Die Konjunktur brummt, die Auftragsbücher sind voll. Warum sollte man sich in Zeiten wirtschaftlichen Aufschwungs Gedanken um den Zufluss von Geldmitteln machen? In diesem Beitrag verraten wir Ihnen, warum eine Liquiditätsplanung für Architekten und Ingenieure zu jeder Zeit unausweichlich ist.

Liquiditätsplanung – eine Definition

Die Liquidität spielt eine entscheidende Rolle für das Überleben des Planungsbüros. Geldmittel müssen verfügbar sein, um zu bestimmten Zeitpunkten Rechnungen zu zahlen und Verbindlichkeiten nachzukommen. Zahlungsunfähigkeit kann schnell zur Insolvenz führen.

Dabei spielt nicht nur die gegenwärtige Liquidität eine wichtige Rolle, sondern auch die zukünftige. Denn heutige Entscheidungen haben Auswirkungen auf den morgigen Stand des Bankkontos oder der Barkasse.

Die Liquiditätsplanung wird darum als Instrument zur Vorhersage möglicher Liquiditätsengpässe verwendet und ermöglicht es, rechtzeitig Gegenmaßnahmen in die Wege zu leiten.

Wann laufen Zahlungen aus bestehenden Verträgen aus? Zu welchem Zeitpunkt müssen neue Projekte akquiriert werden? Diese und weitere strategische Fragen werden innerhalb der Liquiditätsplanung geklärt.

Wie wird die Liquidität berechnet?

Bei der Liquiditätsplanung werden alle voraussichtlichen Zu- und Abflüsse von Geldmitteln für einen Zeitraum von bis zu einem Jahr prognostiziert. Stellt man Ein- und Auszahlungen gegenüber, offenbaren sich mögliche Überschüsse oder Defizite.

Folgende Rechnung wird dabei angewandt:

Gegenwärtiger Bestand an liquiden Mitteln
+ Einzahlungen (innerhalb des zu berechnenden Zeitraums)
= verfügbare liquide Mittel
– Auszahlungen (innerhalb des zu berechnenden Zeitraums)
= Überschuss oder Defizit

Welche Zahlen fließen in die Liquiditätsplanung ein?

Sowohl der Einzahlungs- als auch der Ausgabenseite lassen sich eine Reihe von Positionen zuordnen, die bei der Liquiditätsplanung berücksichtigt werden:

Einzahlungen:
+ Mittelzufluss nach abgeschlossener Leistungsphase
+ Mittelzufluss aus Nachträgen
+ Auszahlung des Vorsteuerüberhangs durch das Finanzamt
+ Zinserträge
+ Verkaufserlöse durch Anlagebestände
+ Aufgenommene Kredite
+ Privateinlagen
+ Sonstige Zuflüsse an Geldmitteln

Auszahlung:
– Personalkosten
– Miete
– Versicherungsbeiträge
– Softwarelizenzen
– Anschaffungen (z. B. Fuhrpark oder Büromöbel)
– Reisekosten
– Kredittilgungen
– Vorsteuer-Zahllast
– Rückstellungen
– Sonstige Abflüsse von Geldmitteln

Liquiditätsplanung erstellen: Warum bei Architekten und Ingenieuren notwendig?

Planungsbüros sollten Liquiditätsplanungen mindestens einmal im Jahr – in der Regel zu Beginn des neues Geschäftsjahres – durchführen. Da Soll- und Ist-Werte im Laufe des Jahres meist voneinander abweichen, ist ein kontinuierliches Liquiditäts-Controlling vorteilhaft. Ebenso zu empfehlen ist die Liquiditätsplanung bei einzelnen Bauprojekten.

Mehrere branchenspezifische Gründe sprechen dafür:

1. Budgetierung nach HOAI

Da die HOAI pro Leistungsphase nur ein begrenztes Budget zulässt, muss mit den vorhandenen Mitteln gehaushaltet werden. Die Auszahlung liquider Mittel ist zudem an die Nachweise des Leistungsstands pro Bauphase geknüpft.
Jede Leistungsphase besitzt unterschiedliche zeitliche Ausdehnungen, die je nach Größe des Bauprojekts wiederum variieren können. Der Bau eines Einfamilienhauses zieht sich über wenige Wochen, ein neues Klinikum kann eine Bauzeit von bis zu sechs Jahren benötigen. Entsprechend wirkt sich dies auch auf den Mittelzufluss aus und muss so bei der Liquiditätsplanung berücksichtigt werden.

2. Überblick bei Vielzahl an Projekten

Gerade bei größeren Planungsbüros sind mehr als 200 unterschiedliche Bauprojekte pro Jahr keine Seltenheit. Die Anzahl der Projekte erfordert es, den Überblick zu behalten. Um die gesamten Auszahlungen und Einzahlungen in einer gesunden Balance zu halten, ist eine projektbezogene Liquiditätsplanung vonnöten, in der spezifische Chancen und Risiken erkannt werden können.

Im Sinne einer detaillierten Umsatzplanung ist es zudem erforderlich zu wissen, welcher Projekleiter mit seinem Projekt-Team wie zur monatlichen Erwirtschaftung des Umsatzes beitragen wird. Entsprechende abrechenbare Leistungen müssen vom Projektleiter an die Unternehmensleitung gemeldet werden, um eine belastbare Prognose hinsichtlich des monatlichen Mittelzuflusses erkennbar werden zu lassen.

