In Planungsbüros ist der Mensch die wertvollste Ressource und der größte Kostenfaktor zugleich. Eine effektive Kapazitätsplanung und -steuerung ist darum für den wirtschaftlichen Erfolg unverzichtbar. In diesem Beitrag verraten wir Ihnen, wie Sie Ihr Ressourcenmanagement effektiv in Ihr Controlling integrieren können.

Was ist Ressourcenplanung? Definition mit Beispiel

Die Ressourcenplanung kann als Spiegelbild der Liquiditätsplanung angesehen werden. Während es bei der Liquiditätsplanung um die strategische Zielsetzung bestimmter Budgets geht, beschäftigt sich die Ressourcenplanung damit, wie Ziele mit den vorhandenen Mitteln zu erreichen sind.

Ein Beispiel: Für das kommende Geschäftsjahr wird in einem Architekturbüro ein Jahresumsatz von insgesamt fünf Millionen Euro angestrebt. Um dieses Ziel zu erreichen, muss ein bestimmtes Projektvolumen angenommen werden. Die Aufgabe der Kapazitätsplanung besteht nun darin, herauszufinden, ob dieses Ziel mit den vorhandenen Mitarbeitern zu stemmen ist.

Wie wird die Ressourcenplanung vorgenommen?

Projektmanager wägen immer zwischen drei Komponenten ab, die im sogenannten
magischen Dreieck der Ressourcenplanung wiederzufinden sind: Ergebnisse/Qualität (z. B. Meilensteine), Zeit (z. B. Termine) und Ressourcen (z. B. Personal)

Nachhaltige Ressourcenplanung

Sobald der geplante Jahresumsatz definiert und entsprechende Aufträge angenommen sowie Projektphasen geplant und Termine gesetzt wurden, müssen nun die vorhandenen Ressourcen verteilt werden. Dabei müssen die Planer immer zwei Perspektiven im Blick behalten: die kurzfristige und die langfristige (nachhaltige).

Plant der Projektmanager oder Projektleiter beispielsweise die Personalressourcen, wie in etwa bei der kurzfristigen Annahme eines neuen Auftrags, sehr knapp ein, könnte dies langfristig negative Auswirkungen auf das Ergebnis haben. Der Kunde findet Fehler, die nachher noch ausgebessert werden müssen. Unter dem Strich kann dies sogar mehr an Zeit- und Personalressourcen kosten als man zu Beginn eingeplant hat.

Personalplanung

Auf der anderen Seite muss bei Architekten und Ingenieuren mit der Ressource Mensch gehaushaltet werden, denn Honorare pro Leistungsphase sind begrenzt, entsprechende Stunden- und Tagessätze dürfen nicht überschritten, Urlaubs- und Krankheitszeiten müssen immer mit einkalkuliert werden. Die Personalplanung ist der wichtigste Bestandteil der Ressourcenplanung – Personalkosten machen in der Regel etwa 80 % der Gesamtkosten des Büros aus.

Planung der Anlagen- und Sachressourcen

Nachrangig, aber dennoch in der Ressourcenplanung nicht zu vergessen: Die Anlagen- und Sachressourcen. Benötigt ein Architekt beispielsweise ein Fahrzeug für eine bestimmte Projektphase? Müssen Ingenieure Besprechungsräume in Anspruch nehmen? Werden für bestimmte Projekte Geräte verwendet?

Investitionsplanung

Ebenso zu berücksichtigen ist die Frage nach der Investition: Kann z. B. in einem aufstrebenden Planungsbüro die zunehmende Anzahl der Bauprojekte nur noch mit einer entsprechenden Projektmanagement-Software bewältigt werden? Sind andere Hilfsmittel notwendig, um bestimmte Aufträge bewerkstelligen zu können?
Diese Fragen müssen gerade in der Wachstumsphase des Büros in die Ressourcenplanung mit einfließen.

Wofür wird eine Ressourcenplanung benötigt?

Die Ressourcenplanung spielt vor allem bei personalpolitischen Entscheidungen in Planungsbüro eine wichtige Rolle. Wie hoch ist die Auslastung bestehender Mitarbeiter bei der Betreuung von bereits laufenden Projekten oder Bauphasen?
Müssen weitere Fachkräfte eingestellt werden, um neue Aufträge anzunehmen?

Vor dem Hintergrund der aktuell sehr guten Baukonjunktur, sind diese Überlegungen für Architekturbüros wie Ingenieurbüros wichtiger denn je.

Kapazitätsplanung: Welche Probleme werden offenbart?

Aufgrund des akuten Fachkräftemangels können jedoch meist nur unzureichend oder wenig neue Mitarbeiter eingestellt werden. Darum spielt eine optimale Kapazitätsplanung für die bestehenden Mitarbeiter eine immer entscheidendere Rolle.

Wegen der guten Konjunktur ist in vielen Planungsbüros eine Mitarbeiterauslastung von 125 % und die damit einhergehenden Überstunden keine Seltenheit. Auf lange Sicht sollten Ressourcenplanungen jedoch nicht auf Kosten des bestehenden Personals durchgeführt werden.

