Viele Planungsbüros verschenken Geld. Denn sie verzichten darauf, ein leistungsgerechtes Honorar für Planungsänderungen abzurechnen. Und dass, obwohl Planungsänderungen als anrechenbare Kosten in der HOAI geregelt sind.
Doch wie lassen sich Planungsoptimierungen von zu vergütender Planungsänderung abgrenzen? Und warum sind die von Auftraggebern gewünschten Planungsoptimierungen in der Realität meist vergütungspflichtige Planungsänderungen?
Wir erklären die Unterschiede und erläutern, wie Sie einfach und schnell zu einer leistungsgerechten Abrechnung von Planungsänderungen gelangen. Ohne Honorarverluste.
Planungsoptimierung oder Planungsänderung: Was sind laut HOAI anrechenbare Kosten?
Planungsänderungen sind in der HOAI 2013 eindeutig als anrechenbare Kosten geregelt und dienen dem Schutz der Ingenieure und Architekten vor unzulässigen, da unbezahlten Zusatzforderungen des Bauherrn. Das ist der entscheidende Unterschied zwischen Planungsänderungen und Planungsoptimierungen.
Doch wie lässt sich das Eine vom Anderen unterscheiden? Wie können Sie als Planer diese Thematik möglichst konfliktfrei mit dem Bauherrn regeln?
Schauen wir zuerst einmal, wo die Unterschiede aus Sicht des Gesetzgebers in Sachen anrechenbare Kosten liegen.
Was versteht die HOAI unter einer Planungsoptimierung?
Im Gegensatz zur Planungsänderung als anrechenbare Kosten in der HOAI handelt es sich um eine Planungsoptimierung, wenn ein Änderungsvorschlag des Bauherrn nicht dazu führt, dass die Planung aufgrund geänderter Planungsziele überarbeitet werden muss.
Anders gesagt: Eine bloße Planungsoptimierung liegt dann vor, wenn kein nachträglicher Eingriff in einen bereits abgestimmten Planungsstand erfolgt. Das ist eindeutig der Fall, wenn bspw. Pläne nicht neu erstellt werden müssen.
Was versteht die HOAI unter einer Planungsänderung?
Eine Planungsänderung mit anrechenbaren Kosten im Sinne der HOAI 2013 liegt dann vor, wenn aufgrund einer Anordnung des Bauherrn ein bereits abgestimmter Planungsstand noch einmal geändert werden muss.
Anders gesagt: Liegt eine Änderung von Planungszielen vor, die eine Überarbeitung bereits erbrach¬ter Planungsleistungen notwendig macht, handelt es sich um eine vergütungspflichtige Zusatzleistung.
Immer dann, wenn Baupläne von Architekten oder Ingenieuren neu erstellt werden müssen, ist das der Fall.
Planungsänderung als anrechenbare Kosten: Wie sieht es in der Realität aus?
De facto agieren viele Auftraggeber in Sachen Planungsänderungen so, als handele es sich lediglich um Planungsoptimierungen. Ob nun aus Unwissenheit oder anderen Gründen, soll hier nicht entschieden werden.
Klar ist nur, dass sich aus dem Ringen um Planungsänderungen als anrechenbare Kosten versus bloße Planungsoptimierungen ohne Zusatzhonorar ein häufiges Streitpotential ergibt. Was können Sie also tun, um dieses Konfliktpotential frühzeitig zu entschärfen und zu Ihren Gunsten zu entscheiden?
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Die Lösung: Planungsoptimierung von Planungsänderung als anrechenbare Kosten vertraglich abgrenzen
Um Unstimmigkeiten am Bau zwischen Ihnen als Planer und dem Bauherrn aus dem Weg zu gehen, ist es sinnvoll, diese vertraglich zu regeln. Dabei ist auch eine Klarstellung zur Abstimmung von Planungsständen zwischen Planer und Auftraggeber sinnvoll. Denn der Begriff „abgestimmter Planungsstand“ ist, wie bereits oben erwähnt, bei der Ermittlung von Planungsänderungen zentral.
Obwohl die HOAI Planungsänderungen deutlich von bloßen -optimierungen abgrenzt, kann eine zusätzliche Regelung im Vertrag Transparenz bringen und späteres Konfliktpotential bereits im Keim ersticken.
