Wie weit kann ich bei meiner Preisgestaltung den Vorstellungen meines Auftraggebers entgegen kommen? In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie Ihren Aufwand so einschätzen, dass Ihr
Planungsbüro wirtschaftlich erfolgreich ist.

Was ist eine Aufwandsschätzung?

Bei der Projektplanung geht die Aufwandsschätzung Hand in Hand mit der inhaltlichen Planung. Schließlich erreicht man wichtige Meilensteine des Projekts nicht ohne Ressourcen wie Zeit, Geld oder Materialien.

Die wichtigste Ressource im Planungsbüro ist die Arbeitskraft von Projektmanagern, Zeichnern oder kaufmännischen Angestellten, die in den verschiedenen Projektphasen investiert wird.

Eine Aufwandsschätzung ist eine Prognose, bei der man Erfahrungswerte aus früheren, vergleichbaren Projekten heranzieht. Mit den folgenden Fragen muss man sich dabei auseinander setzten:

• Welchen Schwierigkeitsgrad besitzt das Projekt? Handelt es sich um die Planung eines Neu- oder Umbaus? Weil Letzteres wesentlich komplexer ist, bedarf es meist erfahrenen Mitarbeitern, bei denen Sie einen entsprechend höheren Stundensatz kalkulieren müssen.
• Wie groß ist der Zeitaufwand des Projekts? Wie viele Stunden müssen insgesamt und in den einzelnen Projektphasen investiert werden?
• Wie hoch ist das Honorarvolumen des Projekts? Eine Aufwandsschätzung kann nicht durchgeführt werden, ohne dass Sie das vorhandene Budget dabei berücksichtigen.

Aufwandsschätzung in der Bauplanung – aus diesen 3 Gründen profitieren Architekten und Ingenieure

Warum muss man sich eigentlich die Mühe machen und zukünftige Aufwendungen so genau wie möglich schätzen? Mehrere Gründe sprechen dafür:

1. Mitarbeiterauslastung wird berücksichtigt

Die wichtigste Ressource in Planungsbüros sind die Mitarbeiter. Ihre Zeitkapazitäten stehen im Mittelpunkt bei der Aufwandsschätzung und der damit verbundenen Ressourcenplanung.

Kleinere Büros müssen entscheiden, ob sich ein bestimmter Projektumfang stemmen lässt, ohne das Unternehmen fachlich und organisatorisch zu überfordern. Auch größere Unternehmen müssen entscheiden, ob sie neue Aufträge bei der gegenwärtigen Auslastung annehmen können.

2. Wirtschaftlichkeit eines Projekts kann prognostiziert werden

Selbst wenn sich ein Projekt fachlich und organisatorisch stemmen ließe, heißt dies noch nicht, dass es zugleich auch rentabel ist. Steht das Honorar bereits fest, können Sie mit der Aufwandsschätzung beurteilen, ob ein potentieller Auftrag die eigenen Projekt- und Gemeinkosten tragen kann sowie einen bestimmten Gewinnzuschlag berücksichtigt.

3. Realistische Preisuntergrenze setzen

Gerade bei Bieterverfahren mit mehreren Mitbewerbern ist es entscheidend, bis zu welchem Preis das eigene Planungsbüro heruntergehen kann, so dass neben einer Kostendeckung durch das Projekt auch noch ein Projektgewinn im Planungsbüro verbleiben kann.

Aufwandsschätzung beim Projektmanagement: Was müssen Sie beachten?

Wie bei der inhaltlichen Planung sollten Sie auch bei der Aufwandsschätzung immer die einzelnen Projektphasen im Blick behalten. Denn jede einzelne Phase besitzt verschiedene Schwierigkeitsgrade sowie Anforderungen an Fachpersonal und Arbeitsstunden.

Aus dem bereits genannten Gründen ist eine umfangreiche Aufwandsschätzung vor Projektbeginn essenziell. Dabei dürfen Sie nicht vergessen, dass diese auch während des Projekts kontinuierlich durchgeführt werden sollte.

Immer wieder können unvorhergesehene Ereignisse auftauchen, die eine neue Aufwandsschätzung für den weiteren Projektverlauf erforderlich machen.

Gerade bei jüngeren, noch unerfahrenen Mitarbeitern lohnt es sich, erfahrene Kollegen in die Aufwandsschätzung mit einzubeziehen. Dies gilt auch bei komplexeren Projekten, bei denen eine realistische Prognose nur mit Hilfe mehrerer Beteiligter möglich ist.

Wie wird eine Aufwandsschätzung durchgeführt? 3 Methoden im Überblick

Die Aufwandsschätzung können Sie mit Hilfe mehrerer Methoden durchführen – je nachdem, ob ein festes Honorar vorhanden ist oder nicht. Welche einzelnen Kosten und Aufwendungen Sie dabei berücksichtigen müssen, erfahren Sie in unserem Beitrag zur Angebotskalkulation.

