Nachdem wir im ersten Teil des Blogbeitrags ein Basiswissen über Wissensmanagement im Planungsbüro vermittelt haben, soll es im zweiten Teil um kommunikative und technische Methoden zum Aufbau einer Wissenskultur im Unternehmen gehen.
Wichtig ist hier vor allem, sog. Datenfriedhöfe zu vermeiden. Denn die nutzen keinem und binden nur Ressourcen. Deswegen betrachten wir auch zuerst kommunikative Methoden, die ohne technische Voraussetzungen direkt umgesetzt werden können. Dann werfen wir einen Blick auf computergestützte Ansätze, für die keine Extra-Software angeschafft werden muss.
Zum Schluss geben wir Ihnen noch einen Tipp für eine kostenlos nutzbare Wissenssoftware im Planungsbüro.
Wissensmanagement im Planungsbüro versus Datenfriedhof
Jedes moderne Architektur- und Ingenieurbüro steht vor der Herausforderung erworbenes (Erfahrungs)Wissen im Unternehmen zu verteilen und zu fördern. Denn letztlich ist der Aufbau einer funktionierenden Wissenskultur ein wichtiger Baustein für den Unternehmenserfolg.
Allerdings ist es mit dem bloßen digitalen Ablegen und Speichern des Wissensbestandes nicht getan und Nutzung von technischen Tools allein kann nicht die Lösung sein. Denn ohne strategisches Wissensmanagement im Planungsbüro führt das direkt zu den gefürchteten Datenfriedhöfen. Und das bindet nur Zeit und Geld – ohne weiterführenden Nutzen.
Wissensmanagement im Planungsbüro ist kein Selbstzweck
Wissen ist nur dann wertvoll, wenn es angewendet und interaktiv mit anderen in Handlungen umgesetzt wird. Das heißt, es braucht eine funktionierende Wissenskultur, die den gemeinsamen Austausch fördert und strukturiert.
Kommunikative Methoden im Wissensmanagement
In Planungsbüros ist Wissen meist an Personen gebunden und kann nur von diesen weitergegeben werden. Das funktioniert am besten auf Basis einer stabilen Unternehmenskultur. Viele Architektur- und Ingenieurbüros verfolgen bereits ritualisierte Austauschmöglichkeiten wie Betriebsausflüge, Jour fixes, gemeinsame Frühstücks- und Mittagspausen und regelmäßige Vor- und Nachbesprechungen von Projekten. Es gibt aber noch andere Möglichkeiten…
Wissensmanagement im Planungsbüro mit Pecha Kucha
Pecha Kucha ist der Name einer besonderen Präsentationsweise für Projekte, die auf eine schnelle Wissensweitergabe in kurzer Zeit zielt. Man muss dabei seine Präsentationsinhalte auf genau 20 Folien verteilen und diese dürfen maximal 20 Sekunden gezeigt werden. Das ergibt eine maximale Vortragslänge von 6:40 Minuten.
Dadurch werden ausschweifende Präsentationen verhindert und komplexe Sachverhalte auf das Wesentliche reduziert. Das freut die Zuschauer und sorgt für einen kurzen Blick über den eigenen Tellerrand.
Ganz nebenbei werden mit dieser Methode des Wissensmanagements auch die kommunikativen Fähigkeiten der Mitarbeiter verbessert.
Weitere Informationen über Pecha Kutcha gibt es bspw. bei Wikipedia.
Wissensmanagement im Planungsbüro mit Wissenslandkarten
Wissenslandkarten sind ein beliebtes, da effektives Mittel im Wissensmanagement. Damit kann das gesamte (Erfahrungs)Wissen im Planungsbüro grafisch dargestellt werden. So sehen Sie auf den ersten Blick, wo Sie in Sachen Unternehmenswissen bereits gut aufgestellt sind und wo noch Nachbesserungsbedarf besteht.
Es gibt verschiedene Arten von Wissenslandkarten. Beispielsweise können Sie Karten nach bestimmten Fachthemen aufbauen oder nach Leistungsphasen. So sehen Sie sofort, welche Mitarbeiter wofür eingesetzt werden können und wo noch echte Lücken im Wissensmanagement klaffen.
Weitere Informationen über die verschiedenen Wissenslandkarten und ihre Einsatzzwecke finden Sie ebenfalls bei Wikipedia.
Computergestütztes Wissensmanagement im Planungsbüro
Es bieten sich auch verschiedene Ansätze an, um das Wissensmanagement in Ihre bereits im Planungsbüro vorhandene IT-Struktur zu integrieren. Das spart Zeit und Kosten und kann ebenfalls sehr effektiv sein. Wenn man es richtig macht.
Wissensmanagement im Planungsbüro mithilfe eines Blogs
Eine sehr einfache Methode ist das regelmäßige Schreiben eines Büroblogs. Zu wichtigen Fachthemen und Projektabschlüssen oder auch als kurze Zusammenfassung von Fachmessen und Weiterbildungen eigenen sich Beiträge für einen internen Büroblog recht gut. So lässt sich nach und nach ein recht großer und umfangreicher Wissenspool aufbauen, auf den jeder Mitarbeiter Zugriff hat.
