7 Kennzahlen im Controlling, die Architekten und Ingenieure kennen sollten

Wie versiert müssen Architekten und Ingenieure im Bereich BWL sein? Schlagen Zahlen das bewährte Bauchgefühl? In diesem Beitrag erfahren Sie, auf welche Erfolgskennzahlen Sie nicht verzichten sollten und welche Aussagen sowie unternehmerischen Maßnahmen sich aus ihnen ableiten lassen.

BWL und Kennzahlen im Controlling sind unter Architekten und Ingenieuren nicht unbedingt als Lieblingsdisziplin bekannt. Kein Wunder: Bei der Fülle an Kennzahlen, mit der im Controlling gearbeitet wird, kann man schnell den Überblick verlieren.

Dabei muss man als Unternehmer oder Angestellter eines Planungsbüros nicht unbedingt alle Kennzahlen kennen, um wirtschaftlich erfolgreich zu sein. Mit einigen wenigen können Sie bereits einen guten Überblick über die Effektivität des Unternehmens und der einzelnen Projekte gewinnen.

Wofür nutzt man Kennzahlen im Controlling?

Erfahrene Architekten und Ingenieure vertrauen gerne auf Ihr Bauchgefühl, wenn es um den Erfolg oder Misserfolg bestimmter Projekte geht. Dagegen spricht für viele erst einmal nichts, solange das Büro insgesamt schwarze Zahlen schreibt und in Zeiten wirtschaftlichen Aufschwungs auf volle Auftragsbücher verweisen kann.

Doch sind einzelne Projekte wirklich rentabel? Gibt es bestimmte Leistungsphasen, die den Gewinn eines Projektes schmälern? An welchen Stellen gibt es Verbesserungspotenzial, wie können entstehende Projektkosten im Blick behalten werden?
Antworten geben Kennzahlen im Rahmen eines Controllings. Da diese wertebasiert sind, lassen sich sachliche Aussagen über die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens oder einzelner Projekte treffen und rechtzeitig Handlungsempfehlungen ableiten.
Darüber hinaus lassen Controlling-Kennzahlen Vergleiche zu. Wie hat sich das Unternehmen im Vergleich zum Vorjahr entwickelt? Mithilfe von Soll- und Ist-Werten können Erfolge oder gar Defizite auf einen Blick erkannt werden.

Aufgrund ihrer Einheitlichkeit lassen Kennzahlen im Controlling zudem einen Vergleich zwischen verschiedenen Planungsbüros zu.

Was sagen Controlling-Kennzahlen aus?

Mit den Kennzahlen des Controllings lassen sich sehr unterschiedliche Aussagen treffen. Entscheidend ist die Fragestellung, mit der man das vorhandene Zahlenmaterial auswerten möchte. So lassen sich Aussagen über die gesamtwirtschaftliche Situation des Unternehmens sowie von Projekten, Leistungsphasen oder gar die Effektivität von einzelnen Mitarbeitern treffen.

Die Kennzahlen können sich dabei auf einen bestimmten Zeitpunkt (Zustand) oder einen Zeitraum (Entwicklung) beziehen. Da der Informationsgehalt jeder Kennzahl an Ihre Grenzen stößt, sollte man die Aussagekraft zugleich auch immer kritisch hinterfragen. Oft müssen weitere Controlling-Kennzahlen herangezogen werden, um fundierte Aussagen treffen zu können.

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Die 7 wichtigsten Kennzahlen im Controlling für Architekten und Ingenieure

Controller verfügen über ein umfangreiches Repertoire an Formeln, die detaillierte Analysen zulassen. Architekten, Ingenieure und Planungsbüros müssen hier nicht zwangsläufig in die Tiefe einsteigen. Die folgenden Kennzahlen gehören zu den wichtigsten und geben einen Überblick, um bereits elementare Aussagen treffen zu können.

1. Controlling Kennzahl – Umsatzrentabilität

Die Umsatzrentabilität (Umsatzrendite) gehört zu einer der wichtigsten Kennziffern im Projektcontrolling. Sie zeigt an, wie hoch der Gewinnanteil gemessen am Umsatz ist. Je höher der errechnete Prozentwert ausfällt, desto produktiver war das Unternehmen im untersuchten Zeitraum. Ingenieure und Architekten bewegen sich in der Regel in einem Bereich von 3-8 %.

Diese Kennzahl lässt sich leicht wie folgt berechnen:

Gewinn x 100 / Umsatz

2. Controlling Kennzahl – Umsatz je Mitarbeiter

Der Umsatz je Mitarbeiter auch Umsatzziel genannt, ist eines sehr wesentlichen Kennzahlen im Projektcontrolling. Mit ihr lässt sich die Effizienz des Unternehmens und somit der Umsatz pro Kopf für den gesamten wirtschaftlichen Erfolg für das Unternehmen berechnen.

Um den Umsatz je Mitarbeiter zu berechnen, wird zunächst zu Beginn des neuen Geschäftsjahres ein bestimmter Jahresumsatz geplant. Im nächsten Schritt wird dieser auf die einzelnen Mitarbeiter verteilt. Diese Soll-Werte werden am Ende des Jahres mit den tatsächlichen Ist-Werten verglichen. Folgende Formel wird zur Berechnung beider Werte angewandt:

Umsatz / Mitarbeiter

3. Controlling Kennzahl – Gemeinkostenfaktor

Zu den Gemeinkosten gehören z. B. die Büromiete, Rückstellungen, Abschreibungen oder Anschaffung und Unterhalt eines Firmenwagens. Man spricht hier auch von indirekten Kosten, da man diese keinem bestimmten Projekt direkt zuordnen kann, wie etwa bei den Einzelkosten (z. B. das Honorar eines Architekten für ein bestimmtes Bauprojekt).

