Dokumentation in Lph 1-3: Nachlässigkeit kann teuer werden

Die Dokumentation des jeweiligen Leistungsbildes in Lph 1-3 sollten Sie nicht auf die leichte Schulter nehmen. Denn nach der amtlichen Begründung zur Dokumentationspflicht soll es sich um einen fortlaufenden, das heißt die Leistungsphasen begleitenden Prozess handeln.

Wer hier nicht frühzeitig, regelmäßig und vor allem sorgfältig dokumentiert, hat mit schwerwiegenden Konsequenzen zu rechnen: Eine unterlassene, obwohl geschuldete Dokumentation der Ergebnisse in Lph 1-3 stellt eine mangelhafte Werkleistung dar.

Die Praxis zeigt, dass eine vollständige Dokumentation im Nachhinein nicht mehr erbracht werden kann. Deshalb haben die Auftraggebenden einen Anspruch auf Minderung Ihres Architektenhonorars oder gar auf Schadensersatz.

Um erst gar nicht in diese Bredouille zu geraten, lesen Sie weiter, wie Sie als Architekt:in Ihrer Pflicht zur Dokumentation in Lph 1-3 rechtssicher nachkommen.

Dokumentationspflicht in den Leistungsphasen?

Bekanntlich ist die HOAI eine reine Honorarordnung. Das heißt, sie schreibt von sich aus keine direkten Leistungsverpflichtungen für die Leistungsphasen 1-3 bzw. 1-9 vor. Auch regelt sie nicht direkt den Leistungsumfang des Architekt:in. Eine Leistungspflicht für Architekt:innen und Ingenieur:innen hingegen ergibt sich aus dem sog. Architektenvertrag.

Grundsätzlich aber nehmen Architektenverträge Bezug auf die in der HOAI formulierten Leistungen der Leistungsphasen 1-9 und bestimmen hierüber den zu erbringenden Leistungsumfang.

Sinn und Zweck der Dokumentation in Lph 1-3

Der Bauherr bzw. die Bauherrin haben ein berechtigtes Interesse an einzelnen Arbeitsschritten im Baugeschehen wie bspw. der Dokumentation des Bauablaufs bzw. dem Bautagebuch oder auch den für die Leistungskontrolle erforderlichen Plänen.

Ein Architektenvertrag orientiert sich an den Leistungsphasen der HOAI. Seine Auslegung muss der Anforderung auf die ordnungsgemäße Erbringung der betreffenden Grundleistungen genügen.

Entwicklung der Dokumentation in Lph 1-3

Bereits in der Anlage 11 zur HOAI 2009 stellt das Führen eines Bautagebuchs eine eigenständige Leistung bzw. eine Grundleistung dar. Der BHG hat in seinem Urteil vom 28.07.2011 (Az.: VII ZR 65/10) entsprechende Leitsätze formuliert, die das Bautagebuch als notwendig unterstreichen.

Das Bautagebuch soll das Baugeschehen mit allen relevanten Details zuverlässig und beweiskräftig festhalten. Besonders wichtig ist die Dokumentation von Störungen im Bauablauf und Differenzen/Konflikten mit anderen Baubeteiligten.

Diese Entscheidung des BGH zeigt deutlich, dass Architekt:innen und Ingenier:innen nicht nur für das mangelfreie Bauwerk am Ende des Baugeschehens, sondern regelmäßig auch Teilziele einzelner Grundleistungen schulden.

Auch in den neuen Fassungen der HOAI 2013 – und aktuell HOAI 2021 – gilt die „Dokumentation des Bauablaufs (zum Beispiel Bautagebuch)“ als Grundleistung. Sie wird genauer bezeichnet als: „Zusammenfassen, Erläutern und Dokumentieren der Ergebnisse“ und ist jeweils als eigene Grundleistung in Lph 1-3 aufgeführt.

Neu ist, dass ein Bautagebuch nur eine mögliche Form der Dokumentation ist neben vielen anderen, auch digitalen Möglichkeiten.

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Dokumentation in Lph 1-3 als Bautagebuch?

Auch wenn der Begriff Bautagebuch in der Baubranche immer noch weit verbreitet ist, wird es seit der HOAI 2013 nicht mehr explizit gefordert. Die rechtlichen Anforderungen an eine projektbegleitende Dokumentation haben sich damit aber nicht geändert. Lediglich die Form der Leistungserbringung in Lph 1-3 wird variabler und berücksichtigt die fortschreitende Digitalisierung am Bau.

Wenn Sie mehr über die richtige Form der Dokumentation des Baugeschehens in den Lph 1-3 bzw. 1-9 erfahren wollen, schauen Sie in diesen Blogbeitrag zum Thema.

Exkurs: Was ist anders für die Dokumentation in Lph 8?

Im Rahmen der Lph 8 Objektüberwachung (Bauüberwachung und Dokumentation) haben Architekt:innen und Ingenieur:innen nicht nur die von ihnen erstellten Planungsunterlagen zu gliedern und zu dokumentieren, sondern auch das von ihnen überwachten Baugeschehen anderer Baufirmen.

Ziel ist eine lückenlose Dokumentation des gesamten Baugeschehens aus Lph8 für den/die Bauherr:in.

Fazit zur Dokumentation in Lph 1-3

Zusammengefasst lässt sich in Sachen Dokumentation in Lph 1-3 festhalten: Vorsicht ist besser als Nachsicht und lieber zu viel (dokumentiert), als (nachher) zu wenig.

Planen Sie Aufwand und Kosten für eine rechtssichere Dokumentation frühzeitig ein und kommen Sie ihr regelmäßig und vor allem akribisch nach. Im eigenen Interesse sollten Sie jeden Schritt im Baugeschehen bis zum Projektabschluss bzw. bis zum Ablauf der Verjährungsfristen der eigenen geschuldeten Leistungen belegen können.

Wenn Sie mehr über die Inhalte der Dokumentation des Baugeschehens in den Lph 1-3 bzw. 1-9 erfahren wollen, haben wir hier den passenden Blogbeitrag für Sie.

Dokumentation von Lph 1-3 dank KOBOLD Dokumentenmanagement

KOBOLD CONTROL enthält ein umfassendes Dokumentenmanagement. Damit fällt es für Architekt:innen und Ingenieur:innen leicht, für eine projektbegleitende Dokumentation alles im Blick zu behalten. Sämtliche projektbezogene Dokumente wie E-Mails, Anhänge, Angebote, Verträge, Rechnungen, Protokolle, Briefe o.a. finden den passenden Ort in der Software.

So können Sie beispielsweise problemlos relevante Unterlagen und Materialien für Ihre Dokumentation des Bauablaufs in Lph 1-9 dem betreffenden Bauprojekt zuordnen.

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