Ressourcenplanung mit freien Mitarbeitern gehört heute zum Alltagsgeschäft in Architektur- und Ingenieurbüros. Bei Kapazitätsengpässen auf freie Mitarbeiter zurückzugreifen, scheint eine sinnvolle Lösung zu sein.

Ist es auch, solange Sie die dabei entstehenden Probleme beachten. Und auch lösen.

Eine Ressourcenplanung mit freien Mitarbeitern ohne aktives Teambuilding, mit Dienst- statt Werkverträgen und einer Vergütung unterhalb der Mindestsätze der HOAI birgt hohe Risiken zu scheitern.
In diesem Beitrag erklären wir Ihnen, wie Sie diese drei Probleme bei der Beauftragung von freien Mitarbeitern umgehen können. So bleibt Ihr Planungsbüro flexibel und effizient.

Warum überhaupt Ressourcenplanung mit freien Mitarbeitern?

Die Vorteile für eine Ressourcenplanung mit externen Arbeitskräften liegen auf der Hand:

• Planungsbüros erhalten zusätzliche Arbeitskraft für Kapazitätsengpässe
• freie Mitarbeiter arbeiten projektgebunden und sind nach Abschluss kein Kostenfaktor mehr
• Einsparungspotenzial durch fehlende Sozialabgaben
• kleinere Planungsbüros können mit freien Mitarbeitern auch größere Bauprojekte stemmen

Ressourcenplanung: Welche Schwierigkeiten können durch freie Mitarbeiter entstehen?

Probleme mit freien Mitarbeitern können in allen Bereichen und Phasen des Bauprojektes auftreten. Es gibt Aspekte, die Sie als beauftragendes Planungsbüro schon vor Beauftragung prüfen und vermeiden können. Andere Schwierigkeiten tauchen bspw. erst im Projektverlauf, d.h. während der Zusammenarbeit oder als vertragsrechtliche Frage. Auch nach Projektabschluss können noch Komplikationen wie Mängelhaftung auf Sie zukommen.

Deswegen stellen wir Ihnen jetzt die drei wichtigsten Probleme bei der Ressourcenplanung mit freien Mitarbeitern inklusive ihrer Lösungen vor.

Problem 1: Teambuilding aus festen und freien Mitarbeitern

Never change a winning team. Dieses englische Sprichwort bringt das Problem bei der Ressourcenplanung mit freien Mitarbeitern gut auf den Punkt. Eingespielte Mitarbeiterteams funktionieren einwandfrei, solange Sie nicht neue Player hinzufügen.

Denn neue Mitarbeiter bringen unweigerlich die etablierte Gruppendynamik durcheinander. Das ganze System muss sich sozusagen neu einpendeln. Auch Zuständigkeiten, Hierarchie und Loyalitäten müssen zwischen den Kollegen neu geregelt werden. Häufig ist unklar, welchen Status die freien Mitarbeiter im Projektteam innehaben. Irritationen und Kompetenzgerangel sind die Folge.

Lösung: Betreiben Sie aktives Teambuilding von Beginn an

Um bei der Ressourcenplanung aus festen und freien Mitarbeitern ein leistungsfähiges Team zu schmieden, müssen Sie aktives Teambuilding betreiben. Zumindest im kleinen Umfang. Bereits vor Projektbeginn und auch immer wieder im Projektverlauf.
Machen Sie sich Gedanken, wer im Projekt welche Zuständigkeiten und Machtbefugnisse haben soll. Holen Sie zu Beginn feste und freie Mitarbeiter an einen Tisch und machen Sie das Team miteinander bekannt. Am besten, indem Sie jedes Teammitglied kurz vorstellen und seine Zuständigkeit im Team klären, bevor Sie das Projekt durchsprechen.
Wichtig ist auch, alle Teammitglieder auf das gemeinsame Projekt einzuschwören und ein Zusammengehörigkeitsgefühl zu wecken. Denn Ihre Ressourcenplanung als Planungsbüro hängt unmittelbar vom gelingenden Zusammenspiel Ihres Team ab.

Problem 2: Dienstverträge bei freien Mitarbeitern

Der Abschluss von Dienstverträgen mit freien Mitarbeitern ist ein gängiges Verfahren in der Ressourcenplanung. Üblicherweise macht das Planungsbüro einen Vertrag über verschiedene Tätigkeiten, die der freie Mitarbeiter zu erbringen hat. Meist ist von „Unterstützung“ oder „Mitarbeit“ die Rede; gegebenenfalls ist noch das Bauvorhaben näher benannt. Das reicht aber nicht. Hier ergeben sich nämlich gleich zwei Schwierigkeiten, die Ihre Ressourcenplanung auch noch nachträglich zu Fall bringen können:

1. Gefahr der Scheinselbstständigkeit
Hat der freie Mitarbeiter keine anderen, d.h. größeren Aufträge von anderen Planungsbüros, sind Sie de facto sein Arbeitgeber. Ob Sie wollen oder nicht. Das kann bei einer Prüfung durch die Sozialversicherungsträger für Sie als Planungsbüro unangenehme Konsequenzen haben, die von Zahlung der Sozialabgaben (rückwirkend bis zu fünf Jahren) über Geldbußen bis zum Strafverfahren reichen. Wenn dieser Fall eintritt, ist eine gescheiterte Ressourcenplanung das geringste Problem.

