Eine umfangreiche IT-Infrastruktur ist aus modernen Planungsbüros nicht mehr wegzudenken. Ohne die verschiedenen Geräte und Applikationen sind Architekten und Ingenieure heutzutage gar nicht mehr arbeitsfähig. Deswegen ist ein reibungsloser Betrieb umso wichtiger.
Doch leider sind IT-Lösungen im Planungsbüro auch anfällig für technische Probleme oder gar Ausfälle. Viel wichtiger als unerwartbare Technikprobleme, sind aber die vermeidbaren Fehler in einer IT-Umgebung. Hier lohnt es sich, genauer hinzuschauen. Wir nennen Ihnen die 4 häufigsten Fehler bei IT-Lösungen und wie Sie diese vermeiden.
1. IT-Fehler im Planungsbüro: Reaktion statt geplanter Aktion
Im Tagesgeschäft sind IT-Probleme so ziemlich das Letzte, was man gebrauchen kann. Verlorene Daten oder defekte Festplatten können gerade kurz vor Projektabgabe ein echtes Problem werden.
Das Ärgerliche an solchen Situationen ist, dass man hier nur noch reagieren kann. Außer schnellen Workarounds und kurzfristigen Symptombekämpfungen bleibt Architekten und Ingenieuren nicht mehr viel zu tun. Besser wäre es, Sie hätten sich im Vorfeld Gedanken zu den Worst-Case-Szenarien in Ihrem Planungsbüro gemacht und hätten im Falle eines Falles die richtige Lösungsstrategie zur Hand.
1. IT-Lösung im Planungsbüro: Lösungsstrategien zur Hand haben
Natürlich müssen Sie nicht für jedes Szenario im Vorfeld eine Lösungsstrategie ausarbeiten. Da hätten Sie viel zu tun. Deswegen sollten Sie sich auf die schlimmsten Szenarien, eben die Worst-Case-Szenarien, gedanklich vorbereiten.
Der Ausfall eines Smartphones ist sicherlich ärgerlich, aber noch kein Weltuntergang. Hier reicht ein kurzer Anruf beim Mobilfunkanbieter für eine (bezahlte) Weiterleitung auf eine andere Nummer zur Lösung aus.
Deutlich schlimmer ist es, wenn beispielsweise Ihre Präsentationsdatei kurz vor Kundentermin nicht mehr ausführbar ist, weil es einen Fehler beim Abspeichern gegeben hat. Ohne eine verlässliche Backupstrategie oder zumindest Kopien auf dem Server haben Sie dann ein echtes Problem.
Machen Sie sich Gedanken, welche Worst-Case-Szenarien für Ihre IT-Lösungen im Planungsbüro relevant sind und entwickeln Sie Gegenstrategien. Immer mit dem Ziel: So schnell wie möglich wieder arbeitsfähig werden.
2. IT-Fehler im Planungsbüro: Verfügbarkeit wird nicht thematisiert
Solange alle Systeme und Server laufen ist alles in Ordnung. Damit das auch so bleibt, muss aber einiges an Arbeit und Geld in Wartung und Support investiert werden. Sonst ist es nur eine Frage der Zeit bis zum Totalausfall Ihrer IT-Lösungen.
Das Thema Verfügbarkeit von IT-Funktionen umfasst aber noch deutlich mehr. Beispielsweise auch die Fragen, wie lange Server höchstens ausfallen dürfen oder wie groß die Reaktionszeit des IT-Supports maximal sein darf. Auf welche Geräte oder Funktionen können Sie wie lange verzichten?
2. IT-Lösung im Planungsbüro: Verfügbarkeit für Kernprozesse klären
Überlegen Sie, welche Verfügbarkeit für Ihre Kernprozesse unbedingt notwendig ist. Damit ein sinnvolles Kosten-/Nutzenverhältnis entsteht, sollten Sie sich mit den IT-Support genau überlegen, was wirklich gebraucht wird:
- Muss der IT-Service bis 20 Uhr erreichbar sein?
- Brauchen Sie auch am Wochenende IT-Support?
- Ist ein Servertotalausfall von einem Tag zu verkraften?
- Wieviel muss investiert werden, um den Serverausfall zu vermeiden?
Gehen Sie den Wartungsvertrag mit dem IT-Dienstleister Schritt für Schritt durch und passen ihn an den Bedarf Ihrer Kernprozesse im Planungsbüro an. Hier lässt sich viel Geld sparen. Aber sparen Sie nicht zu viel. Denn die Projekte Ihrer Kunden hängen am seidenen Faden Ihrer IT-Lösungen.
