Bauprojekte werden für Architekturbüros immer komplexer, da die technischen, rechtlichen und organisatorischen Anforderungen kontinuierlich steigen. Das führt immer häufiger zu Terminverzögerungen, seien diese selbst- oder durch das Zutun Dritter verschuldet.
Hier empfiehlt sich frühzeitiges Gegensteuern, um finanzielle Risiken und späteren Ärger mit Bauherrn zu vermeiden. Wenn Sie aber mehr Arbeit in die Projektorganisation Ihres Architekturbüros stecken müssen, sollten Sie sich das auch bezahlen lassen: Vereinbaren Sie mit den Auftraggebenden eine Prämienzahlung, wenn Sie die vereinbarten Terminziele erfüllen oder gar übererfüllen.
Wir erklären, worauf Sie als Architekturbüro bei der Projektorganisation mit Prämienmodellen achten sollten.
Projektorganisation im Architekturbüro als Herausforderung
Die zunehmenden Anforderungen in der Baubranche führen vermehrt zu längeren Projektlaufzeiten. Häufig wurden im Rahmen der Projektplanung nicht alle projektrelevanten Faktoren richtig erkannt und hinreichend einkalkuliert. Dementsprechend verzögern sich die einzelnen Bauabschnitte und damit das gesamte Projekt. Das ist ärgerlich, sowohl für Architekturbüros als auch für Bauherren.
Bessere Projektorganisation im Architekturbüro als gemeinsames Ziel
Doch was können Sie tun, um diese Probleme von vorneherein zu vermeiden? Ganz einfach, Sie können einerseits mehr Zeit und Aufwand in eine fundierte Projektorganisation stecken. Andererseits können Sie als Architekturbüro für alle baubeteiligten Dienstleister Anreize schaffen, den gesteckten Terminplan auch einzuhalten.
Um die terminliche Einhaltung bei Bauprojekten zu fördern, gibt es zwei Möglichkeiten: Entweder Sie setzen auf Prämienmodelle, welche die Termineinhaltung belohnen oder Sie entscheiden sich für Sanktionierungsmodelle. Das heißt, Sie vereinbaren finanzielle Sanktionsforderungen bei terminlicher Nichteinhaltung.
Lieber Prämienmodelle oder Sanktionierungsmodelle?
Hierauf gibt es eine klare Antwort, da sich ausnahmsweise Wissenschaft und Praxis einmal einig sind: Von Prämienmodellen profitieren alle Beteiligten, während Sanktionsmodelle verstärkt zu Verweigerungshaltungen führen. Harte Terminklauseln in Verbindung mit Schadenersatzforderungen, haben vor allem Abwehrmaßnahmen zur Folge, die für einen reibungslosen und zügigen Projektverlauf nicht förderlich sind. Zumal im Nachhinein Schadenersatzforderungen häufig mit hohem Aufwand und zweifelhaftem Erfolg verbunden sind. Wer will so etwas?
Bessere Projektorganisation im Architekturbüro dank Prämienmodelle
Architekturbüros wie Bauherren fahren mit Prämienmodellen sehr viel besser, da sie motivationale Kraft besitzen und engagierten Einsatz auch belohnen. Daher sind mittlerweile auch Bauherren verstärkt bereit, Ihnen als Ingenieur- oder Architekturbüro für den Mehraufwand einer fundierten Projektorganisation und den Einsatz hochqualifizierter Mitarbeiter, Prämien als Anreiz festzulegen. Letztlich eine Win-Win-Situation für beide Seiten.
Projektorganisation mit den richtigen Prämienzielen
Bei Auswahl und Formulierung der Prämienziele kann man viel falsch machen. Deswegen kommen hier ein paar Tipps, welche Prämienziele sich nicht eignen.
Projektorganisation: Diese Prämienziele eignen sich nicht!
Vermeiden Sie unpräzise, schwammige Prämienvereinbarungen, da diese von jedem Baubeteiligten anders ausgelegt werden. Problematisch ist ein Prämienziel wie bspw. „bauliche Fertigstellung“. Wann genau ist denn baulich etwas fertiggestellt?
Wenn Sie die diesen Begriff nicht mit Inhalten füllen, kann jede Vertragspartei darunter etwas anderes verstehen. Benennen Sie also auch unbedingt die dazugehörigen Fertigstellungsziele, die erreicht werden müssen, damit die Prämie ausgezahlt werden kann.
