Für erfolgreiche Architektur- und Ingenieurbüros gehört der Umgang mit Kennzahlen inklusive Auswertung und Planung zum Tagesgeschäft: Umsätze, Honorare, Gemeinkosten, Auslastung und andere Kennzahlen – kein Problem!

Doch wie verhält es sich mit der Personalentwicklung und dem demografischen Wandel? Haben Sie die Altersstruktur in Ihrem Planungsbüro im Blick und wissen, wo Sie in 5 oder 15 Jahren mit Ihrer Personalplanung stehen?

Wer mit seinem Personalbestand nicht in der demografischen Falle landen will, sollte vorausschauend agieren. Doch worauf müssen Architekten und Ingenieure bei der Personalplanung achten und wie geht man dabei vor?
Wir erklären Ihnen, wie Sie mit wenig Aufwand eine zukunftsorientierte Personalplanung für Ihr Planungsbüro erstellen.

Personalplanung im Planungsbüro: Wenn alles gut läuft

Sie sind zufrieden mit der wirtschaftlichen Entwicklung Ihres Architektur- oder Ingenieurbüros? Die Auftragslage ist gut und Sie konnten sich einen festen Stamm aus motivierten und leistungsfähigen Mitarbeitern aufbauen. Also kein Grund, sich für die Zukunft oder über Personalplanung Sorgen zu machen? Falsch!
Denn der demografische Wandel hat nicht nur Einfluss auf die Gesamtbevölkerung. Auch eine zukunftsorientierte Personalplanung sollte dem frühzeitig Rechnung tragen.

Schauen wir uns das Thema Personalplanung an einem stark vereinfachten Beispiel an:

Personalplanung im Planungsbüro an einem fiktiven Beispiel

Nehmen wir an, unser fiktives Planungsbüro besteht aus insgesamt 30 Mitarbeitern:

• 3 Geschäftsführer mit unterschiedlichen Geschäftsbereichen
• 2 ITler für technisch-administrative Aufgaben
• 1 Buchhalter
• 3 Office-Manager
• 21 Architekten und Ingenieure für das operative Geschäft

Personalplanung Schritt 1: Analyse der betrieblichen Altersstruktur

Für eine vernünftige Personalplanung müssen Sie erst einmal die aktuelle Situation kennen und analysieren. Dazu sollten Sie Ihre Mitarbeiter nach unternehmensrelevanten Kategorien wie zum Beispiel Alter, Qualifikation, Austrittsdatum, Einsatzgebiet, Unternehmensbereiche und Abteilungen erst aufschlüsseln und dann zuordnen. Wichtig ist, die Führungskräfte und Spezialisten (hier bspw. die ITler und Buchhalter) separat zu erfassen.

In unserem vereinfachten, fiktiven Beispiel lassen sich so 3 Cluster bilden:

• ITler und Buchhalter 50-55 Jahre
• Geschäftsführer 45-50 Jahre
• restliche Belegschaft 30-35 Jahre

Das Durchschnittsalter liegt bei 32,5 Jahren. Das sieht nach einem jungen und zukunftsorientierten Planungsbüro aus, das in Sachen Personalplanung alles richtig macht. Leider nur auf den ersten Blick.

Personalplanung Schritt 2: Demografischen Wandel berechnen

Das können Sie ganz einfach machen, indem Sie die drei Gruppen wie auf einem Zeitstrahl erst 5, dann 10, dann 15 Jahre in die Zukunft schicken. Schauen wir uns das im Schnelldurchlauf an:

In 5 Jahren sieht es in unserem fiktiven Beispielbüro so aus:

• ITler und Buchhalter 55-60 Jahre
• Geschäftsführer 50-55 Jahre
• restliche Belegschaft 35-40 Jahre

Noch haben wir keine natürlichen, altersbedingten Mitarbeiterfluktuationen durch den Eintritt ins Rentenalter und alle Funktionen sind besetzt. Allerdings steigt das Durchschnittsalter auf 37,5 Jahre an.
Ein erstes Problem in Sachen Personalplanung zeigt sich bereits: Wenn das Planungsbüro nicht gewachsen ist oder jemand gekündigt hat, konnten keine jüngeren Leute nachrücken.