Ein Blog setzt technisch gesehen auf einem Content-Management-System (CMS) auf und kann auch als Intranet-Lösung installiert und genutzt werden. Es gibt zahlreiche kostenlose Open-Source-Software, die sich ausgezeichnet dafür eignet. Als Beispiel sei hier nur exemplarisch WordPress genannt.
Projektdatenblätter für das Wissensmanagement im Planungsbüro
Ein beliebtes Mittel im Wissensmanagement gerade in Planungsbüros sind auch die sog. Projektdatenblätter. Sie enthalten alle wichtigen Projektdaten in der Übersicht. Dazu gehören bspw. Bauzeit, Kosten, Leistungsphasen, alle projektbeteiligten Mitarbeiter und Dienstleister mit ihrem jeweiligem Einsatzgebiet, wichtige Zusatzinformationen und besondere Projektschwierigkeiten und ihre Lösungen.
Die Architekten und Ingenieure im Planungsbüro haben damit jederzeit Zugriff auf bereits abgeschlossene Projekte und den damit verbundenen Wissensstand bzw. Ansprechpartner. Das erleichtert auch neuen Mitarbeitern das Auffinden von Referenzprojekten und Ansprechpartnern zu bestimmten Fachthemen. Außerdem entsteht so quasi nebenbei ein einheitliches Projektarchiv. Ein zeitsparender Nebeneffekt bei der Bewerbung bei VGV-Verfahren und Wettbewerben.
Wissensmanagement im Planungsbüro mit Mitarbeiterprofilen
Analog funktionieren im Wissensmanagement auch sog. Mitarbeiterprofile. Das ist letztlich nichts anderes als ein Steckbrief, der Auskunft gibt über die jeweiligen Kompetenzen und Fähigkeiten sowie die abgewickelten Projekte aller Mitarbeiter im Planungsbüro. Besondere Fachkenntnisse und Fortbildungen dürfen hier ebenso wenig fehlen wie Interessen und Wünsche der Mitarbeiter.
Für den Aufbau einer funktionierenden Wissenskultur sollten auch solche Arten von (Erfahrungs)Wissen erfasst werden, die auf den ersten Blick für Projekte im Planungsbüro wenig relevant wirken. Denn bspw. können IT-Kenntnisse in bestimmten Fällen von großem Nutzen sein. Man denke nur an die Installation eines internen Büroblogs.
TIPP: Um auch in Zeiten der Datenschutzgrundverordnung auf der sicheren Seite zu sein, achten Sie darauf, dass die Mitarbeiterprofile nur intern und nur mit Einverständniserklärung des Mitarbeiters zugänglich sind.
Einsatz von Wissenssoftware im Planungsbüro
Neben den bisher erwähnten Ansätzen Im Wissensmanagement gibt es auch noch spezielle Software und Anbieter für den digitalen Wissenstransfer. Das ist häufig mit zusätzlichen Kosten und Aufwand an Installation, Konfiguration und meist auch Wartung verbunden und deshalb nicht jedermanns Sache. Deswegen stellen wir Ihnen hier noch eine kostenlose Open-Source-Variante vor.
Enterprise Wikis für das Wissensmanagement im Planungsbüro
Ein Enterprise Wiki funktioniert ähnlich wie das allgemein bekannte Wikipedia und ist auch als Open-Source-Software verfügbar. Nicht notwendig online, sondern auf Wunsch auch als Intranet-Lösung. Jeder Mitarbeiter kann hier Inhalte einstellen und pflegen. Dazu ist so gut wie kein spezielles technisches Know-how nötig.
Damit Mitarbeiter aus dem Enterprise Wiki einen Nutzen ziehen können, muss eine gute und vor allem plausibel-nachvollziehbare Verschlagwortung gewährleistet sein. Denn nur so ist die (Wieder)Auffindbarkeit von Wissen zu bestimmten Themen gegeben.
Fazit zum Wissensmanagement im Planungsbüro
Für ein erfolgreiches Wissensmanagement im Planungsbüro kann an vielen verschiedenen Stellschrauben gedreht werden. Welche Sie nutzen wollen, bleibt letztlich Ihnen überlassen. Auch kleine Veränderungen im Rahmen Ihrer Möglichkeiten und ein bewusster Umgang mit Wissen als wichtige Ressource ist ein Schritt in die richtige Richtung.
KOBOLD stärkt den Wissenstransfer im Planungsbüro
Eine Büromanagement-Software wie KOBOLD CONTROL ist eine gute Basis für ein solides Wissensmanagement im Planungsbüro. Denn damit lassen sich die vorhandenen Ressourcen besser steuern und optimal einsetzen.
Um Ihnen den Umgang mit unseren Software-Lösungen so einfach wie möglich zu machen, bieten wir regelmäßige Seminare und auch individuelle Schulungen an. Verbunden mit einem schlüssigen Dienstleistungs- und Beratungskonzept. Denn dadurch unterstützen wir unsere Kunden beim Aufbau einer funktionierenden Wissenskultur in Ihrem Planungsbüro.
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