3. IT-Fehler im Planungsbüro: IT ist ein Nebenschauplatz
Je mehr IT-Infrastruktur im Planungsbüro, desto störanfälliger ist das Ganze. Von den Netzwerkdruckern, auf denen kein Druckauftrag mehr ankommt, über den schlechten WLAN-Empfang in der Büroecke bis zum Totalausfall der Internetverbindung und damit auch meist der Telekommunikation via VoIP. Diese vermeintlichen Kleinigkeiten sind nicht nur lästig, sondern können Sie mitunter Stunden bis Tage kosten.
In jedem Planungsbüro finden sich Architekten oder Ingenieure, die etwas mehr über die Zusammenhänge wissen, als die anderen Mitarbeiter. Aber das ersetzt noch keinen professionellen IT-Support. Denn für Architekten und Ingenieure sind die Projekte immer wichtiger und die IT-Lösungen werden als Nebenschauplatz vernachlässigt. Solange alles läuft, ist es ja auch kein Problem. Und über die Vertretung im Urlaubs- oder Krankheitsfall denken wir lieber nicht nach.
3. IT-Lösung im Planungsbüro: IT-Support hat Priorität
Ein professioneller IT-Support funktioniert nicht nebenbei. Hier braucht es folgende Voraussetzungen:
- IT-Supporter sollten für den IT-Support auch qualifiziert sein
- IT-Support ist Teamwork und kein Einzelkämpfergeschäft
- 1 IT-Supporter sollte für Notfälle immer im Büro anwesend sein
- IT-Supporter brauchen die Möglichkeit, sich auf die Aufgabe konzentrieren zu können
Unser Tipp: Sollten Sie diese Voraussetzungen in Ihrem Planungsbüro mit Inhouse-Kapazitäten nicht erfüllen können, wird es Zeit für ein Outsourcing an den IT-Dienstleister Ihres Vertrauens. Nur so können Sie die den fehlerfreien Betrieb Ihrer IT-Lösungen langfristig sicherstellen.
4. IT-Fehler im Planungsbüro: Nur Updates statt Upgrades
In den vergangenen Jahren hat sich viel getan in Sachen IT-Lösungen: Viele Bereiche in der IT haben sich nicht nur weiterentwickelt, sondern sind geradezu explodiert. Wir sprechen nicht umsonst von einer Digitalen Revolution. Man denke nur an den komplett neuen Bereich Business Information Modeling (kurz: BIM) und die dadurch entstehenden neuen Arbeitsabläufe und Aufgabenbereiche für Architekten und Ingenieure.
Gerade etablierten Planungsbüros fällt es nicht leicht, bei den neuen IT-Lösungen auf dem Laufenden zu bleiben. Das Tagesgeschäft frisst meist sämtliche Ressourcen und solange alles gut läuft mit den vorhandenen IT-Lösungen, sehen viele Planer keinen oder nur wenig Handlungsbedarf. Doch das bedeutet auch, dass Sie Chancen verschenken.
4. IT-Lösung im Planungsbüro: Sinnvolle Workflow-Upgrades
Wann haben Sie das letzte Mal einen genauen Blick auf die neuen IT-Lösungen geworfen? Sicherlich muss man nicht jedem IT-Trend hinterherrennen. Aber vielleicht stellt sich heraus, dass Sie durch neue IT-Lösungen oder Dienste einen echten Entwicklungssprung mit Ihrem Planungsbüro machen könnten. Wer beispielsweise jetzt schon auf BIM setzt, ist der Konkurrenz in den nächsten Jahren weit voraus und hat die Startschwierigkeiten dann längst überwunden. Oder stellen Sie sich vor, Sie könnten durch neue Tools und IT-Lösungen den Workflow in Ihrem Planungsbüro beschleunigen und die Arbeitsergebnisse deutlich steigern.
Was also spricht dagegen, sich von verschiedenen IT-Dienstleistern hinsichtlich neuer Technologien und IT-Lösungen für Planungsbüros beraten zu lassen? Natürlich erst einmal ganz unverbindlich.
Lesen Sie in diesem Blogbeitrag nach, was sich genau hinter Building Information Modeling verbirgt und wie Sie sich auf das Bauen 4.0 vorbereiten.
Mit KOBOLD Software-Lösungen haben Sie immer den richtigen IT-Support
Wir von KOBOLD wissen, wie wichtig eine funktionierende IT-Lösung im Planungsbüro ist. Deswegen stellen wir für unsere Software-Lösungen auch ein Team von gut ausgebildeten und motivierten Mitarbeitern im Kundensupport bereit. Wir setzen dabei auf festangestellte Mitarbeiter vor Ort. Und zwar in Vollzeit. Denn billiges Outsourcing zu Lasten des Kundenservices kommt für uns nicht infrage.
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