Nicht eingehaltene Termine sind eins der häufigsten Ärgernisse zwischen Architekt und Bauherr. Und wer ist angeblich schuld? Natürlich Sie!
Dabei ist dem Bauherrn oft nicht bewusst, dass er selbst durch falsche oder nicht getroffene Entscheidungen den Bauablauf maßgeblich verzögert. Auch nicht rechtzeitig erbrachte Leistungen von Projektbeteiligten oder zeitaufwendige Genehmigungsverfahren der Behörden sind eine häufige Ursache. Ein Projektplan für Architekten kann helfen, indem er für mehr Transparenz sorgt.
Wir zeigen Ihnen, wie Sie als Architekt in 7 Schritten zu einem einfachen, aber effektiven Projektplan gelangen.
Was bringt ein Projektplan für Architekten?
Eine transparente und faire Arbeitsatmosphäre zwischen Ihnen als Architekt und dem Bauherrn zu schaffen, ist Sinn und Zweck eines einfachen Projektplans. Sie legen eine fundierte Grundlage für eine sachlich-realistische Einschätzung des Bauprojekts in Ablauf und Dauer.
Indem Sie in Ihrem Projektplan auch die Abhängigkeiten der einzelnen Projektabschnitte untereinander aufzeigen, sensibilisieren Sie Bauherrn und Projektbeteiligte für eine größere Verantwortungsübernahme im Bauablauf.
Warum ein Projektplan für Architekten keine Projektsteuerung ist
Ein einfacher Projektplan ist vom Umfang her deutlich kleiner als eine Projektsteuerung nach § 31 HOAI. Denn hierbei geht es „nur“ um eine Visualisierung von Zuständig- und Abhängigkeiten.
Eine richtige Projektsteuerung mithilfe eines Zeit- und Organisationsplans als Besondere Leistung im Rahmen der Leistungsphase 2 der HOAI ist hier nicht gemeint.
TIPP: Natürlich können Sie mit Ihrem Bauherrn vorab klären, ob eine solche Zusatzleistung als Besondere Leistung erwünscht ist und ihm dafür ein Angebot machen. Das ist dann aber vom Umfang her etwas ganz anderes als ein einfacher Projektplan für Architekten.
Ein Projektplan für Architekten hilft in folgenden Fällen:
- Klärung von Zuständigkeit und Verantwortung
- Festlegung der Rahmentermine des Bauprojekts
- Einhaltung des richtigen Projektablaufs
- Aufzeigen der Konsequenzen falscher oder nicht getroffener Entscheidungen des Bauherrn
- Aufzeigen der Konsequenzen nicht eingehaltener Terminvorgaben von Projektbeteiligten
- Beitrag zur Objektüberwachung gemäß HOAI Leistungsphase 8
Projektplan für Architekten: Das ist vorab mit dem Bauherrn zu klären
Für einen möglichst guten Einstieg in Ihren Projektplan für Architekten und eine optimale Kooperation mit dem Bauherrn empfiehlt es sich, ein paar Dinge im Vorhinein zu besprechen:
- Ist der Projektabschluss die Gebrauchsabnahme oder der Bezugstermin?
- Bis wann spätestens muss dieses Projektziel erreicht werden?
- Welche Entscheidungen muss der Bauherr auf dem Weg dahin treffen?
- Wie lange hat er jeweils dafür Zeit?
- In welchen (regelmäßigen) Abständen verpflichten Sie sich, den Projektplan zu aktualisieren?
Wenn das geklärt ist, können Sie mit Ihrem Projektplan für Architekten loslegen.
1. Schritt: Projektplan für Architekten nicht zu kleinteilig planen
Wir ermutigen Sie, in Ihren ersten Projektplan für Architekten, nur die „großen“ Projektvorgänge aufzunehmen. Fangen Sie mit wenigen, großen Aufgaben und Vorgängen an; denn das ist besser, als sich bei den ersten beiden Leistungsphasen gleich zu verzetteln und dann entnervt hinzuwerfen. Sie können den Projektplan für Architekten immer auch on-the-fly verbessern und weiter ausbauen.
2. Schritt: Projektplan für Architekten als Balkenplan umsetzen
Wir empfehlen für Ihren Projektplan am besten einen sog. Balkenplan oder auch Gantt-Diagramm zu nutzen. Damit können Sie sehr übersichtlich die zeitliche Abfolge inklusive der dazugehörigen logischen Abhängigkeiten als Balken auf einer Zeitachse darstellen.
Weitere Informationen und auch kostenlose Vorlagen oder Online-Tools zu Balkenplänen/Gantt-Diagrammen finden Sie beispielsweise bei Wikipedia.
3. Schritt: Aufgaben und Vorgänge für Projektplan bestimmen
Um die Aufgaben und Vorgänge im Projektplan für Architekten zu konkretisieren, müssen Sie diese zuerst klar bestimmen und benennen. Die Leistungsphasen der HOAI können Ihnen als Orientierung dienen.