Vorschlag zur Regelung von Planungsänderungen als anrechenbare Kosten zusätzlich zur HOAI
Eine zusätzliche vertragliche Klausel zur Abgrenzung von anrechenbaren Kosten basiert auf Ihrer Pflicht als Planer, den erreichten Pla¬nungsstand nach Abschluss einer Leistungsphase gemäß HOAI 2013 nicht nur zu dokumentieren, sondern den aktuellen Stand auch dem Bau¬herrn zur Verfügung zu stellen. Eine kurze Zusammenfassung ist dabei hilfreich.
Der Bauherr muss dann den Planungsstand auf Übereinstimmung bzw. Abweichung vom festgelegten Planungsprozess prüfen. Und zwar binnen einer angemessenen Frist. Erfolgt kein expliziter Widerspruch vom Bauherrn gilt die Planungsänderung als freigegeben. Das heißt, sie wird als „abgestimmt“ bestätigt.
Der Abrechnung von Planungsänderungen als anrechenbare Kosten gemäß der HOAI können Sie dann ganz entspannt entgegensehen.
Vertragsklausel zur Planungsoptimierung versus Planungsänderung
Auch wenn die HOAI das bereits tut, empfiehlt es sich trotzdem Planungsänderungen von -optimierungen folgendermaßen zu unterscheiden:
„Planungsänderungen sind im Gegensatz zu bloßen Planungsoptimierungen gesondert zu vergüten, wenn ein Änderungswunsch des Bauherrn dazu führt, dass die Planung aufgrund geänderter Planungsziele überarbeitet werden muss.
Das gilt auch, wenn in oder in einen nach diesem Vertrag bereits abgestimmten Planungsstand nachträglich eingegriffen wird. Spätestens dann, wenn bspw. Baupläne neu erstellt werden müssen.“
Vertragsklausel zur abgestimmten Planung
Auch wenn der Sachverhalt der abgestimmten Planung ebenfalls Teil der HOAI ist, sollte man darauf nochmals folgendermaßen eingehen:
„Nach Abschluss einer Leistungsphase erstellt der verantwortliche Planer einen Bericht, in dem er den Leistungsstand schriftlich dokumentiert und zusammenfasst. Der Bericht muss insbesondere darauf Antwort geben, wie sich der erlangte Bearbeitungsstand zu den Zielvorstel¬lungen des Bauherrn verhält. Alle relevanten Unterlagen sind dem schriftlichen Bericht beizulegen.
Erfolgt durch den Bauherrn kein Widerspruch innerhalb einer Frist von drei Werktagen (ab Zugang des Berichts), so darf der Planer für seine weitere Leistung den durch seinen Bericht dokumentierten Bearbeitungsstand als mit dem Bauherrn abgestimmt betrachten.
Nur in begründeten, d.h. nicht vom Bauherrn verschuldeten Fällen, kann eine Fristverlängerung von maximal 10 Werktage verlangt werden.“
Fazit zur Planungsänderung als anrechenbare Kosten in der HOAI
Auch wenn die HOAI 2013 die Vergütung von Planungsänderungen zu Gunsten von Architekten und Ingenieuren regelt, untermauern zwei zusätzliche Vertragsklauseln Ihre Verhandlungsposition erheblich.
Damit ersparen Sie sich sowohl nachträglichen Streit um anrechenbare Kosten gemäß der HOAI als auch Honorarverluste wegen unbezahlter Zusatzleistungen.
Eine zusätzliche, vertragliche Regelung von Planungsänderungen als anrechenbare Kosten ist umso wichtiger, als die HOAI 2013 in ihrer jetzigen Form wohlmöglich vor dem Aus steht. Lesen Sie mehr dazu in diesem Blogbeitrag.
Haftungsausschluss unseres Informationsangebots
Vor Einsatz der vorgeschlagenen Vertragsklauseln in diesem Blogbeitrag lassen Sie diese bitte durch einen Rechtsanwalt prüfen, da wir im Rahmen unseres Blogs keine Rechtsberatung im eigentlichen Sinne leisten können. Unser Informationsangebot versteht sich ohne Gewähr auf Richtigkeit und Vollständigkeit.
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Dabei können Sie auf alle HOAI Leistungsbilder und Beratungsleistungen zurückgreifen. Auch zusätzliche Leistungen wie Planungsänderungen als anrechenbare Kosten können problemlos erfasst werden.
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