Qualitätsmanagement im Planungsbüro: So gehen Sie am besten vor – Teil 2

Qualitätsmanagement (QM) hilft Architektur- und Ingenieurbüros ihre bürointerne Leistung zu optimieren, erleichtert die Kundenakquise und steigert die Wettbewerbsfähigkeit. Das konnten wir bereits im 1. Teil des Blogbeitrags zeigen.

Die Einführung eines zertifizierten QM-Systems ist also eine sinnvolle Entscheidung. Doch wie müssen Sie dabei vorgehen? Und ist eine Zertifizierung immer zwingend notwendig und wie haben Sie sich das ganze Prozedere vorzustellen?

Wir beleuchten alle Schritte von der ersten Informationsphase bis zum Zertifizierungsprozess für QM-Systeme. Wir nennen weitere Informationsquellen und informieren Sie über die Arbeit der Zertifizierungsstellen. Damit Sie selbst entscheiden können, was für Sie der richtige Weg zum QM-System ist.

Kontinuierliches Qualitätsmanagement im Planungsbüro

Ein Qualitätsmanagement ist kein statisches System, das einmal angelegt für alle Zeiten in Ihrem Planungsbüro festgeschrieben ist. Es muss stetig verbessert werden und braucht eine ständige Korrektur möglicher Abweichungen vom gewünschten Ergebnis. Ein funktionierendes Qualitätsmanagement-System muss innerhalb des Planungsbüros auch gelebt werden.

Man spricht hier von dem sog. QM-Regelkreis, bestehend aus Qualitätsplanung, Qualitätslenkung, Qualitätssicherung und Qualitätsgewinn. Welche Maßnahmen zur Sicherung der Qualität im Architektur- oder Ingenieurbüro ergriffen werden, bleibt dem Inhaber freigestellt. Aber nur solange, wie nicht auch eine Bestätigung durch eine Zertifizierungsstelle angestrebt wird.

Zertifiziertes Qualitätsmanagement im Planungsbüro mit ISO 9001

Soll neben den organisatorischen Vorteilen eines QM-Systems auch die Bestätigung durch eine Zertifizierungsstelle erfolgen, so bietet sich die ISO 9001 als einzige branchenunabhängige Zertifizierungsnorm an, nach der ein QM-System aufgebaut und zertifiziert werden kann.

Grundsätzlich ist für Planungsbüros eine Zertifizierung ihres Qualitätsmanagement-Systems
nicht zwingend vorgeschrieben. Wird ein solches System jedoch in einem Vergabeverfahren für Planungsleistung oder von einem Bauherrn gefordert, so führt meist kein Weg an einer Zertifizierung vorbei.

Zukunftsstudie: Planungsbüros in Deutschland – eine Standortbestimmung

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617 Planungsbüros haben uns Rede und Antwort gestanden.

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Welche Rolle spielt die ISO 9001 im Qualitätsmanagement?

Wenn Sie sich dafür entscheiden, Ihr Planungsbüro nach einem Qualitätsmanagement-System zu strukturieren und zertifizieren zu lassen, bietet die ISO 9001 ein effizientes Werkzeug, mit dem sich auch Architektur- oder Ingenieurbüros QM-Systeme erarbeiten können.

Was genau ist denn die DIN EN ISO 9001? Die ISO 9001 ist Teil einer Normenreihe bestehend aus der ISO 9000, in der die Begriffe und Termini eines QM-Systems detailliert erläutert werden. Die ISO 9001 enthält die eigentlichen Anforderungen. Sie stellt auch die einzig zertifizierbare Qualitätsnorm dar. Ihre Anforderungen sind dabei von allgemeiner Natur. Deswegen müssen Ihre Anforderungen sowohl auf die produzierende Industrie als auch auf den Dienstleistungssektor passen.

Weiterführende Informationen zur DIN EN ISO 9001 Norm finden Sie bspw. bei Wikipedia.

