Ein verlässliches System zur Zeiterfassung wird für das Projekt- und Unternehmenscontrolling in Planungsbüros immer wichtiger. Kleinere Unternehmen oder Projekte mögen noch mit den Methoden der traditionellen Stundenerfassung auskommen. Doch spätestens ab einer bestimmten Größe und Komplexität verlieren Architekten und Ingenieure schnell die Kontrolle über die Produktivität des Unternehmens.
Wir werfen einen Blick auf die Anforderungen, die an moderne Systeme zur Zeiterfassung gestellt werden: Welche Voraussetzungen müssen diese erfüllen, damit sich der Einsatz für Architekten und Ingenieure lohnt?
Die 6 wichtigsten Anforderungen für eine moderne Zeiterfassung haben wir für Sie zusammengestellt.
Traditionelle Methoden der Zeiterfassung für Architekten
Klassischerweise werden Tabellen-Lösungen wie MS Excel o.ä. für die Zeiterfassung in Planungsbüros eingesetzt. Entweder mit einer Datei für jedes Projekt oder auch mit verschiedenen Tabellen für mehrere Projekte in einer Datei.
Zur Stundenerfassung werden die jeweilige Arbeitszeit der Architekten und Ingenieure mit exaktem Anfang und Ende in die Liste eingetragen. Sinnvoller Weise gibt es dann noch mindestens ein Feld, das die Arbeitszeit kumuliert und eins, indem die Projektaufgabe und die jeweilige Projektphase erfasst ist.
Diese Methode ist allerdings sehr umständlich und alles andere als zeitgemäß. Denn sie bindet bei Architekten und Ingenieuren viel Arbeitskraft für die Zeiterfassung und vor allem für die spätere Auswertung der Daten.
Alternative Variante der traditionellen Zeiterfassung
Bei der alternativen Variante läuft es ähnlich: Die Architekten und Ingenieure erfassen ihre Arbeitszeiten mithilfe einer Tabellen-Lösung. Ein Office Manager oder Managerin vergleicht die geleistete Arbeitszeit jedes Mitarbeitenden mit der Sollzeit im Arbeitsvertrag und erfasst die Überstunden. Sie oder er kontrolliert händisch die Tabellen, erstellt stundengenaue Berichte für Projektleiter und Bauherrn.
Darüber hinaus rechnet er oder sie die aufgewendeten Stunden der Architekten und Ingenieure für die Projekte zusammen und vergleicht sie mit den Phasen des Honorarvertrages (HOAI), damit Projektleiter und Geschäftsführer jederzeit über den Stand der Projekte auf dem Laufenden gehalten werden.
Was sind die Nachteile dieser Variante der traditionellen Zeiterfassung?
Dass auch diese Variante der Zeiterfassung für Architekten und Ingenieure weder effektiv noch kostensparend ist, versteht sich wohl von selbst.
Schlimmer noch ist, dass man unweigerlich ab einer bestimmten Größe des Unternehmens und Komplexität der Projekte den Überblick verliert. Auch eine unternehmerische
Steuerung Ihres Planungsbüros ist ohne eine Analyse und Erfassung der Kennzahlen unmöglich. Wie wollen Sie sonst ertragreiche von verlustreichen Projekten unterscheiden?
Schauen wir uns an, welche Alternativen es gibt. Was macht moderne Zeiterfassung für Architekten und Ingenieure eigentlich aus?
Moderne Systeme zur Zeiterfassung für Architekten und Ingenieure
Tools zur Stundenerfassung für Unternehmen gibt es mittlerweile fast wie Sand am Meer. Die Marktlage ist geradezu unübersichtlich. Es tummeln sich lokale Lösungen, die im eigenen Unternehmen installiert werden, neben Cloud-Lösungen von Anbietern rund um den Globus.
Hier empfiehlt es sich zwei Prämissen zu setzen:
- Der Anbieter sollte bestenfalls aus Deutschland, mindestens aber aus Europa kommen. Sonst laufen Sie Gefahr, eine nicht datenschutzkonforme Anwendung zu nutzen. Außerdem ist es immer angenehm, bei Problemen mit der Software in der eigenen Muttersprache kommunizieren zu können.
- Der Anbieter sollte seine Lösung speziell auf Architekten und Ingenieure bzw. auf Planungsbüros zugeschnitten haben. Denn Sie möchten bestimmt nicht erst händisch alle HOAI-Leistungsphasen samt Honorarsätze einpflegen, bevor Sie loslegen können.
Wenn Sie sich über die DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) und ihre Vorgaben für Architekten und Ingenieure näher informieren wollen, schauen Sie am besten in die Informationen der Bundesarchitektenkammer.
Anforderungen für Zeiterfassung für Architekten: Was ist noch wichtig?
Im Wesentlichen lassen sich mindestens 6 wichtige Voraussetzungen für eine effiziente Zeiterfassung auflisten:
Anforderung 1: Schnelle und intuitive Bedienung
Moderne Software für Architekten und Ingenieure muss eine gute Usability (einfache Bedienbarkeit) bieten. Idealerweise brauchen Sie kaum oder nur wenig Einarbeitungszeit, bis Ihnen die Nutzungsmöglichkeiten klar werden.
