Controlling auch für kleine Ingenieurbüros unverzichtbar

Dass das Thema professionelles Controlling für größere Architektur- und Ingenieurbüros aktueller denn je ist, ist unbestritten. Bei Mitarbeiterzahlen von 20 und mehr ist ein auf handschriftlichen Aufzeichnungen basierendes System kaum noch anzutreffen und das altbewährte Excel stößt an seine Grenzen. Dies erkennen die größeren Planungsbüros mehr und mehr und schaffen sich professionelle Controlling-Systeme an.

Doch benötigt der „Einzelkämpfer“ oder das Büro mit fünf Mitarbeitern ein professionelles System?Rechtfertigt der Nutzen die Investition? Excel als Tabellenkalkulation lässt nur eine eindimensionale Nutzung der eingegebenen Daten zu. Professionelle

Controlling-systeme, die auf einer Datenbank beruhen, können die einmal eingegebenen Daten unter den unterschiedlichsten Gesichtspunkten auf Knopfdruck auswerten. Dies können zum Beispiel Auswertungen über Honorar / Budget im Vergleich zu Kosten und Projektstand sein. Um den Nutzen zu beurteilen, stellen wir im Folgenden die Kosten in Zahlen und den Nutzen in Erfahrungswerten gegenüber.

Ermittlung der Kosten

Die Kosten für ein Controlling-System lassen sich schnell ermitteln. Der Grundpreis bzw. Anschaffungspreis der Bürosoftware mit Lizenzgebühren für die Anzahl der Nutzer. Hinzu kommen die Kosten für die Einrichtung des Programms und die Unterweisung der Nutzer.

Pro Jahr fallen weitere 9% des Listenpreises für einen Servicevertrag, dieser berechtigt zum dauerhaften Bezug neuer Programmversionen, sowie weitere 9% für die Nutzung der Hotline an.

Bewertung der Nutzenseite

Eine gute Bürosoftware für Architekten und Ingenieure wird eine einfache Eingabe- und Auswertungsmöglichkeit für Sonderleistungen und Nebenkosten bereitstellen. Dies ist erfahrungsgemäß in vielen Büros eine Schwachstelle. Oftmals fehlt eine Kommunikationsplattform vom Mitarbeiter zum Inhaber und ein Aufzeichnungskonzept für diese Leistungen. Damit gehen hochgradig geldwerte Informationen verloren. Ein weiterer Aspekt ist die hohe

Nachweisfähigkeit, die ein Datenbanksystem liefert. Einem Datenbankausdruck über erbrachte Sonderleistungen und Nebenkosten wird ein Auftraggeber in der Regel vertrauen. Damit lässt sich feststellen, dass sich die Wahrscheinlichkeit der Berechnung sowie der gelungene Nachweis von Sonderleistungen mit einem Controlling-System wesentlich erhöhen. In einem von uns durchgeführten Controlling-Seminar berichtete ein Teilnehmer, der bereits mit einem professionellen Tool arbeitete, von einem Mehrerlös von 15.000 € allein in einem Projekt durch die Vorlage einer Datenbank-Auswertung mit den erbrachten Sonderleistungen. Ein anderer Teilnehmer, Inhaber eines 3-köpfigen Büros erzählte, dass er bereits im Einführungsjahr des Controllingsystems 9.000 € an Nebenkosten den Auftraggebern in Rechnung stellen konnte. Dieser Betrag wäre ohne System unter den Tisch gefallen.

Weg vom Bauchgefühl hin zu Daten und Fakten

Auch haben wir in unseren Controlling-Seminaren immer wieder gehört, wie die Inhaber darüber klagten, nicht genau zu wissen, ob sich ein bestimmtes Projekt oder sogar ganze Projektarten überhaupt lohnen. Wir sprechen hier also nicht nur von einem Einzelprojekt, sondern von einer Projektkategorie. Ein gutes Controlling-System wird hier in zweifacher Weise hilfreich sein. Zum einen liefert

es eine klare Aussage, wie erfolgreich diese Projektkategorien in der Vergangenheit tatsächlich waren. Damit geht es weg vom Bauchgefühl hin zu klaren Daten und Fakten. Zum anderen wird es auch eine auf die Zukunft gerichtete Aussage machen. Und zwar, welche Mindestkonditionen zukünftig anzusetzen sind, damit ein bestimmter Ertrag erwirtschaftet werden kann. Lassen sich diese Konditionen nicht am Markt durchsetzen, kann es nur heißen:

Finger weg von diesen Projekten. Eine Erkenntnis, die oftmals sicherlich schwer umzusetzen sein mag, aber gerade wegen ihres schweren Gewichts auch fundiert begründet sein will.

Neben dem Aspekt des Zeitnachweises für Sonderleistungen gibt es einen weiteren Grund für ein Controlling- System in Bezug auf den Zeitnachweis. Viele oder vielleicht sogar nahezu alle Architektur-, und Ingenieurbüros haben die Schwierigkeit, eine Leistungsphase konsequent abzuschließen. Idealerweise schließt die Entwurfsphase mit einer Freigabe des Auftraggebers ab. Nachträgliche Änderungen am Entwurfskonzept in der Ausführungsphase wären dann als Nachträge zu behandeln und gesondert zu honorieren. Erfahrene

Auftraggeber lassen sich auf solche formalen Akte in der Regel nicht ein. Die Konsequenz: Der Planer ändert und ändert und ändert die Pläne, ohne einen zusätzlichen Honoraranspruch zu generieren. Das Projekt wandert allmählich in die Kategorie „Verlustbringer“. Am Ende wird das Projekt irgendwie zu Ende gebracht und keiner ist so recht zufrieden.

Ein Controlling-System kann hierbei sicherlich nicht die mangelnde Kommunikation ersetzen, aber helfen, dafür die Grundlagen zu schaffen. Läuft das Projekt aus dem Ruder, weiß der Projektleiter, dass ein Grundsatzgespräch innerhalb des Büros und / oder mit dem Auftraggeber ansteht. Dies kann der Fall sein, wenn der Projektzeitverbrauch in einer Leistungsphase (z. B. 50% der budgetierten Projektzeit ist bereits verbraucht) und der Projektfertigstellungsgrad auf Basis der Leistungsphase (das Projekt ist z. B. erst zu 40% fertig gestellt) auseinanderklaffen. Der Projektleiter kann dem Auftraggeber eine Datenbankauswertung vorlegen. Aus dieser geht hervor, wie viele Stunden und damit letztlich Kosten durch Umplanungen des Auftraggebers bislang entstanden sind und nicht weiterberechnet wurden (ein wenig Goodwill ist ja durchaus angebracht, aber bitte nicht bis zur Selbstaufgabe!). Das kann für die weitere Verhandlung enorm hilfreich sein.

In diesem Zusammenhang noch eine Anmerkung: Nach unserer Erfahrung mit Auftraggebern besteht absolut nicht der Wunsch, den Planer in den Ruin zu treiben. Hier lautet das Motto eher „Gutes Geld für gute Planung!“. Man ist bereit, für eine gute Leistung auch das entsprechende Honorar zu zahlen. Ist der Projektleiter also in der Lage, den betriebenen Aufwand zweifelsfrei nachzuweisen, wird dieser damit auch automatisch eine gute Verhandlungsposition haben. Und dabei gilt dasselbe, wie bereits oben ausgeführt:

Ein Datenbankausdruck wirkt einfach professioneller und letztlich glaubwürdiger als eine handgeschriebene Liste oder ein Excel-Ausdruck und ist auf jeden Fall auch schneller zu erstellen.