2. Fehlende Mängelhaftung
Wenn Ihre freien Mitarbeiter schlechte Arbeit leisten oder gar Fehler gemacht haben, haben Sie ein Problem. Denn Dienstverträge enthalten kein Recht auf Nachbesserung oder Schadensersatz. Eine eventuelle Schadensersatzforderung des Bauherrn geht also voll zu Lasten des beauftragten Planungsbüros. Immerhin greift in solchen Fällen Ihre Berufshaftpflichtversicherung. Allerdings tragen ein (hoher) Eigenanteil und höhere Folgebeiträge Ihrer Versicherung nicht gerade zu einer erfolgreichen Ressourcenplanung bei.

Lösung: Ressourcenplanung nur auf Werkvertragsbasis

Auch wenn Dienstverträge in der Ressourcenplanung mit freien Mitarbeitern gang und gäbe sind, lassen Sie die Finger davon. Vereinbaren Sie mit freien Mitarbeitern stattdessen Werkverträge, die konkrete Leistungserfolge umfassen (bspw. Erbringung von Brandschutznachweisen oder Erstellung einer Genehmigungsplanung für XY). Je konkreter, desto besser.
Dadurch umgehen Sie einerseits die Gefahr der Scheinselbstständigkeit Ihres freien Mitarbeiters und anderseits kann der freie Mitarbeiter für eventuelle Mängel haftbar gemacht werden. So erleben Sie auch nachträglich keine bösen Überraschungen in der Ressourcenplanung mit freien Mitarbeitern.

Problem 3: Vergütung bei freien Mitarbeitern

Freie Mitarbeiter zu beschäftigen kann für Ihr Planungsbüro lukrativ sein. Besonders wenn Sie mit den freien Mitarbeitern günstigere Stundenhonorare vereinbaren, als Sie selbst dem Bauherrn in Rechnung stellen. Doch Vorsicht! Selbst wenn Sie sich mit dem freien Architekten oder Ingenieur einig werden und einen Vertrag über ein Stundenhonorar unterhalb der Mindestsätze der HOAI schließen, ist das nicht rechtsgültig.

Sollte Ihr Vertragspartner im Nachhinein dagegen vorgehen, bekommt er Recht. Denn die Abrechnung auf Basis der Mindestsätze der HOAI bleibt rechtsgültig, auch wenn Sie einvernehmlich mit Ihrem Vertragspartner anderes vereinbaren.
Stellt der freie Mitarbeiter nach Projektabschluss eine Nachforderung in Höhe der Mindestsätze der HOAI, müssen Sie höchstwahrscheinlich nachzahlen. Das OLG hat die Geltung der HOAI Mindestsätze in solchen Fällen eindeutig bestätigt.
Auch wenn der BGH diese Frage noch nicht eindeutig entscheiden hat, sollten Sie diesen Aspekt in Ihrer Ressourcenplanung mit freien Mitarbeitern mitbedenken.

Sie können eine kurze Zusammenfassung des Falls im OLG-Urteil vom 21.11.2017, Az. 2 U 73/17 nachlesen.

Lösung: Ressourcenplanung immer auf Grundlage der HOAI

Selbst wenn ein freier Mitarbeiter von sich aus Stundenhonorare unterhalb der HOAI-Mindestsätze anbietet, überlegen Sie gut, ob Sie sich darauf einlassen. Im Streitfall bekommt Ihr Gegenüber Recht. Für eine valide Ressourcenplanung ist das Risiko zu groß. Hier sind Sie nur auf der sicheren Seite, wenn Sie Ihre Ressourcenplanung HOAI-konform gestalten.
Außerdem spricht es für Sie als Auftraggeber, wenn Sie freie Mitarbeiter fair behandeln und auch so bezahlen. So kann aus einem freien Mitarbeiter vielleicht ein „fester Freier“ werden, der Ihnen Ihre Fairness mit mehr Engagement und wiederkehrendem Einsatz dankt. Das erleichtert langfristig Ihre Ressourcenplanung – auch in puncto Teambuilding.

Fazit: Ressourcenplanung mit freien Mitarbeitern ist sinnvoll. Wenn man es richtig macht.

Die Vorteile aus der Ressourcenplanung mit freien Mitarbeitern überwiegen deutlich. Aber nur, wenn man die drei bekannten Hürden (Teambuilding, Dienstverträge und Vergütung) gekonnt meistert.
Mit modernen Teambuilding-Maßnahmen, Werk- statt Dienstverträgen und fairer Vergütung auf Basis der HOAI Mindestsätze steht einer erfolgreichen Ressourcenplanung mit (festen) freien Mitarbeitern nichts mehr im Wege.
Möchten Sie sich eingehender mit erfolgreicher Ressourcenplanung für Ihre Bauprojekte befassen? Dann haben wir hier noch einen vertiefenden Blogbeitrag zum Thema.

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Umgekehrt sind Sie auch in der Lage, die Auslastung Ihres Architektur- oder Ingenieurbüros optimal zu steuern und rechtzeitig zu erkennen, ab wann wieder auf freie Mitarbeiter verzichtet werden kann. Eine vorausschauende Ressourcenplanung ist – mithilfe von KOBOLD CONTROL – kein Kunststück.

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