Dokumentation des Bauablaufs: Alles, was Sie wissen müssen – Teil 1

Die Dokumentation des Baubablaufs ist sowohl für die Bauüberwachung als auch für Bauherren von besonderer Bedeutung. Sinn und Zweck der Projektdokumentation ist es, jeden einzelnen Schritt nachvollziehbar und beweiskräftig festzuhalten.

Sollten Sie mit einem Bauherrn über das Bauprojekt in Streit geraten, kann eine ordentlich geführte Baudokumenation bzw. ein Bautagebuch Ihre Rettung sein. Solange Sie sich an die gesetzlichen Vorgaben zu Inhalt, Form und Handhabung halten.

Wir erklären Ihnen in unserem Blogbeitrag, was genau in eine Dokumentation des Baubablaufs gehört und wer was wann machen muss. Damit etwaige Schadensersatzansprüche Sie nicht aus der Ruhe bringen können.

Dokumentation des Bauablauf oder Führen eines Bautagebuchs?

Mal ist von der „Dokumentation des Bauablaufs“ die Rede und mal vom „Führen eines Bautagebuchs“. Was sind denn da die Unterschiede?

Das „Bautagebuch“ ist sozusagen der Vorläufer zur „Dokumentation des Bauablaufs“. In der HOAI 2009 nannte man die Leistung noch „Führen eines Bautagebuchs“ mit strengen Vorgaben zu Inhalt und Form. Seit der HOAI 2013 nennt man die Leistung „Dokumentation des Bauablaufs“, wobei in den Leistungsbildern Gebäude, Freianlagen und Technische Ausrüstung noch der Zusatz zu finden ist: „Zum Beispiel Bautagebuch“.

Bei den Vorgaben zum Inhalt hat sich kaum etwas geändert. Die Form hingeben schon: Die „Dokumentation des Bauablaufs“ ist in ihrer Form frei gestaltbar und kann sich aus verschiedenen Quellen (Fotos, Bauakte, handschriftliche Vermerke, etc.) zusammensetzen. Die Dokumentation braucht also nicht mehr in Tagebuchform geführt zu werden.
Wenn Sie weiterlesen, werden Sie erfahren, warum wir Ihnen die Tagebuchform trotzdem empfehlen.

Sinn und Zweck der Dokumentation des Bauablauf

Eine ordentlich geführte Projektdokumentation des Bauablaufs enthält alle erbrachten Bauleistungen. Es wird dokumentiert, wer sie wann erbracht hat, in welchem Umfang und mit welchem Ergebnis. Ob die Bauüberwachung bei schwierigen Aufgaben auch vor Ort war, wie die Bedingungen dabei waren (bspw. auch die Wetterverhältnisse) etc., gehört ebenfalls in die Aufzeichnung des Bauablaufs.

Denn Sinn und Zweck der Projektdokumentation ist es, den Entstehungsprozess eines Bauwerkes nachvollziehbar und beweiskräftig festzuhalten. Und zwar jeden einzelnen Schritt. So lässt sich auch noch Jahre später klären, wem welche Verantwortung für was zukommt.

Was gehört alles in eine Dokumentation des Bauablauf?

Wenn wir vom Sinn und Zweck der Dokumentation ausgehen, ergeben sich die Quellen und Materialien für die Projektaufzeichnung von alleine:

In eine ordentliche Dokumentation des Bauablaufs gehören alle Unterlagen, Materialien und Quellen, die notwendig sind, um den Ablauf nachträglich rekonstruieren zu können.

Dazu gehören unbedingt folgende Materialien und Quellen:

  • sämtlicher, relevanter Schriftverkehr zum Projekt
  • die Bauakten
  • alle Baubesprechungsprotokolle
  • Fotos zu Dokumentationszwecken
  • die Tagesberichte und -ergebnisse der Baufirmen
  • eigene Vermerke und Aufzeichnungen bzw. das Bautagebuch, wenn vorhanden

Wer ist zuständig für die Dokumentation des Bauablauf?

Vor Projektbeginn und Vertragsabschluss eines Bauprojektes sollten Sie entscheiden, wer für die Dokumentation verantwortlich sein soll. Sprechen Sie mit demjenigen und stimmen Sie Inhalt, Form und Handhabung ab.

Am besten, Sie fixieren diese Vorgaben schriftlich, damit es nachher keine Missverständnisse gibt. Die Benennung eines Vertreters sollte ebenfalls schriftlich festgehalten werden. Vergessen Sie auch nicht, den betreffenden Architekten oder Ingenieur davon in Kenntnis zu setzen. Nur so kann er sich rechtzeitig auf den Vertretungsfall vorbereiten.

Außerdem empfehlen wir, von der Dokumentation des Bauablaufs bzw. dem Bautagebuch im Planungsbüro zu archivieren. Damit es jederzeit auch für Sie zugänglich ist. Digitale Backups, soweit möglich, sind ebenfalls eine sinnvolle Sache.

Welche Inhalte gehören in eine Dokumentation des Bauablaufs?

Um die gesetzlichen Vorgaben zum Inhalt der Dokumentation des Bauablaufs zu erfüllen, muss Folgendes enthalten sein:

  • relevante Feststellungen und Anordnungen
  • relevante Ereignisse und Änderungen
  • äußerliche Bedingungen (wie bspw. Wetterlagen u.a.)
  • besprochene und getroffene Vereinbarungen
  • Personal- und Materialeinsatz
  • Art und Umfang der Bauleistungen
  • Minderleistungen oder Behinderungen
  • etwaige Nachträge und Mängelbeseitigungen

Dokumentation des Bauablauf: Welche inhaltlichen Richtlinien gibt es?

Das Vergabehandbuch des Bundes (VHB) beschäftigt sich auch mit der Dokumentation des Bauablaufs und hat dazu in Richtlinie 411 neben einem Grundsatz auch regelmäßige und besondere Angaben aufgelistet.

Eine vollständige Fassung des Vergabehandbuches des Bundes (VHB 2017, Stand 2019) können Sie übrigens online einsehen.

Das Thema Dokumentation des Bauablaufs haben wir in diesem Blogbeitrag nur anreißen können. Weitere Tipps zu und warum eine Bauablauf-Dokumentation in Tagebuchform doch viele Vorteile bietet, erfahren Sie nächste Woche im 2. Teil dieses Blogbeitrags…

Dokumentation des Bauablaufs dank KOBOLD Dokumentenmanagement

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So können Sie beispielsweise auch problemlos alle relevanten Unterlagen und Materialien für Ihre Dokumentation des Bauablaufs dem betreffenden Bauprojekt zuordnen.

Wir beraten Sie gern!