Wie erfolgreich ist mein Planungsbüro wirklich und welchen Herausforderungen muss sich das Kostencontrolling bei Bauprojekten stellen? Wie führt man eine Kosten- und Leistungsrechnung durch? In diesem Beitrag erfahren Sie es.

Aktuell können sich die meisten Ingenieure und Architekten nicht beklagen: Die Konjunktur brummt, die Auftragsbücher sind voll. Bei einer Auslastung von über 100 % werden gute Umsätze generiert.

Die andere Seite der Medaille: Mit der Erzeugung von Umsätzen gehen in der Regel auch Kosten einher. Je höher diese sind, desto geringer der Gewinn.

Einen genauen Blick auf die aktuellen Kosten des Planungsbüros zu werfen, ist somit nicht nur ratsam, sondern unter Umständen sogar überlebenswichtig.

Was versteht man unter Kostencontrolling? Eine Definition für Planungsbüros

Das Thema Kostencontrolling kann in den verschiedenen Branchen jeweils sehr unterschiedlich ausfallen. Noch stärker als andere Unternehmen, arbeiten Planungsbüros projektbezogen. Es gibt somit keine skalierbare Produktion, jedes einzelne Projekt bringt eigene Voraussetzungen und Anforderungen mit sich.

Jedes einzelne Projekt muss dabei die Kosten des gesamten Unternehmens anteilig als “Päckchen” tragen. Darunter fallen nicht nur die projektabhängigen, sondern auch die projektunabhängigen Kosten.

Da sich einige Projekte sogar über Jahre hinziehen können, müssen in jeder Planungsphase Kontrollmechanismen gefunden werden, die unerwartete Kostenabweichungen jederzeit melden. Auf diese Weise können Gegenmaßnahmen rechtzeitig in die Wege geleitet werden.

Voraussetzung dafür ist eine Projektplanung, die neben inhaltlichen auch realistische zahlenbasierte Meilensteine setzt. Hierfür muss das Kostencontrolling zuverlässige Planungsdaten liefern.

Kostencontrolling bei Architekten und Ingenieuren: strategische Fragestellungen

Die folgenden strategischen Fragen machen deutlich, wie wichtig die Planungs- und Analyseergebnisse des Kostencontrollings sind. Je genauer und vollständiger diese sind, desto realistischere Entscheidungen können getroffen werden.

Folgende Fragen können mit Hilfe des Kostencontrollings beantwortet werden:

• Ist das Planungsbüro in der Lage, Projekte anzunehmen, die zwar ein hohes Umsatzvolumen versprechen, auf der anderen Seite jedoch besonders zeit- und kostenintensiv sind?
• Wie viele Kosten entstehen für die Akquise neuer Aufträge?
• Wie hoch sind Gemeinkosten (projektunabhängige Kosten) des Planungsbüros? Müssen hier unter Umständen Kosteneinsparungen vorgenommen werden?
• Wie hoch sind die Stundensätze für einzelne Mitarbeiter? Wie weit kann man bei Lohnverhandlungen auf die Wünsche der Mitarbeiter eingehen?
• Welche Auswirkungen haben die Kosten auf die zukünftige Liquidität des Planungsbüros?

Kostencontrolling im Planungsbüro: 3 Besonderheiten

In Büchern und auch im Internet findet man viel über das Kostencontrolling im produzierenden Sektor. Einige Aspekte kann man so nicht 1 zu 1 auf das Kostencontrolling von Architekten und Ingenieuren übertragen.

Folgende drei Besonderheiten machen deutlich, wie wichtig ein spezifisches (Kosten-)Controlling für Ingenieure und Architekten ist:

1. Viele unterschiedliche Projekte

Über 100 aktuelle Bauprojekte sind gerade bei größeren Planungsbüros keine Seltenheit. Jedes einzelne Projekt besitzt unterschiedliche zeitliche Ausmaße und Phasen.

Der entsprechende Projektleiter weiß zwar bestens über sein jeweiliges Projekt Bescheid, jedoch kann das Management schnell den Überblick verlieren. Um strategische Entscheidungen treffen zu können, benötigt dieses ein Tool, das die Wirtschaftlichkeit aller Projekte darstellen kann.

2. Feste Budgetvergabe nach HOAI

Entscheiden sich Architekten und Bauherr für die Abrechnung der Leistungsphasen nach HOAI, steht ein festes Budget vor Planungsbeginn fest. Teilzahlungen werden erst nach Nachweis über den Abschluss einer Leistungsphase erbracht.

Welche tatsächlichen Kosten ein Mitarbeiter für die Leistung erbracht hat, spielt darum keine Rolle. Unerwartete Schwierigkeiten in der jeweiligen Phase können somit den Gewinn schmälern.

Zudem bringt jede Leistungsphase unterschiedliche Anforderungen mit sich, was den Zeiteinsatz und den Stundensatz verschiedener Mitarbeiter angeht. Dies muss sowohl in der Planung als auch bei der Auswertung beim Kostencontrolling berücksichtigt werden.

3. Zeit zwischen Leistung und Auszahlung

Planungsbüros, die mit Ländern, Städten oder Kommunen zusammenarbeiten, können ein Lied davon singen: Zwischen der Erfüllung einer Leistung und der tatsächlichen Zahlung des Kunden kann meist ein bestimmte Zeit vergehen.

Vom Kunden stark ausgereizte Zahlungsziele oder Zahlungsverzögerungen müssen bei der Liquiditätsplanung berücksichtigt werden. Für die Kostenplanung bedeutet dies, dass zunächst Kosten entstehen können, die kurzzeitig durch keine Einzahlung gedeckt werden. Eine umfangreiche Controlling-Software kann dies entsprechend berücksichtigen.