Auf der anderen Seite hilft die Ressourcen- und Kapazitätsplanung dabei, Unterauslastungen der Mitarbeiter zu identifizieren. Eine Auslastung eines Architekten oder Ingenieurs sollte bei 80 % liegen. Bei diesem Wert kann man gewährleisten, dass der Mitarbeiter auch kurzfristig noch genug freie Kapazitäten für neue Bauprojekte besitzt, ohne gleich Überstunden zu machen.

Lösungen für die Kapazitätsplanung

Sowohl bei einer Über- als auch Unterauslastung müssen Lösungen gefunden werden. Eine Alternative für eine Überlastung kann zum Beispiel die Anstellung von Freelancern oder die (stundenweise) Aktivierung von Ruheständlern sein.

Ist dies kurzfristig nicht möglich, lässt sich der Konflikt zwischen Liquiditäts- und Kapazitätsplanung nur lösen, wenn man Aufträge ablehnt oder nach hinten verschiebt.

Hier wird deutlich, wie wertvoll die Ressource der bestehenden Mitarbeiter ist. Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung werden – wie in vielen anderen Berufsfeldern – auch für Inhaber von Architekturbüros immer wichtiger. Bietet man den eigenen Mitarbeitern ein geeignetes Arbeitsumfeld, z. B. durch eine hochwertige Büroausstattung oder durch eine zeitgemäße und effektive Planungtools?

Für viele Architektur- und Ingenieurbüros ist dies zwar noch nicht aktuell, aber dennoch in Zukunft nicht auszuschließen: die Unterauslastung, die nicht nur durch einen wirtschaftlichen Abschwung, sondern durch Mängel in der Akquirierung ausgelöst werden kann. In diesem Fall lohnt es sich, den Vertrieb neu auszurichten oder über Personalveränderungen nachzudenken.

Ressourcenplanung: Welche Lösungen bieten Softwares?

Wie bereits beschrieben, ist die Ressourcenplanung eng mit der Liquiditätsplanung verwoben. Beide Planungen müssen im Projektcontrolling immer in Übereinstimmung zueinander durchgeführt werden.

Aus diesem Grund sollte auch eine Software für Architekten und Ingenieure immer eine ganzheitliche Controlling-Lösung anbieten, in der alle wichtigen Kennziffern und Planungen abbildbar sind.

Checkliste für Ihre Ressourcenplanung: Auf diese Software-Funktionen sollten Sie nicht verzichten

Ob für die Planung neuer Projekte oder für die das Ressourcenmanagement – die Software gehört zu den wichtigsten Anschaffungen in einem Planungsbüro.

Die Auswahl eines Tools ist nicht immer leicht. Mit Hilfe der folgenden Checkliste können Sie wichtige Anforderungen an eine geeignete Software formulieren:
Allgemeine Anforderungen:

• Ist ein umfangreiches Projektmanagement (u. a. Darstellung der verschiedenen Leistungsphasen und Meilensteine) möglich, das unseren Anforderungen entspricht?
• Ist ein Kundenbeziehungsmanagement (CRM) integriert?
• Lassen sich wichtige Dokumente schnell ablegen, zuordnen und schnell auffinden?
• Können Analyse-Ergebnisse grafisch aufbereitet und (z. B. für Berichte) exportiert werden?
• Lassen sich Prognosen auf Basis von Echtzeit-Werten erstellen und bei Änderungen automatisch korrigieren?

Anforderungen für die Liquiditätsplanung:

• Sind Honorarberechnungungen möglich? Werden Budgets- und Mitarbeiterstundensätze berücksichtigt?
• Ist der reale Budgetverbrauch dargestellt, um den Kostenverbrauch fortzuschreiben?

Anforderungen für die Ressourcenplanung:

• Werden Auslastungsgrade (in Prozent) angezeigt und zeitliche Überlastung von Mitarbeitern alarmiert?
• Sind freie zeitliche Kapazitäten schnell auszumachen, z. B. für die kurzfristige Entscheidung, ob ein neues Projekt angenommen werden kann?

Fazit zur Ressourcenplanung für Architekten und Ingenieure

Während es bei der Liquiditätsplanung vor allem um das Erreichen bestimmter finanzieller Ziele (z. B. Planumsätze) geht, stellt man sich bei der Ressourcenplanung die Frage nach der Verfügung bestehender Mitteln. Bei Architektur- und Ingenieurbüros spielt dabei vor allem die Auslastung der vorhandenen Mitarbeiter eine entscheidende Rolle.

Sowohl bei einer Über- als auch Unterlastung müssen Entscheidungen getroffen werden. Bei einer Unterlastung steht die Wirtschaftlichkeit des Büros auf dem Spiel; bei einer Überlastung überfordert man die eigenen Mitarbeiter. Beides sollte auf Dauer vermieden werden, warum eine umfangreiche Kapazitätsplanung für Planungsbüros unverzichtbar ist.

Mithilfe einer Software wie z. B. KOBOLD CONTROL kann eine effektive Auslastungsplanung in die Projektplanung integriert werden. Darüber hinaus lassen sich alle für Bauplaner relevanten Analysen und Kontrollmechanismen durchführen, um das Planungsbüro langfristig auf eine solide wirtschaftliche Basis zu stellen.

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie Ihr Ressourcenmanagement mit Kobold Control verbessern können? Sprechen Sie uns an!