Eine Zahlungsverzögerung bei dem einen oder anderen Projekt wird das Unternehmen im Gesamten nicht ins Schwanken bringen. Weichen jedoch mehrere Projekte immer wieder von der Liquiditätsplanung ab, müssen entweder Maßnahmen getroffen werden oder zukünftige Planungen angepasst werden.

3. Stark ausgereizte Zahlungsziele

Planungsbüros können ein Lied davon singen: Kommunen, Städte und Länder vergeben meist Projekte mit hohem Leistungsvolumen. Auf der anderen Seite werden hier Zahlungsziele oft auch stark ausgereizt. Aber auch private Hausbauer verweigern die Zahlung bei nicht zufriedenstellender Arbeit.

Für beide Szenarien sollte man vorbereitet sein und entsprechende Rücklagen bilden. Eine detaillierte Liquiditätsplanung bietet hier eine fundierte Entscheidungsgrundlage.

Digitale Liquiditätsplanung: Reicht Excel aus?

Aufgrund der Anzahl von Projekten und spezifischen Anforderungen liegt auf der Hand, dass eine effektive Liquiditätsplanung mit Hilfsmitteln wie Excel alleine kaum noch durchgeführt werden kann. Im Zeitalter der Digitalisierung können Architekten und Ingenieure stattdessen auf ganzheitlich einsetzbare Planungs- und Controllingsoftware zurückgreifen.

Ingenieure und Architekten bzw. Projektleiter im Speziellen benötigen ein Tool, mit dem sie sich schnell einen Überblick zu allen Bauprojekten verschaffen können – vor allem dann, Aufgrund der Anzahl von Projekten und spezifischen Anforderungen liegt auf der Hand, dass eine effektive Liquiditätsplanung mit Hilfsmitteln wie Excel alleine kaum noch durchgeführt werden kann. Im Zeitalter der Digitalisierung können Architekten und Ingenieure stattdessen auf ganzheitlich einsetzbare Planungs- und Controllingsoftware zurückgreifen.

Ingenieure und Architekten bzw. Projektleiter im Speziellen benötigen ein Tool, mit dem sie sich schnell einen Überblick zu allen Bauprojekten verschaffen können.

Welche Anforderung stellt die Liquiditätsplanung an eine Software?
Eine Checkliste:

Die Liquiditätsplanung alleine reicht zur strategischen Steuerung eines Planungsbüros nicht aus. Weitere Controlling-Kennziffern, Ressourcenplanungen sowie Kostenkalkulationen müssen abzubilden sein.
Vor diesem Hintergrund benötigt das Projekt-Controlling eine Software, die Daten ganzheitlich miteinander verknüpft und für unterschiedliche Analysen bzw. Betrachtungsweisen aufbereitet.

Folgende Anforderungen an die Liquiditätsplanung sollten die Software erfüllen:

• Darstellung der Liquiditätsentwicklung: Die Software sollte verschiedene Zeiträume abbilden und thematische Schwerpunkte (gesamt oder projektbezogen) setzen können.
• Daten zu angelegten Aufträgen, u. a. Leistungsphasen und Termine müssen automatisch herangezogen werden.
• Für die Einnahmenseite sollten Größen, wie die Honorare und sonstige Einzahlungen, im System hinterlegbar und verarbeitbar sein.
• Für die Ausgabenseite müssen alle projektbezogenen Aufwendungen und Gemeinkosten (z. B. Miete, Fahrzeug) sowie diverse Fremd-, Nachunternehmer und Projektnebenkosten einzupflegen und für Liquiditätsplanungen aufbereitbar sein.
• Änderungen aller Daten müssen in Echtzeit in die Planung mit einfließen.
• Ergebnisse sollten automatisch in grafischen Darstellungen (z. B. für Präsentationen oder Leistungsnachweise) abbildbar und exportierbar sein.

Fazit: Liquiditätsplanung effizient erstellen

Die Liquiditätsplanung als strategisches Planungsinstrument ist für Architekten und Ingenieure unverzichtbar. Mit ihr werden alle zukünftigen Ein- und Auszahlungen prognostiziert, um rechtzeitig Handlungsalternativen abzuleiten. Dabei kann man entweder die Gesamtsituation des Planungsbüros, aber auch einzelne Projekte in Blick nehmen.

Die begrenzte Budgetierung von Projekten nach HOAI, die Vielfalt an verschiedenen Projekten sowie stark ausgereizte Zahlungsziele erfordern dabei eine effiziente Liquiditätsplanung, die man nur mit Unterstützung entsprechender Software bewältigen kann.

Mit der Software KOBOLD CONTROL können Architekten und Ingenieure umfangreiche Liquiditätsplanungen durchführen, um Ein- und Auszahlungen immer im Blick zu behalten.
Darüber hinaus lassen sich alle weiteren entscheidenden Controlling-Maßnahmen schnell und übersichtlich durchführen – von der Akquise der Bauprojekte bis zur Fertigstellung.

Sie benötigen weitere Informationen zum Thema Liquiditätsplanung oder unserer Softwarelösung? Nehmen Sie gerne Kontakt mit uns auf!