Um die Gemeinkosten dennoch in der Kalkulation zu berücksichtigen, werden diese in Form eines Gemeinkostenfaktors auf die Einzelkosten verteilt.

Gesamtkosten des Unternehmens
Einzelkosten (bezogen auf ein bestimmtes Projekt, Kostenträger etc.)

Mithilfe des Gemeinkostenfaktors lässt sich anschließend der Stundensatz berechnen.

Ein Beispiel: Architekt Müller bezieht ein Gehalt von 48.000 € (Arbeitgeberbrutto) im Jahr bei einer Anzahl von 2.100 Arbeitsstunden. Der Gemeinkostenfaktor liegt bei 2,1. Der Stundensatz errechnet sich wie folgt:

48.000 € x 2,1 / 2.100 = 47,99 €

4. Controlling Kennzahl – Anteil der Projektstunden

Voraussetzung für diese Kennzahl ist, dass jeder Mitarbeiter und auch der Inhaber seine Arbeitszeit lückenlos nachhält und kategorisiert. Meist ist dies nur mit einer entsprechenden Softwarelösung für Planungsbüros möglich, bei der auch externe Mitarbeiter mit eingebunden werden müssen.

Man differenziert zwischen Projektstunden sowie Gesamtstunden. Ersteres besteht aus eingetragenen Arbeitszeiten, die man einem bestimmten Kunden bzw. Projekt zuordnen kann. Zweiteres sind Projektstunden zzgl. der restlichen Arbeitszeit, die z. B. für allgemeine Planungs- bzw. Organisationsaufgaben angefallen ist.

Den produktiven Projektstundenanteil errechnet man wie folgt:

Projektstunden x 100 / Gesamtstunden

Technische Mitarbeiter weisen mit über 80 Prozent meist einen weit höheren Wert auf als etwa der Inhaber, da dieser meist einen höheren Anteil nicht-projektbezogener, administrativer Arbeit zu bewerkstelligen hat.

5. Controlling Kennzahl – Personalaufwandsquote

Werden in Zeiten guter Konjunktur neue technische Mitarbeiter in Planungsbüros eingestellt, steigen automatisch auch die Personalkosten. Auf Dauer müssen diese Fixkosten auch bei Auftragsrückgängen aufgebracht werden.

Um hier mögliche kritischen Entwicklungen im Blick zu behalten, wird die Kennziffer der Personalaufwandsquote im Controlling verwendet:

Personalaufwand x 100 /Umsatzerlöse

Um den Wert nicht zu verzerren, sollten auch Honorare für externe Mitarbeiter in den Personalaufwand mit einbezogen werden.

6. Controlling Kennzahl – Mittlerer Bürostundensatz

Der mittlere Bürostundensatz ist ein Schwellenwert. Kalkuliert der Inhaber eines Planungsbüros einen niedrigeren Stundensatz, gelangt dieser in die Verlustzone. Jeder Beitrag, der darüber liegt, kann als Gewinn verbucht werden.

Um diese Controlling-Kennzahl zu ermitteln, benötigt man zum einen die Gesamtkosten, zum anderen die vollständigen Projektstunden:

Gesamtkosten / Projektstunden

Bei Architekten liegt der mittlere Bürostundensatz mit durchschnittlich 50 € niedriger als bei Ingenieuren mit einem Wert von 55 €. Der Grund dafür ist ein unterschiedliches Durchschnittsgehalt beider Berufsgruppen.

7. Controlling Kennzahl – Aufwandswerte

Wie viele Stunden müssen für ein bestimmtes Bauobjekt aufgebracht werden? Mit den
Aufwandswerten kann ermittelt werden, welche Zeit pro Messeinheit (z. B. m² oder m³) investiert wurde bzw. investiert werden sollte. Abhängig ist dies von Einflussgrößen wie z. B. der Art des Baus, Schwierigkeitsgrade und allgemeine Rahmenbedingungen.

Fazit zu den wichtigsten Kennzahlen im Projektcontrolling

Grundsätzlich spricht nichts gegen ein gesundes Bauchgefühl, wenn es um strategische Entscheidungen von Architekten, Ingenieure und Planungsbüros geht. Ohne aussagekräftiges Zahlenmaterial ist dies jedoch nicht ausreichend, um die Wirtschaftlichkeit von Projekten und einzelnen Leistungsphasen einzuschätzen und im Nachhinein zu beurteilen.

Mithilfe von Kennzahlen im Rahmen eines ganzheitlichen Projektcontrollings können Entscheidungen sachlich und für alle Beteiligten transparent getroffen werden. Darüber hinaus können Entwicklungen abgebildet, Gefahren erkannt und mögliche Gegenmaßnahmen eingeleitet werden – selbst bei einer vermeintlich guten Konjunktur und vollen Auftragsbüchern ist dies heutzutage unumgänglich.

Grundlage für ein erfolgreiches Controlling ist ein vollständiger Datenbestand, der von allen Mitarbeitern (inkl. externen Beteiligten) lückenlos gepflegt werden kann. Zudem müssen diese Daten schnell und unkompliziert zur Erstellung von Kennzahlen für das Projektcontrolling genutzt werden. Ohne eine multifunktionale Software wird dies kaum möglich sein.

Sie möchten mehr erfahren, wie Sie Ihr Unternehmen durch ein effizientes Projektcontrolling erfolgreicher machen? Wir beraten Sie gerne!

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