Ähnlich verhält es sich im Rahmen der Projektorganisation mit dem Begriff „mangelfreie Inbetriebnahme“. Wenn Sie als Architekturbüro das Prämienziel so formulieren, können Sie lange auf eine Auszahlung warten. Denn kleinere Mängel sind bei großen Bauprojekten geradezu normal und nie gänzlich auszuschließen.
Allein durch die unsaubere Formulierung kann die Prämienvoraussetzung niemals erfüllt werden.
Vereinbaren Sie lieber bewährte Prämienziele aus der Praxis
Folgende Prämienziele haben sich bereits in der Baubranche bewährt und sind in der Projektorganisation vieler Architekturbüros etabliert:
1. Prämienziel: Einreichung vollständiger Bauantrag
Das Prämienziel „Einreichung des vollständigen Bauantrags“ ist erreicht, wenn die vollständigen Genehmigungsunterlagen bei dem zuständigen Amt eingereicht worden sind. Dieser Zeitpunkt ist eindeutig und nachweisbar zu bestimmen und deshalb als Prämienziel sehr geeignet.
Darüber hinaus ist der Bauantrag ein wesentlicher Meilenstein in der Projektorganisation für Architekturbüros. Häufig wird nämlich übersehen, dass es bei meisten großen Bauprojekte genau hier zu den ersten großen Verzögerungen kommt: Denn die Bearbeitungsfristen beginnen bei den Ämtern erst zu laufen, wenn alle Unterlagen vollständig vorliegen.
Ein schöner Nebeneffekt dieses Prämienziels ist es übrigens, dass sich alle an der Projektplanung Beteiligten zeitig informieren, welche Antragsunterlagen beim zuständigen Bauamt eingereicht werden müssen. Das spart später viel Zusatzaufwand und Ärger.
2. Prämienziel: Freigabe der brandschutztechnischen Einrichtungen
Das Prämienziel „Freigabe der brandschutztechnischen Einrichtungen“ durch die Prüfsachverständigen ist ebenfalls ein wichtiger Meilenstein in der Projektorganisation – besonders bei gewerblichen Projekten.
Die Freigabe durch die Prüfsachverständigen für Brandschutz ist meist die Voraussetzung für die Inbetriebnahme des Gebäudes o.ä..
Bautechnische Mängel sind hier weniger relevant, weil sie während des bestimmungsgemäßen Betriebs noch nachgearbeitet werden können.
3. Prämienziel: Erfolgreiche bestimmungsgemäße Inbetriebnahme
Auch das Prämienziel „erfolgreiche bestimmungsgemäße Inbetriebnahme“ eines Gebäudes o.ä. ist ein präziser, eindeutig zu bestimmender Zeitpunkt und orientiert sich am für den Bauherrn wichtigsten Termin. Deswegen findet dieses Prämienziel in der Projektorganisation von Planungs- und Architekturbüros auch weite Verbreitung.
Alternativ könnte Sie auch noch den Begriff „erfolgreiche Erreichung der Nutzungsaufnahme- und Bezugsfähigkeit inkl. Nutzungsgenehmigung durch die Bauaufsichtsbehörde“ als Prämienziel verwenden.
5 Kriterien für erfolgreiche Prämienvereinbarung in der Projektorganisation
Damit das zwischen Bauherrn und Architekturbüro vereinbarte Prämienmodell auch motivational wirksam und betriebswirtschaftlich erfolgreich sein kann, müssen darüber hinaus folgende Kriterien erfüllt sein:
- realistische Terminziele setzen (Aussichtlosigkeit motiviert nicht!)
- präsize, eindeutige Formulierung wählen (Objektivierbarkeit)
- attraktive Prämienhöhe setzen (im Verhältnis zum Mehraufwand)
- Einbindung anderer Projektbeteiligter mit terminlichen Prämienzielen
- Prämienregelungen gemeinsam mit Bauherrn festlegen
Sofern Sie als Architekturbüro diese Punkte beherzigen und sich an den bewährten Prämienzielen aus der Praxis orientieren, sollte einer erfolgreichen Projektorganisation, die allen Beteiligten Vorteile bietet, nichts im Wege stehen.
Doch manchmal hilft auch selbst die beste Projektplanung nichts, wenn sich die Projektabläufe durch unvorhergesehene Ereignisse oder Zutun Dritter verzögern. Wie Sie bei unverschuldeten Bauzeitverlängerungen Ihren Anspruch auf Zusatzhonorar geltend machen, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.
Gute Projektorganisation im Architekturbüro geht mit KOBOLD
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