Schritte zum Qualitätsmanagement-System im Planungsbüro

Für ein erfolgreiches und zertifiziertes QM-System müssen Sie diese 3 Schritte zurücklegen:

  1. Informationen einholen und planen
  2. Aufbau und Einführung QM-System in Ihrem Planungsbüro
  3. Zertifizierung beantragen und abschließen

1. Schritt zum Qualitätsmanagement-System im Planungsbüro

Was Sie als erstes brauchen sind Informationen und Fachwissen. Auch zu Qualitätsmanagement-Systemen speziell im Planungsbüro gibt es mittlerweile viel Fachliteratur und Weiterbildungsangebote.

Innerhalb der Informationsphase bietet sich der Besuch eines vorbereitenden Seminars oder einer ähnlichen Weiterbildungsmaßnahme an. Entweder gehen Sie selbst hin oder bestimmen einen für die Einführung zuständigen Architekten oder Ingenieur aus Ihrem Planungsbüro. Mithilfe des Seminars lernen Sie, den praktischen Nutzen sowie den damit verbundenen Aufwand eines QM-Systems für das eigene Büro einzuschätzen.

Termine und Weiterbildungsangebote zum Thema können Sie bei der jeweiligen Architekten- und Ingenieurskammer erfragen.

2. Schritt zum Qualitätsmanagement-System im Planungsbüro

Der Aufbau und die Einführung eines QM-Systems erfolgt entweder selbstständig oder mithilfe eines externen Beraters. Das bleibt Ihnen freigestellt.

Auch wenn viele Zertifizierungsstellen selbst weder beraten noch geeignete Berater vermitteln, helfen Sie Ihnen doch bei der Planung des Zertifizierungsverfahrens. Denn das Verfahren soll ja schließlich in Abstimmung mit Ihnen durchgeführt werden. Es ist daher sinnvoll, frühzeitig mit der Zertifizierungsstelle Kontakt aufzunehmen. Warten Sie nicht erst, bis Ihr Qualitätsmanagement-System vollständig aufgebaut ist. So ersparen Sie sich mitunter böse Überraschungen.

3. Schritt zum Qualitätsmanagement-System im Planungsbüro

Wenn Sie bei Schritt 3 angekommen sind, haben Sie es fast geschafft. Zur Zertifizierung müssen Sie der zuständigen Zertifizierungsstelle ein dokumentiertes QM-System in Form eines Qualitätsmanagement-Handbuchs und der dazugehörigen Unterlagen vorlegen. Alle Unterlagen werden auf Vollständigkeit und Übereinstimmung mit den oben genannten Normen geprüft.

Ist das Ergebnis positiv, kommt ein anerkannter Auditor, dessen Qualifizierung durch eine eigene Norm geregelt ist, zu Ihnen ins Planungsbüro. Hier begutachtet er die Umsetzung der dokumentierten QM-Maßnahmen vor Ort.

Kommt der Auditor zu dem Schluss, dass das Qualitätsmanagement-System erfolgreich in die Strukturen Ihres Planungsbüros integriert wurde, wird das Zertifikat erteilt. Dann haben Sie es geschafft!

Qualitätsmanagement-System im Planungsbüro eingeführt: Und jetzt?

Natürlich gibt ein Qualitätsmanagement-Zertifikat weder dem Planer noch dem Bauherrn die Gewährleistung für eine mangelfreie Bauausführung. Auch liefert derjenige, der ein QM-System nutzt, nicht automatisch eine gute Bauwerksqualität ab.

Dennoch kann die Einführung eines QM-Systems in Ihrem Planungsbüro eine sinnvolle Unterstützung für gut organisierte Arbeitsabläufe und letztendlich für eine hochwertig ausgeführte Qualität am Bau sein. Mit einer anerkannten Zertifizierung haben Sie echte Wettbewerbsvorteile gegenüber Ihrer Konkurrenz.

Auch durch das richtige Wissensmanagement in Ihrem Planungsbüro können Sie sich klare Wettbewerbsvorteile erarbeiten. In unserem Blogbeitrag Wissensmanagement für Fortgeschrittene – Teil 1 erfahren Sie mehr.

KOBOLD und Qualitätsmanagement-Systeme im Planungsbüro

Wir von KOBOLD halten die Optimierung von Arbeitsprozessen für sehr wichtig. Deswegen haben wir eine ganzheitliche Software-Lösung entwickelt, die Sie täglich von Büromanagement-Aufgaben bis zum Projektcontrolling unterstützt.

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Wir beraten Sie gern!

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