Controlling Systeme in Planungsbüros
Immer noch gibt es Planungsbüros, die ihre Projekte nach Bauchgefühl
bewerten und auf kein verlässliches Zahlenmaterial zurückgreifen. Doch mit Bauchgefühl allein sind weder die Projekte noch das Büro zu steuern. Auch ist dabei nicht ersichtlich, mit welchem Projekt das Planungsbüro Gewinn erwirtschaftet und bei welchem es zulegt. Der Einsatz einer professionellen Controlling Software unterstützt hier Architekten und Ingenieure, ihre wirtschaftlichen Ziele zu erreichen.
Teilweise herrscht bei Planungsbüros Unsicherheit darüber, wie wirtschaftlich einzelne Projekte sind und wie viele Stunden bei den einzelnen Leistungsphasen aufgewendet werden dürfen. Daher beschäftigen sich viele Büroinhaber mit Themen wie Vorkalkulation, Budgetierung und Erfassung von Projektständen.
Ein Controlling-programm kann auf Basis der Projekthistorie verlässliches Zahlenmaterial bieten, damit Projekte, und letztendlich das Planungsbüro, optimal gesteuert werden können. Dazu überprüft die Software bereits abgewickelte Projekte und berechnet, wie viele Stunden mit welchen Stundensätzen in welcher Höhe von Leistungsphase zu Leistungsphase in der Vergangenheit aufgewandt wurden. Liegt dabei eine exakte Zeiterfassung vor, liefert das Programm belastbare Werte für die Vorkalkulation.
Exakte Stundensätze von der Software ermitteln lassen
Dazu müssen alle Gehälter für alle Mitarbeiter im System hinterlegt sein, so dass das System auf exakt berechnete Mitarbeiter-Stundensätze zurückgreifen kann. Viele Büros arbeiten nur mit einem durchschnittlichen Bürostundensatz bei der Planung ihrer Projekte. Dabei wird außer Acht gelassen, dass der tatsächlich benötigte Stundensatz das Mittel von mitarbeiterbezogenem Stundensatz und Gemeinkosten in einer jeweiligen Projektphase darstellt. Damit die Software exakte Zeitvorgabenerrechnen kann, sind korrekte Grunddaten auf Mitarbeiterebene erforderlich. Dazu sind jedoch erst einmal für jeden Mitarbeiter die Stundensätze auf Basis des Bruttogehaltes inklusive des Gemeinkostenfaktors einzugeben. In den Gemeinkosten sind die Unternehmenssachkosten wie Büromiete, Versicherungsbeiträge, Fahrzeugkosten etc., d.h. alle nicht einem Projekt direkt zuordenbare Kosten, aber auch Rückstellungen für Investitionen und Versicherungsbeiträge enthalten. Der Gemeinkostenfaktor ist hierbei der Zuschlag auf den mitarbeiterbezogenen Stundensatz und ermöglicht eine Zurechnung der Gemeinkosten nach dem Verursachungsprinzip. In der Controlling-Software „KOBOLD CONTROL“ wird der Gemeinkostenzuschlag, z.B. über die Erfassung der Gesamtstunden und der Gemeinkosten, automatisch ermittelt, ohne dass der Anwender einen zusätzlichen Aufwand hat.
Budgets für Leistungsphasen bilden
Liegt das Zahlenmaterial vor, so können dann Budgets für die jeweiligen Leistungsphasen gebildet werden. Darauf aufbauend sind die Sollstunden zu ermitteln, die die Software über den Stundensatz der zugewiesenen Mitarbeiter errechnet. Im Laufe des Projektfortschritts weisen die Mitarbeiter ihre geleisteten Stunden den jeweiligen Leistungsphasen zu und die Projektleiter bewerten die Leistungsstände. Dies sind die Voraussetzungen, um zu erfahren, in welchen Leistungsphasen das Büro Geld verdient und in welchen es draufzahlt.
Im Planungsbüro arbeiten die Mitarbeiter auf unterschiedliche Weise mit der Bürosoftware. So nimmt in der Regel der Büroinhaber die Vorkalkulation vor, und die Projektleiter steuern die Projekte. Dazu geben sie regelmäßig den Leistungsstand ein und haben Zugriff auf die Auswertungen ihrer Projekte genauso wie die Geschäftsführung. Jeder einzelne Mitarbeiter gibt seine Stunden auf die entsprechenden Leistungsphasen der Projekte ab. Moderne Systeme sehen für die unterschiedlichen Tätigkeiten Rollen vor, um die im Unternehmen existierende Hierarchie mit ihren Verantwortungsbereichen flexibel abzudecken. Diese besteht aus der Geschäftsführung, vielleicht dem Controller, bei größeren Büros existiert eine Teamleiterebene, der Teamleiter steuert wiederum mehrere Projektleiter, der wiederum sein Team mit Planern und Zeichner.
In „KOBOLD CONTROL“ kann z.B. detailliert festgelegt werden, wer, d.h. welche Rolle, auf welche Auswertungen Zugriff hat. So kann etwa der Projektleiter Auswertungen nur über seine Projekte fahren, der Teamleiter Auswertungen über alle Projekte, die seinen Teamleitern zugeordnet sind und die Geschäftsführung hat alle Rechte.
Projektmanagement Prozesse etablieren
Um aussagekräftige Auswertungen zu erhalten, werden spezielle Informationen benötigt. Doch dazu müssen als erstes entsprechende Prozesse in den Planungsbüros implementiert werden. Die Projektleiter sollten abhängig von der Projektlaufzeit wöchentlich oder spätestens alle zwei Wochen ihre Projekte bewerten, indem sie prozentual den Leistungsstand der relevanten Leistungsphasen im System dokumentieren, um diesen in Bezug zum tatsächlichen Wertschätzungsstand setzen zu können. Darüber hinaus sind die Projekte in regelmäßig stattfindenden Besprechungen zu bewerten. Als Basis dazu dienen die Auswertungen der Controlling-software, um z.B. bei Abweichungen die Projekte genauestens analysieren und entsprechende Gegenmaßnahmen einleiten zu können.
Erkenntnisse erlangen
Controlling bedeutet erkennen und verändern. Die Informationen müssen rechtzeitig vorliegen, damit bei Schieflagen korrigiert werden kann. So können Büroinhaber daraus die Erkenntnis gewinnen, dass der Projektgewinn nicht so hoch wie geplant ist und die Gegebenheiten daraufhin analysieren. Vielleicht stimmt die Projektstruktur nicht oder es müssen die Stundensätze, die das Planungsbüro für die Mitarbeiter ansetzt, erhöht werden. Die Bürosoftware für Projektmanagement und Projektcontrolling kann explizit berechnen, was als internes Minimum anzusetzen ist. Mit einem minimalen Aufwand geht die Geschäftsführung oder der Controller monatlich die Auswertungen durch und veranlasst aufgrund der erbrachten Leistungen, welche Summen den Auftraggebern in Rechnung gestellt werden.
Bei einigen Büros fällt die Berechnung der besonderen Leistungen unter den Tisch, da diese nicht dokumentiert werden und somit nicht in Rechnung gestellt werden können. Das passiert mit einem Controlling-Programm nicht. Dieses kann auf Basis von verlässlichem Zahlenmaterial die Inhaber respektive Geschäftsführer in die Lage versetzen, ihre Projekte optimal zu steuern und Gewinne zu erwirtschaften.
