Kein Planungsbüro kann heute ohne eine funktionierende IT-Infrastruktur arbeiten, geschweige denn sich langfristig am Markt behaupten. Doch Probleme in der EDV gehören leider zur Tagesordnung. Denn die zunehmende Komplexität und Anzahl der Schnittstellen und Beteiligten erhöhen auch das Fehler- und Ausfallrisiko. Gegen unerwartet auftretende Hardwaredefekte ist leider noch kein Kraut gewachsen.
Doch Sie können etwas Anderes tun, um vorzubeugen: vorausschauend planen! Eine vorausschauende Strategie kann helfen, die Schwachstellen innerhalb Ihrer IT-Infrastruktur zu beseitigen. Aufgrund unserer jahrelangen Beratungspraxis sind uns drei wiederkehrende Faktoren aufgefallen. Die Schwachstellen und mögliche Lösungsstrategien haben wir hier für Sie kurz zusammengestellt.
Infrastruktur im Planungsbüro: Thema Verantwortung
Zu den häufigsten Fehlern gehört die mangelnde Klärung der Zuständigkeiten: Wer ist eigentlich verantwortlich für eine funktionierende IT-Infrastruktur in Ihrem Planungsbüro?
Die Mitarbeiter, die sich um die technischen Belange kümmern? Oder haben Sie die IT-Betreuung vielleicht outgesourct an einen Dienstleister? Ist dieser dann verantwortlich?
Ja und Nein, weil die IT ein zentraler Grundpfeiler Ihres Unternehmens ist. Ohne eine funktionierende Infrastruktur kommt Ihre Wertschöpfungskette sofort zum Stillstand.
Deswegen ist die IT ein Kernprozess Ihres Architektur- oder Planungsbüros und kann nicht an andere (Mitarbeitende oder gar externe Dienstleistende) delegiert werden: Es ist und bleibt ein Thema für die Geschäftsleitung! Hier werden die ausschlaggebenden Entscheidungen getroffen, ob eine IT-Infrastruktur langfristig stabil funktioniert oder ein Versagen vorprogrammiert ist.
Infrastruktur im Planungsbüro: Verantwortung und Zuständigkeit
Das bedeutet natürlich nicht, dass Sie sich als Geschäftsführer selbst um die IT-Infrastruktur kümmern müssen. Nein, das ist Aufgabe anderer. Aber Sie müssen diese Zuständigen sorgfältig auswählen und mit den notwendigen Arbeitsmitteln und ausreichender Manpower versorgen. Sollten Sie hier zu knapp kalkulieren, dürfen Sie sich nicht wundern, wenn wieder mal nichts läuft.
Die IT-Zuständigen sind in der Rolle des Dienstleisters, der für Sie die zu treffenden Entscheidungen verständlich aufbereitet und auch für die Umsetzung geradesteht. Damit Sie als Geschäftsführer auf dieser Basis informierte Entscheidungen treffen können, die eine funktionierende IT im Planungsbüro langfristig sicherstellen.
Infrastruktur im Planungsbüro: Thema Sicherheit
Das Thema IT-Sicherheit im Planungsbüro sollte Sie permanent begleiten. Sobald Sie es als abgeschlossen betrachten, öffnen Sie zukünftiger Malware Tür und Tor.
Natürlich haben Sie die Infrastruktur in Ihrem Planungsbüro durch Virenscanner und Firewalls abgesichert. Idealerweise erfolgt der Zugriff von unterwegs nur über eine verschlüsselte Verbindung und Sie machen auch regelmäßige Updates und Backups von Systemen und Daten. Das sind sehr gute Voraussetzungen, um Sicherheitslecks zu vermeiden.
Trotzdem ist das kein Grund, das Thema Sicherheit ab jetzt zu vernachlässigen.
Sehen Sie die IT-Sicherheit vielmehr als einen ständig laufenden Prozess, der immer wieder Ihre Aufmerksamkeit braucht. Die Infrastruktur im Planungsbüro sollte regelmäßig überprüft werden, ob alles auf dem aktuellen Stand ist. Auch lohnt sich ein regelmäßiger Blick in die Ereignisprotokolle Ihrer Virenscanner und Firewall. denn nur so bekommen Sie überhaupt mit, welchen Malware-Attacken Ihr Planungsbüro ausgesetzt ist.
IT-Sicherheit im Planungsbüro: Das können Sie tun
Vergessen Sie nicht den Faktor Mensch. Versetzen Sie Ihre Belegschaft in die Lage, verantwortlich mit der Technik umzugehen und Sicherheitsprobleme zu vermeiden:
- Schulen Sie Ihre Belegschaft regelmäßig in Sachen IT-Sicherheit
- Unerklärliche EDV-Vorfälle sollten dem Administrator sofort gemeldet werden
- Entwickeln Sie Strategien für Worst-Case-Szenarien bevor diese eintreten
Infrastruktur im Planungsbüro: Thema Standards
Ein eher undankbares Thema im Planungsbüro ist die Entwicklung von Standards. Einige Architekten und Ingenieure befürchten gar, dass durch die Einführung von Standards der kreative Workflow leidet. Doch das ist eigentlich nur bei einer Überreglementierung der Fall. Soll heißen, grundsätzlich sind Standards etwas sehr Förderliches.
Sie sind dafür da, um die notwendigen, teils lästigen Arbeitsprozesse abzukürzen und zu routinieren. Somit bleibt wieder mehr Zeit und Raum für kreative Prozesse.
Infrastruktur im Planungsbüro: Wie sinnvolle Standards entwickeln?
Wann und wo macht es Sinn, standardisierte Workflows auf Grundlage Ihrer Infrastruktur zu entwickeln? Ganz einfach, überall da, wo es sich um wichtige, häufig wiederkehrende Geschäftsprozesse im Planungsbüro handelt. Prüfen Sie, ob es wiederkehrende Arbeitsschritte gibt, die sich auch automatisieren lassen.
Vor allem im Bereich CAD – als einem der wichtigsten Werkzeuge im Planungsbüro – lässt sich Vieles automatisieren. Beispielsweise können Beschriftungen, Auswertungen, Vorgehensweisen etc. mit wenig Aufwand standardisiert werden. Das spart allen Architekten und Ingenieuren im Planungsbüro eine Menge Zeit ein, die anderweitig genutzt werden kann.
Außerdem sind Standards enorm wichtig, um neuen Kollegen und Kolleginnen den Einstieg in die IT-Infrastruktur und die hier üblichen Arbeitsmethoden zu erleichtern. Darüber hinaus sorgen sie für eine gleichbleibende Qualität der Arbeitsweisen und Ergebnisse.
Wenn Sie sich weiter mit dem Thema IT-Infrastruktur im Planungsbüro beschäftigen wollen, empfehlen wir Ihnen den Blogbeitrag: IT-Lösungen im Planungsbüro und wie Sie die häufigsten Fehler vermeiden.
Mit KOBOLD Software-Lösungen zur störungsfreien Infrastruktur
Eine funktionierende IT-Infrastruktur im Planungsbüro ist das A und O für Ihr Tagesgeschäft. Deswegen stellen wir auch ein Team von gut ausgebildeten Mitarbeitern im Kundensupport bereit. Wir setzen dabei ausschließlich auf festangestellte Mitarbeiter vor Ort. Denn billiges Outsourcing zu Lasten des Kundenservices ist für uns keine Option.
Gerne beraten wir Sie zu Ihren Möglichkeiten mit den KOBOLD-Softwarelösungen oder Sie schauen selbst in unsere Produkt-Tour.