Darüber hinaus sollte klar erfasst werden:
- Wie lange wird die jeweilige Aufgabe voraussichtlich dauern?
- Wer führt die Leistung aus?
- Wer ist verantwortlich für die Abnahme?
- Bis wann muss eine Entscheidung getroffen werden, damit die Weiterverarbeitung nicht stagniert?
Unterschied zwischen Projektplan und Bauablaufplan
Der Projektplan für Architekten verwendet die gleichen Elemente wie ein Bauablaufplan. Im Unterschied zu Letzterem setzt er aber bereits mit Leistungsphase 1 ein. Dadurch visualisiert der Projektplan für Architekten auch den gesamten Projektverlauf, d.h. auch die Verantwortung und Zuständigkeiten der Projektbeteiligten im Vorfeld der Bauausführung sowie nach Nutzungsbeginn.
4. Schritt: Im Projektplan für Architekten Verknüpfungen anlegen
Damit Sie Konsequenzen aus falschen oder verzögerten Entscheidungen im Projektplan berücksichtigen können, müssen Sie die logische Abhängigkeit zwischen zwei oder mehr Aufgaben/Vorgängen direkt abbilden. Das sind die sog. Verknüpfungen, ein zentraler Bestandteil von Gantt-Diagrammen.
Auch wenn das auf den ersten Blick einfach klingt, werden einzelne Verknüpfungen leider häufig vergessen. So kann bspw. durch eine fehlende Entscheidung des Bauherrn zur Lage der Badarmaturen das Bad nicht fertig gestellt werden. Wodurch sich wiederum die Fertigstellung des gesamten Bauprojekts verzögern kann. Der Domino-Effekt ist quasi vorprogrammiert.
Wenn Sie alle Vorgänge richtig verknüpft haben, können Sie in Ihrem Projektplan für Architekten die Terminverschiebung der nachfolgenden Vorgänge sofort ablesen.
5. Schritt: Meilensteine im Projektplan für Architekten richtig setzen
Der sog. Meilenstein ist eins der wichtigsten Elemente im Projektplan für Architekten. Darunter versteht man Teilziele im Projektablauf und zwar solche, die
als feste, unverrückbar angesehene Termine im Projektplan fungieren. Diese werden im Giantt-Diagramm extra visualisiert, um sie deutlich hervorzuheben. Bekannte Meilensteine bei Bauprojekten sind bspw. der Einreichungstermin für die Genehmigungsplanung oder der Bezugstermin.
Wichtig bei der Festlegung von Meilensteinen ist nicht der Beginn einer Aufgabe bzw. eines Vorgangs, sondern der Abschluss: Der Bauherr will bspw. im neuen Haus wohnen und nicht den Bauarbeiten zusehen. Deswegen muss der Meilenstein „Bezugstermin“ als Ende des Vorgangs „Gebrauchsabnahme“ gesetzt werden.
6. Schritt: Kategorisierungen im Projektplan für Architekten nutzen
Der sog. Sammelvorgang fasst verwandte oder zueinander gehörige Aufgaben und Vorgänge unter einer Oberkategorie zusammen. Also bspw. könnte man die Einzelaufgaben Analyse und Zielkatalogbestimmung, Erstellung Planungskonzept, Genehmigungsfähigkeitsprüfung usw. alle unter der Oberkategorie „Vorplanung“ subsummieren.
In digitalen Tools zu Chantt-Diagrammen lassen sich diese Oberkategorien auch häufig schnell auf- oder zuklappen. Dadurch erhält Ihr Projektplan für Architekten eine Art Zwischenüberschriften, die für mehr Übersichtlichkeit sorgen.
7. Schritt: Alle Leistungen im Projektplan für Architekten festhalten
Zu guter Letzt sollten Sie Ihren Projektplan für Architekten daraufhin prüfen, ob Sie wirklich alle relevanten Leistungen von allen Projektbeteiligten eingefügt haben.
Denken Sie dabei auch besonders an:
- alle Aufgaben der eingeschalteten Fachplaner
- die Genehmigungsverfahren samt Entscheidungen von Behörden
- sämtliche Entscheidungen/Abnahmen des Bauherrn
- gegebenenfalls noch die Zustimmung von Anwohnern o.ä.
Fazit: Mit dem Projektplan für Architekten fällt die Einhaltung der Ziele leichter
Mit dem Projektplan haben Sie eine einfache Darstellung, die dem Bauherrn eindrucksvoll zeigt, was Ihre Leistungen als Architekt sind und von welchen Leistungen anderer Projektbeteiligter Sie abhängig sind – und umgekehrt.
Dadurch erhöht sich die Bereitschaft aller Projektbeteiligten die terminkritischen Aufgaben konsequent abzuarbeiten. Denn niemand ist gern der Bremsklotz im System. Die Chancen für die Einhaltung des geplanten Projektziels steigen.
Die fristgerechte Einhaltung von Projektzielen können Sie sich im Übrigen auch vom Bauherrn bezahlen lassen. Lesen Sie doch dazu unseren Blogbeitrag über Prämienmodelle.
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