Angebotskalkulation für Bauprojekte erstellen – so geht’s

An einer fundierten Angebotskalkulation kommen Architekten und Ingenieure nicht vorbei.
Doch wie führt man eine Kalkulation so durch, dass am Ende nicht nur Kosten gedeckt, sondern auch Gewinne erzielt werden? In diesem Beitrag stellen wir Ihnen verschiedene Kalkulationsmöglichkeiten vor.

Informiert man sich im Internet oder in der Fachliteratur über das Thema der Angebotskalkulation, entdeckt man in vielen Fällen Beispiele aus der Fertigungsindustrie. Kalkulationen aus dem Bereich der Dienstleistungen fehlen.

Darum zeigen wir Ihnen im Folgenden, wie Sie ein passendes Kalkulationsschema für Ihr Planungsbüro erstellen können.

Warum ist eine Angebotskalkulation für den Bau so wichtig?

Wer täglich mit der Bauplanung zu tun hat weiß: Kein Projekt gleicht dem anderen. Jedes einzelne besitzt eigene Anforderungen und Probleme. Projektplanung ist also kein standardisierter Vorgang, der einmal in die Wege geleitet wird und sich automatisch auf gleiche Weise wiederholen lässt.

Viele Bauplaner setzen zwar auf Erfahrungswerte. Als alleinige Entscheidungsgrundlage beim Erstellen eines Angebots ist dies jedoch zu wenig. Jedes einzelne Projekt benötigt eine genaue Kalkulation, die den Einsatz einer bestimmten Stundenanzahl pro Budget rechtfertigt.

Welche Ziele verfolgt man bei der Angebotskalkulation?

  • Berechnung eines bestimmten Bürostundensatzes, der alle anfallenden Aufwände für ein bestimmtes Projekt berücksichtigt.
  • Maximaler Zeitaufwand, der bei einem festen Bürostundensatz sowie Budget pro Projekt bzw. Leistungsphase eingesetzt werden kann.
  • Kalkulation eines bestimmten Preises, der sich aus einem bestimmten Zeitaufwand und Bürostundensatz ergibt.

Angebotskalkulation: Nach welchem Schema wird sie durchgeführt?

Eine Angebotskalkulation im Bauwesen kann man nach folgendem Kalkulationsschema erstellen:

 

Angebotskalkulation

Honorar (pro Leistungsphase/ das gesamte Bauprojekt)

-

Honorar für Fremddienstleister (z. B. Fachingenieur für die Haustechnik)

+

-

Nachlässe

+

=

Resthonorar / Eigenhonorar

=

-

Gewinnabschläge / Gewinnaufschläge

+

-

Budget / Selbstkosten

+

=

Bürostundensatz inkl. Gemeinkostenfaktor €/ Std x Zeit / Aufwand


=

Wie führt man eine Angebotskalkulation nach diesem Schema durch?

Es gibt zwei Möglichkeiten, mit der man mit Hilfe dieses Schemas eine Angebotskalkulation durchführen kann:

Entweder führt man eine Rückwärtskalkulation durch (ausgehend vom Festhonorar oben) oder man unternimmt eine Vorwärtskalkulation (ausgehend vom Bürostundensatz unten).

Wenn man die Rechnung beim Honorar beginnt, zieht man alle weiteren Werte ab. Beginnt man beim Bürostundensatz pro Zeiteinheit, werden alle weiteren Werte nach oben hinzuaddiert.

Angebotskalkulation rückwärts – wann wird sie angewandt?

Man wendet die Rückwärtskalkulation an, wenn zwischen Projektbüro und Bauherr eine Preisgestaltung nach festen HOAI-Budgets vorgenommen wird. Am Ende erhält man einen bestimmten Bürostundensatz sowie Zeitrahmen, innerhalb dessen sich der jeweilige Architekt/Ingenieur bewegen sollte/darf.

Angewandt wird diese Variante der Angebotskalkulation auch, um möglichen Überkapazitäten entgegen zu wirken. Gerade in Zeiten voller Auftragsbücher spielt die Zeitvorgabe eines Bauprojekts eine entscheidende Rolle.

Vorwärtskalkulation – auch für die Bauplanung relevant?

Weichen Planungsbüro und Bauherr bei einem bestimmten Projekt vom festen HOAI-Preis ab, sollte man zunächst eine Vorwärtskalkulation (von unten aus) vornehmen, die von einem geschätzten Zeitrahmen und festen Bürostundensatz ausgeht.

Vor- und Rückwärtskalkulation gleichzeitig

Manchmal bietet sich auch eine Angebotskalkulation an, die von beiden Seiten aus gleichzeitig (oben und unten) startet. Dies wird dann relevant, wenn es sowohl ein jeweils festes Honorar sowie eine Zeitvorgabe gibt.

Hier wird ein Resthonorar ermittelt, dass beide Kalkulationsgrößen berücksichtigt, z. B. bei Verhandlungen über das Honorar oder die Zeitvorgabe.