Aufwandschätzung vorwärts

Bei der vorwärtsgerichteten Aufwandsschätzung beginnen Sie zunächst mit einem fixen Honorar. Nach Abzug des für eingebundene Subunternehmer vorgesehene Honorar sowie nach Abzug eine Abschlags für Gewinn und Wagnis ergbit sich das rechnerische, zur Verfügung stehende Budegt. Basierend auf den Erfahrungen ähnlicher, vergangener Planungsprojekte schätzen Sie nun die Stundenanzahl für das neue Projekt. Daraus ergibt sich ein bestimmter, projektbezogener Stundensatz. (Siehe Beitrag Angebotskalkulation)

Aufwandschätzung rückwärts

Die rückwärtsgerichtete Aufwandsschätzung nehmen Sie vor, wenn es kein festes Honorar gibt. Zunächst schätzen Sie den Zeitaufwand und multiplizieren diesen mit einem projektspezifischen Stundensatz. Daraus entsteht dann das Honorar, dass Sie im Angebot dem Kunden darlegen.

Aufwandsschätzung vor- und rückwärts

Bei dieser Methode wird die Aufwandsschätzung sowohl vorwärts als auch rückwärts vorgenommen. Dabei liegt sowohl ein festes Projekthonorar als auch ein fester Zeitumfang vor.

Hierbei werden verschiedene Lösungsansätze in Blick genommen:

Lässt sich das Projekt in der gegebenen Zeit kostendeckend durchführen? Müssen interne Kosten reduziert werden, um ein Projekt doch noch anzunehmen? Kann ein Projekt unter Umständen schneller umgesetzt werden? Gibt es noch Möglichkeiten, das Honorar zu erhöhen?

Wie wird der projektspezifische Stundensatz für ein Projekt ermittelt?

Der Stundensatz ist ein Wert, den ein Planungsbüro mindestens ansetzen muss, damit ein Projekt wirtschaftlich ist. Darin enthalten sind:

• Lohnkosten für die jeweils dem Projekt zugeordneten Mitarbeiter.
• Gemeinkostenzuschlagssatz, um projektunabhängige Kosten z. B. für Miete oder die allgemeine Verwaltung zu decken.
• Gewinnzuschlag, um zum Beispiel Investitionen für die Zukunft zu tätigen.
• Risikozuschlag, um unvorhersehbare Probleme während des Projekts abzufedern.

Aufwandsschätzung: Warum Sie die Möglichkeiten einer Software nutzen sollten

Aufwandsschätzungen können sehr zeitaufwendig werden – vor allem bei der kontinuierlichen Schätzung während des Projektverlaufs. Mithilfe einer umfassenden Controlling-Software lassen sich Prognosen jederzeit und automatisiert durchführen.

Dazu werden Daten (z. B. Stundensätze oder Gemeinkosten) aus vergangenen Projekten automatisch herangezogen und Aufwände für das gesamte Bauprojekt oder auch einzelne Projektphasen kalkuliert.

Die Software sollte auf die Bedürfnisse und Herausforderungen von Architekten und Ingenieuren zugeschnitten sein. So muss sie die 7 Kennziffern für die Bauplanung errechnen und abbilden, um den wirtschaftlichen Zustand eines Planungsbüros jederzeit messbar zu machen.

Die Aufwandsschätzung ist nur ein Bestandteil eines umfassenden Controllings. Um die Wirtschaftlichkeit eines Planungsbüros zu beurteilen, sollten weitere Maßnahmen, wie zum Beispiel die Liquiditäts- oder Ressourcenplanung, sowie die Plankostenrechnung vorgenommen werden.

Fazit zur Aufwandschätzung in der Bauplanung

Neben der inhaltlichen Meilensteinplanung von Projektphasen sollten Bauplaner auch immer die zu erwartenden Aufwände schätzen. Dabei können einzelne Projekte je nach Schwierigkeit, Größe und Honorarvolumen variieren.

Mit Hilfe der Aufwandsschätzung lässt sich herausfinden, ob ein Projekt überhaupt kostendeckend und mit den vorhandenen Personalressourcen zu stemmen sein wird. Dabei führen Sie die Schätzung nicht nur vor, sondern auch kontinuierlich während des Projekts durch.

Je nachdem, welche Zeitangaben und Honorare vorgegeben werden, kann die Aufwandsschätzung vorwärts, rückwärts oder von zwei Seiten vorgenommen werden.

Effektiv wird eine umfangreiche Aufwandsschätzung nur mit einer passenden Software durchgeführt, mit der auch andere Controlling-Maßnahmen möglich sind.

Suchen Sie nach einer Softwarelösung, mit der inhaltliche und wirtschaftliche Planung Hand in Hand einhergehen? KOBOLD CONTROL bietet Ihnen zahlreiche Planungs- und Analysefunktionen. Sprechen Sie uns gerne für nähere Informationen an!