Außerdem sollte der Aufbau der Software logisch und benutzerfreundlich sein, so dass alle Anwendungsfälle schnell von der Hand gehen. Achten Sie auf ein sinnvoll designtes und übersichtliches User Interface (Benutzerschnittstelle). Denn wenn Sie jedes Mal lange nach Funktionen suchen müssen, weil sie auch der x-ten Ebene versteckt sind, ist die Softwarelösung keine Kosten- oder Arbeitsersparnis.
Was also wollen Sie damit?
Anforderung 2: Orts- und geräteunabhängige Zugänglichkeit
Moderne Systeme zur Zeiterfassung für Architekten und Ingenieure sollten nicht an einen Ort oder ein technisches Gerät gebunden sein. Vielmehr sollte es Ihnen möglich sein, sowohl vom Büro aus über den Desktop-Rechner als auch unterwegs via Smartphone oder Tablett die Arbeitszeit zu erfassen.
Ob das bei letzterem browserbasiert oder über eine App läuft, spielt keine Rolle. Solange die Anwendung auf allen gängigen und in Ihrem Planungsbüro verwendeten Devices ohne Einschränkung lauffähig ist. Sowohl viele Anbieter für lokal installierte Software als auch für SaaS (Software as a Service) bieten diesen Funktionsumfang.
Anforderung 3: Zuordnung der Arbeitszeit zu Projektphasen u.a.
Moderne Systeme zur Zeiterfassung für Architekten und Ingenieure sollten neben der detaillierten Auswahlmöglichkeit aller HOAI Leistungsphasen und Honorarsätze auch folgende Erfassungsmöglichkeiten für Arbeitszeiten enthalten:
Projekte, Unterprojekte, (Selbst)Verwaltung, besondere Leistungsphasen, Kommunikation mit Kunden, Gemeinkosten, Dienstgänge, Weiterbildungs- und Urlaubszeiten und die Möglichkeit, eigene (unvorhergesehene) Aufgaben anlegen zu können.
Auch die Zeiterfassung von Pausenzeiten ist wichtig. Idealerweise kann diese vom Planungsbüro als Arbeitgeber fest vorgegeben werden, so dass sie von den Mitarbeitenden auch wirklich eingehalten wird.
Als Feature sollten auch (nachträgliche) manuelle Korrekturen der Zeiterfassung durch eine Freigabefunktion möglich sein.
Anforderung 4: Einfache Auswertung Soll-/Ist-Vergleich – nicht nur für Bauherrn
Architekten und Ingenieure sollten mit wenigen Klicks per Soll- und Ist-Vergleich verschiedene Auswertungen generieren können. Beispielsweise über die Anzahl der Stunden, die die Mitarbeitenden anwesend waren. Auch eine Auswertung nach Projekt, Projektphasen bzw. -aufgaben oder einzelnem Mitarbeiter ist hilfreich.
Auswertungen auf Knopfdruck werden immer wichtiger, da viele Bauherrn einen Nachweis über die angerechneten Stunden verlangen. Besonders wenn das Planungsbüro Sonderleistungen abrechnet. Schließlich ist das auch eine notwendige Voraussetzung für eine Produktivitätsanalyse und Kennzahlenauswertung.
Anforderung 5: Zeiterfassung für den Bilanzstichtag
Unternehmen wie Planungsbüros müssen häufig die bereits angefangenen, aber noch nicht verrechneten Arbeitszeiten eines Projektes in die Bilanz mit einbeziehen. Für den Bilanzstichtag müssen die geleisteten Stunden, für die noch kein Zahlungseingang erfolgt ist, als interner Arbeitsaufwand ausgewiesen werden. Diese Funktion sollte Planungsbüros deshalb unbedingt von der verwendeten Software-Lösung zur Zeiterfassung bereitgestellt werden.
Anforderung 6: Genaue Zeiterfassung zur Produktivitätsanalyse
Architekten und Ingenieure sollten von einer modernen Software-Lösung zur Zeiterfassung einen strukturierten Gesamtüberblick und die Bereitstellung aller projektrelevanten Informationen in Echtzeit erwarten. Denn nur so lässt sich die Wirtschaftlichkeit Ihres Planungsbüros steigern. Ohne die Erfassung und Auswertung der richtigen Kennzahlen kommt die Steuerung Ihres Planungsbüros einem Blindflug gleich.
Moderne Systeme zur Zeiterfassung sollten immer auch ein Projektcontrolling ermöglichen. Damit Sie die richtigen Entscheidungen für Ihr Unternehmen treffen können.
Lesen Sie in diesem Blogbeitrag nach, warum Projektcontrolling der zentrale Faktor für den unternehmerischen Erfolg ist.
KOBOLD CONTROL schafft eine automatische Zeiterfassung dank Terminalanbindung
KOBOLD CONTROL geht in Sachen moderner Zeiterfassung für Architekten und Ingenieure noch einen Schritt weiter:
Durch die Anbringung eines Terminals am Büroeingang wird die Anwesenheit ihrer Mitarbeiter automatisch erfasst – ohne dass KOBOLD CONTROL extra gestartet werden muss.
Die Terminalanbindung als optionale Erweiterung zu KOBOLD CONTROL liefert auf einen Blick die Gesamtstundenanzahl ihrer Mitarbeiter für den Arbeitstag. Die Zuordnung auf die einzelnen Projekte und HOAI Leistungsphasen ist so umso schneller erledigt.
Das Terminal kann als Ergänzung zur Software KOBOLD CONTROL bezogen werden.
