Baubesprechungen, zu denen nicht alle Beteiligte erscheinen oder undurchsichtige Baubesprechungsprotokolle sind bei der Projektorganisation am Bau ein häufiges Ärgernis. Mit diesen Schwierigkeiten haben wohl schon alle erfahrenen Architekten und Ingenieure im Rahmen von Bauprojekten zu tun gehabt. Doch was sind hier geeignete Lösungsstrategien?

Sie können auf dem Grundsatz der Vertragsfreiheit den Architekten- bzw. Ingenieurvertrag so gestalten, dass er gute Regelungen für potentielle Konfliktfälle enthält; beispielsweise den Umgang mit Baubesprechungen und Besprechungsprotokollen. In diesem Blogbeitrag klären wir, welche Konfliktregelungen sinnvoll sind.

Entspannte Projektorganisation am Bau auf Grundlage der Vertragsfreiheit

Der Grundsatz der Vertragsfreiheit ermöglicht es Vertragspartnern, ihre geschäftliche Beziehung rechtlich detailliert, praktikabel und interessensgerecht zu gestalten.

Der Architekten- bzw. Ingenieurvertrag ist dabei die wichtigste juristische Basis dieser Beziehung.
Sinn und Zweck ist es nicht nur, den Vertragsgegenstand und Ihr fachliches Leistungssoll zu regeln. Es ist auch lohnend, dort Umgangsregeln für Fälle zu treffen, die in der Projektorganisation am Bau üblicherweise für Ärger sorgen.

Projektorganisation am Bau: Was sollten Sie regeln?

Auf den Punkt gebracht: Regeln Sie die Situationen und Themen, die üblicherweise immer wieder zu teuren Konflikten in der Projektorganisation am Bau führen. Denn Kosten und Streit braucht keiner.

Es geht nicht darum, komplizierte Vertragsregelungen für alle denkbaren Konfliktfälle zu formulieren. Im Gegenteil, das würde die Architektenverträge nur sinnlos aufblähen. Besser ist es, jeden Vertrag auf das konkrete Projekt und sein finanzielles wie inhaltliches Volumen abzustimmen. Vor allem bei Großprojekten zeigt die Erfahrung, dass bestimmte Regelungen für alle Vertragsparteien stressfreier und kostenschonend auskommen.

Als Architekt oder Ingenieur profitieren Sie davon mehrfach: Sie erlangen wirtschaftliche Vorteile, vermeiden kräftezehrende Auseinandersetzungen bis hin zu zeit- und kostenintensiven gerichtlichen Verfahren. Und vor allem reduzieren Sie Ihren persönlichen Stressfaktor bei der Projektorganisation am Bau.

Projektorganisation am Bau: Welche Situationen sollten Sie regeln?

Als erfahrener Architekt oder Ingenieur können Sie diese Frage aufgrund Ihrer Erfahrungen beantworten: Was waren die teuersten Ärgernisse und Konflikte bei Ihrer Projektorganisation am Bau in den letzten Jahren? Welche hätten sich durch kluge Konfliktregelungen im Vorfeld vermeiden oder zumindest entschärfen lassen? Hier können Sie ansetzen.

Projektorganisation am Bau: Folgende Themen nicht vergessen

Zu immer wiederkehrenden Konflikten bei der Projektorganisation am Bau führen der lasche Umgang mit Baubesprechungen und mit Baubesprechungsprotokollen. Beispielsweise sind nicht alle Projektbeteiligte anwesend oder die dazugehörigen Besprechungsprotokolle sind unvollständig oder werden nicht fristgerecht (nach)geliefert. Warum es sich dabei nicht um Kavaliersdelikte handelt und zu welchen weitreichenden Folgen das führen kann, lesen Sie weiter unten.

Unbedingt vertraglich regeln sollten Sie auch:

• die verbindliche Teilnahme an Baubesprechungen
• die Funktion aller Teilnehmenden innerhalb der Besprechungen
• die notwendigen Inhalte des Baubesprechungsprotokolls
• die Fristen für die Zustellung der Besprechungsprotokolle
• der Umgang mit etwaigen Unrichtigkeiten im Besprechungsprotokoll
• die Festlegung einer Widerspruchsfrist bei Unrichtigkeiten

Projektorganisation am Bau: Juristische Dimension nicht unterschätzen

Die juristische Dimension solcher Baubesprechungen und Baubesprechungsprotokolle ist erheblich. Der BGH hat nämlich folgendes festgestellt:

Besprechungsprotokolle, die Vertragsinhalte betreffen, können wie ein kaufmännisches Bestätigungsschreiben wirken.

Im zugrunde liegenden Fall hatte der Auftragnehmer zeitnah zu einer Verhandlung ein Protokoll erhalten. Inhalt des Besprechungsprotokolls waren u.a. Termine und Fristen. Da der Auftragnehmer dem Protokoll nicht unverzüglich widersprochen hatte, konnte der Auftraggeber den Vertrag aufgrund Verzugs wirksam kündigen.
So schnell kann es manchmal gehen. Deswegen sollten Sie Baubesprechungen und die dazugehörigen Baubesprechungsprotokolle nicht auf die leichte Schulter nehmen.

Übrigens: Der Inhalt von Besprechungsprotokollen kann unabhängig von der Vollmacht der Gesprächsteilnehmer gelten. Eine stressfreie Projektorganisation am Bau sollte diese Tatsache berücksichtigen.

Projektorganisation am Bau: Empfehlungen für die Praxis

Nutzen Sie den Grundsatz der Vertragsfreiheit für den Architekten- oder Ingenieursvertrag und regeln Sie im Vorfeld verbindlich und verständlich folgende Punkte:

• die verbindliche Teilnahme aller Beteiligten an Baubesprechungen
• die mindestens notwendige Anzahl von Besprechungen (projektabhängig)
• die namentliche Benennung der Beteiligten inkl. Vertretungen
• den Umgang mit Nichterfüllung der Teilnahme einzelner Beteiligten
• die Funktion und Zuständigkeit (Pflichten) aller Besprechungsbeteiligten
• den für die Erstellung des Protokolls Zuständigen
• die einzuhaltende Zustellungsform (schriftlich, per E-Mail oder postalisch?)
• die Fristen für die Zustellung des Protokolls und etwaiger Widersprüche

Wichtiger Tipp:

Es hilft Ihnen nichts, wenn die Punkte nur im Architekten- bzw. Ingenieurvertrag geregelt sind. Die Regelungen für Baubesprechungen und Besprechungsprotokolle sind nur für alle Beteiligte gültig, wenn sie auch in die Verträge der anderen Projektbeteiligten aufgenommen werden.

Am sinnvollsten ist es, den Auftraggeber davon zu überzeugen, damit diese Regelungen in die Verträge aller Projektbeteiligten mitaufgenommen werden. Bei kleinen Bauprojekten ist das vielleicht nicht notwendig.
Doch je größer das Bauprojekt, desto mehr profitieren alle Projektbeteiligten von klugen Konfliktregelungen bei der Projektorganisation am Bau.