Differenzierte Angebotskalkulation: Wann wird sie notwendig?

Es ist nicht ratsam, für jede Leistungsphase einen mittleren Bürostundensatz zu verwenden. Zur Berechnung dieser Kennziffer werden die Gesamtkosten des Unternehmens auf eine Arbeitsstunde heruntergerechnet.

Bezogen auf einzelne Projekte oder Leistungsphasen ist der mittlere Bürostundensatz jedoch nicht genau genug. Denn in jeder der neun Leistungsphasen sind verschiedene Mitarbeiter mit jeweils unterschiedlichen Zeiteinheiten involviert.

Während etwa in den ersten Leistungsphasen verstärkt das Management tätig wird, dominieren in späteren Phasen vor allem operative Tätigkeiten (z. B. durch technische Zeichner). Darum ist es sinnvoll, differenzierte Bürostundensätze je nach Leistungsphase anzusetzen.

Angebotskalkulation mit Excel: Welche Alternativen gibt es?

Bei der Angebotskalkulation ist der Einsatz von Excel durchaus naheliegend. Denn das Berechnungsschema lässt sich gut in tabellarischer Form darstellen.

Allerdings gibt es hier einige wesentliche Einschränkungen, die eine Angebotskalkulation erschweren.

Wie bereits beschrieben, muss in manchen Fällen eine Vor- und Nachkalkulation gleichzeitig vorgenommen werden. Dies lässt sich jedoch mit Excel nur sehr schwer abbilden.

Außerdem müssen Änderungen in der Angebotskalkulation immer manuell nachgetragen werden, was sich auf Dauer als sehr zeitaufwendig darstellt.

Wesentlich effektiver ist die Angebotskalkulation mit Hilfe eines Programms, das die Besonderheiten der Bauprojektplanung berücksichtigt.

Angebotskalkulation: Was muss eine Software können?

Wie bereits erwähnt, müssen pro Leistungsphase in einem Projekt unterschiedliche Kriterien zur Berechnung des Stundensatzes herangezogen werden.

Bei herkömmlichen Angebotskalkulations-Tools, wie beispielsweise Excel, ist dies mit einem hohen Arbeitsaufwand für das Management verbunden.

Mit der richtigen Software als umfangreiches Planungs- und Controlling-System können Sie den Aufwand auf ein Minimum reduzieren. Folgende Eigenschaften und Funktionen sollten fester Bestandteil dieser Software sein:

  • Je nach Leistungsphasen sollten spezifische Stundensätze berechnet werden.
  • Bürostundensätze, Honorare, Gemeinkostensätze, werden automatisch für die Angebotskalkulation aus der Datenbank herangezogen.
    Angebotskalkulationen können in wenigen Klicks vorwärts, rückwärts und auch in beide Richtungen vorgenommen werden.
  • Nachkalkulationen (Auswertung der Angebotskalkulation), Echtzeit-Überwachungen sowie Prognosen sollten möglich sein.
  • Erfahrungswerte werden bei einer neuen Angebotskalkulation automatisch herangezogen.
  • Grafische Aufbereitung und Exportierbarkeit von Analyseergebnissen auf Basis von Echtzeit-Werten.

Neben der Angebotskalkulation müssen auch andere Planungs- und Controllingfunktionen anwendbar sein:

  • Liquiditätsplanung: Ermittlung aller zukünftigen Ein- und Auszahlungen
  • Ressourcenplanung: Optimale Planung der Ressource Mensch
  • Anwendung aller wichtigen Controlling-Kennzahlen für Planungsbüros
  • Integration inhaltlicher, struktureller und betriebswirtschaftlicher Projektplanung
  • Anbindung an CRM-Systeme
  • Ablagemöglichkeiten aller wichtigen Dokumente wie Angebote, Rechnungen und Notizen etc.

Fazit: Angebotskalkulation richtig erstellen

Die Angebotskalkulation dient Planungsbüros dazu, vor der Annahme eines neuen Auftrags sowohl den Zeiteinsatz, die Kosten als auch den zu erwirtschaftenden Umsatz richtig einzuschätzen.

Bei einer festen Honorarvorgabe (Budgetierung nach HOAI) wird mit Hilfe der Rückwärtskalkulation ein mögliches Zeitpensum errechnet. Umgekehrt geht man bei der der Vorwärtskalkulation von einem festen Zeitpensum aus und errechnet daraus das entsprechende Honorar.

Möglich ist auch die Berechnung mit beiden Methoden gleichzeitig, wenn sowohl feste Zeit- als auch Budgetvorgaben vorhanden sind.

Um Angebotskalkulationen effektiv und zeitsparend durchzuführen und in die inhaltliche und strukturelle Projektplanung einzubinden, sollte man auf eine ganzheitlich nutzbare Planungs- und Controlling-Software für die Anforderungen Architekten und Ingenieuren zugreifen.

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