effektiv vorgenommen werden?

Wie Sie sehen, gehen die Rechnungen und Überlegungen bereits sehr in die Tiefe des Controllings. Manuelle Plankostenrechnungen (z. B. über Excel) kosten meist viel Zeit und Mühe. Außerdem besteht die Gefahr hoch, dass sich Fehler einschleichen.

Effektiver ist es hier, wenn Sie für Ihre Fragestellungen eine intelligente Controllingsoftware speziell für die Anforderungen von Planungsbüros verwenden. Mit dieser können Sie die unterschiedlichen Plankostenrechnungen durchführen und Kostenabweichungen in Echtzeit beobachten bzw. auch genauer analysieren.

Architekten und Ingenieure sollten diese Software am besten in bestehende Planungs- und CRM-Softwares integrieren können. Fragen Sie am besten die Experten von KOBOLD, wie sich dies praktisch realisieren lässt.

Welche Auswirkungen hat die Plankostenrechnung?

Die Plankostenrechnung hat Auswirkung auf folgende Controlling-Analysen:

• Die Angebotskalkulation (Preisgestaltung): Die Erstellung eines Angebots geschieht entweder auf der Basis von bestimmten Bürostundensätzen/Zeit oder auf Basis eines festgelegten Honorars. Als Ergebnis der Plankostenrechnung können diese Werte durchaus korrigiert werden.
• Entscheidungen über die Annahme neuer Aufträge: Vergangene Plankostenabweichungen liefern Rückschlüsse darüber, ob in Zukunft bestimmte Aufträge (z. B. Bau von Eigenheimen) überhaupt noch in Frage kommen.
• Liquiditätsplanung: Eine fehlende Plankostenrechnung kann negative Auswirkungen auf die Liquidität (Zahlungsfähigkeit) von Ingenieur- oder Architekturbüros haben. Denn fehlt der Kontrollmechanismus für die Kosten eines Planungsprojekts, kann dies unerwartete Zahlungsengpässe zur Folge haben.
• Kalkulation des Gemeinkostenzuschlags: Die Gemeinkosten (projektunabhängige Kosten) sind ein wichtiger Bestandteil der Preiskalkulation. Sie spielen demnach auch bei der Kalkulation der Plankosten eine wichtige Rolle.
• Ressourcenplanung (Personalplanung): Die Ressource Mensch ist die wichtigste bei Planungsbüros. Entsprechend hoch fallen auch die Personalkosten aus und sind demnach ein entscheidende Ausgangswert für die Plankostenrechnung.

Fazit: Plankostenrechnung kompakt für Architekten und Ingenieure

Bei der Plankostenrechnung werden die geplanten Kosten den eigentlichen Ist-Kosten zu einem bestimmten Zeitpunkt gegenüber gestellt. Nicht immer verlaufen beide Werte gleich.

Dies kann verschiedene Gründe haben: Zum Beispiel könnte der eine andere Auftrag noch dazu gekommen sein. Oder bereits fest eingeplante Aufträge gingen vor Abschluss doch verloren. Es kann aber auch sein, dass die eigenen Mitarbeiter nicht so effektiv arbeiten konnten wie erhofft.

Darüber hinaus bringt die Plankostenrechnung auch zutage, wenn Honorare für bestimmte Projekte falsch kalkuliert wurden. In diesem Fall müsste man unter Umständen die Angebotskalkulation noch einmal genauer unter die Lupe nehmen.

Da die Plankostenrechnung meist sehr komplex und zeitaufwendig ist, sollte man zur Unterstützung auf eine entsprechende Software wie KOBOLD CONTROL zurückgreifen, die alle hinterlegten Kosten und Honorare automatisch heranzieht und Plankostenanalysen in wenigen Sekunden vornimmt.

Sie möchten wissen, wie Sie Ihre Plankostenrechnung wirksam durchführen? Sprechen Sie uns an!