Effektives Kostencontrolling: Die wichtigsten Instrumente auf einen Blick

Je nach strategischer Fragestellung gibt es unterschiedliche Instrumente des Kostencontrollings.

Kurzfristige Erfolgsrechnung (KER)

Bei der kurzfristige Erfolgsrechnung (KER) zieht man zunächst alle Kosten von den Leistungen ab. Auf dieser Weise erhält man ein Betriebsergebnis. Meist wird dieses Messinstrument für kleinere Zeiträume (unter einem Jahr) angewandt.

In die Berechnung des Betriebsergebnisses fließen nur solche Aufwendungen und Erträge mit ein, die zum Kerngeschäft des Unternehmens gehören.

Ein Beispiel: Das Planungsbüro erstellt das Betriebsergebnis für das erste Quartal. Neben den Erträgen aus dem laufenden Geschäftsbetrieb erhält das Unternehmen zusätzliche Einnahmen aus Vermietung benachbarter Büros. Diese fließen nicht ins Betriebsergebnis ein.

Vor- und Nachteile der KER-Methode für das Kostencontrolling

Der Vorteil dieser Methode liegt darin, dass die benötigten Zahlen direkt aus der Buchhaltung entnommen werden können. Außerdem erhält man einen ersten Eindruck über die Effizienz des Kerngeschäfts.

Der Nachteil der KER-Methode liegt darin, dass wichtige Werte, wie etwa Gewinnzuschläge oder der Unternehmerlohn, als Kosten nicht berücksichtigt werden. Zur Kalkulation der Stundensätze reicht diese Methode daher nicht aus.

Kostenartenrechnung

Welche Kosten sind in einem bestimmten Zeitraum gestiegen oder gesunken?

Um diese Frage zu beantworten, wendet das Controlling die Kostenartenrechnung an. Dabei werden alle Kosten nach bestimmten Kriterien (z. B. projektbezogene Kosten oder auch Gemeinkosten) aufgegliedert und mit Planwerten verglichen.

Kostenstellenrechnung

Bei der Kostenstellenrechnung werden die Verursacher der Kosten genauer untersucht. Hier besteht die Möglichkeit, z. B. jeden Projektplaner näher im Blick zu behalten: Investiert dieser zu viel Zeit für bestimmte Leistungsphasen? Konnte dieser seine Effektivität im Lauf der letzten Monate steigern?

Bei größeren Planungsbüros kann sich die Kostenstellenrechnung aber auch gebündelt auf bestimmte Abteilungen beziehen.

Kostenträgerrechnung

Mit Hilfe der Kostenträgerrechnung lässt sich der mittlere Bürostundensatz ermitteln. Die Kostenträger sind die jeweiligen Bauprojekte. In der Planung wird jedem Projekt eine bestimmte Stundenzahl zugewiesen. Die Kosten der KER werden entsprechend anteilig als Einzel- oder Gemeinkosten den einzelnen Stunden zugewiesen.

Wie kann man das Kostencontrolling im Planungsbüro effektiv umsetzen?

Soweit zur Theorie an dieser Stelle. Aber wie kann man das Kostencontrolling für Planungsbüros umsetzen? Wie lässt sich sowohl eine inhaltliche als auch kostenseitige Projektplanung durchführen?

Die Lösung liegt in einer ganzheitlichen Softwarelösung, die speziell auf die Bedürfnisse von Architekten und Ingenieuren zugeschnitten ist.

Checkliste: Anforderung an eine Kostencontrolling-Software

Planung, Monitoring, Verwaltung und Controlling – um mehrere Bauprojekte gleichzeitig erfolgreich zu planen, benötigen Architekten und Ingenieure eine Software, die der Komplexität der verschiedenen Planungsprozesse gerecht wird.

Bei der Auswahl einer geeigneten Software können Sie die folgende Checkliste nutzen:

• Lassen sich alle bereits genannten Instrumente des Kostencontrollings anwenden?
• Kann man darüber hinaus weitere wichtige Planungen wie die Liquiditäts– und Ressourcenplanungen durchführen?
• Sind Daten (z. B. zu Aufträgen, Leistungsphasen, Terminen, Honoraren) so strukturiert, dass sie schnell für verschiedene Analysen herangezogen werden können?
• Ist es möglich, Prognosen zu erstellen und in Echtzeit anzupassen?
• Lassen sich Ergebnisse, Analysen und Prognosen grafisch abbilden und exportieren?
• Kann die Software als multifunktionales Tool eingesetzt werden, z. B. als CRM-System, Planungs- und Controlling-Instrument zugleich?

Fazit: Warum Kostencontrolling im Planungsbüro so wichtig ist

Volle Auftragsbücher und hohe Umsätze sprechen nicht automatisch dafür, dass ein Projektbüro auch wirklich effektiv arbeitet. Aufschluss darüber gibt erst ein umfangreiches Kostencontrolling, das die Art, Herkunft und Träger der Kosten genauer unter die Lupe nimmt.

Unter Umständen können die verschiedenen Analysen des Kostencontrollings sehr aufwendig sein. Mit Hilfe einer ganzheitlichen Controlling- und Plaungssoftware für Architekten und Ingenieure lässt sich der zeitliche Aufwand um ein Bruchteil minimieren und so die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens verbessern.

Das Unternehmen Kobold bietet Ingenieuren und Architekten umfangreiche Softwarelösungen für Projektplanung und Controlling. Wir beraten Sie gerne!