In 10 Jahren sieht es in unserem fiktiven Beispielbüro so aus:

• ITler und Buchhalter 60-65 Jahre
• Geschäftsführer 55-60 Jahre
• restliche Belegschaft 40-45 Jahre

Bei einem üblichen Austrittsalter von 63+ haben wir dann eine altersbedingte Mitarbeiterfluktuation. Diese ist allerdings problematisch, da auf einen Schlag ganze Geschäftsbereiche (hier IT und Buchhaltung) neu besetzt werden müssen. Der Weggang von Wissensträgern ist erfahrungsgemäß ohne Know-how-Verlust nicht machbar.

Ein weiteres Problem ist das auf 42,5 gestiegene Durchschnittsalter der Belegschaft. Ohne Wachstum oder Kündigung konnten bis jetzt noch keine jungen Kräfte nachrücken.

In 15 Jahren wird es in unserem fiktiven Beispielbüro richtig problematisch:

• ITler und Buchhalter 25-30 Jahre
• Geschäftsführer 60-65 Jahre
• restliche Belegschaft 45-50 Jahre

Bei dem angenommenen Austrittsalter von 63+ haben wir wieder eine altersbedingte Mitarbeiterfluktuation. Diesmal ist allerdings die gesamte Geschäftsführung betroffen und das Planungsbüro quasi führungslos. Natürlich kann man rechtzeitig Nachfolger suchen. Allerdings werden Nachfolger nicht gerne ein Planungsbüro übernehmen, in dem die Kernmannschaft aus Architekten und Ingenieuren mittlerweile ein Durchschnittsalter von 47,5 Jahren erreicht hat. Mit frühzeitiger Personalplanung hätte man hier rechtzeitig gegensteuern können.

TIPP: Für die Berechnung können Sie auch das kostenlose Online-Tool der TBS NRW nutzen. Mit dem DemografieKompass erstellen Sie eine betriebliche Altersstrukturanalyse in wenigen Minuten.

Vorsicht vor falscher Personalplanung im Planungsbüro

Das Thema langfristige Personalplanung stellt eine echte Herausforderung für Planungsbüros dar. Man kann vieles falsch machen und die Weichen für die Zukunft falsch stellen. Deswegen hilft es auch nicht, nur auf junge Mitarbeiter zu setzen.

Personalplanung und negative Konsequenzen bei Konzentration auf junge Mitarbeiter

Neben den bereits oben am Bespiel erläuterten Spätfolgen bedroht ein einseitig junger Mitarbeiterstamm auch heute schon Ihre Konkurrenzfähigkeit. Setzen Sie beispielsweise ausschließlich auf junge Führungskräfte, schaffen Sie ein neues Problem im Personalbestand:

Engagierte Mitarbeiter haben so keine Aufstiegschance in Ihrem Architektur- oder Ingenieurbüro. Alle gehobenen Posten sind besetzt und zwar langfristig. Deswegen werden sich ambitionierte Mitarbeiter mit gehobener Qualifikation anderweitig nach Karrierechancen umsehen.

So besteht das Risiko, dass Ihre besten Mitarbeiter zur Konkurrenz gehen. Der Verlust an wertvollem Know-how und unternehmerischen Erfolg droht.

Personalplanung und die Bedeutung des Wissenstransfer

Das vorhandene Know-How in Ihrem Planungsbüro ist das A und O. Ohne geht nichts. Doch irgendwann muss das Wissen neu aufgebaut oder zumindest aufgefrischt werden. Spätestens wenn nahezu alle lang gedienten Wissensträger ausgeschieden sind und fast nur noch junge Menschen verbleiben, muss das bisherige Know-how neu aufgebaut werden. Ein empfindlicher Zeitpunkt gegenüber Mitbewerbern.

Deswegen sehen Sie nicht tatenlos zu, bis es soweit ist, sondern arbeiten frühzeitig dagegen. Denn die Weitergabe ist ein Prozess, welcher sich über Jahre in die tagtägliche Zusammenarbeit erstreckt:

• Identifizieren Sie die wichtigsten Wissensträger in Ihrem Büro
• Teilen Sie diese immer wieder anderen Teams zu zur optimalen Wissensweitergabe
• Bilden Sie rechtzeitig Tandems oder Pärchen zwischen dem Wissensträger und ein oder zwei potenziellen Nachfolgern
• Achten Sie auf ein gutes berufliches Miteinander, damit keine Rivalität à la Wissen-ist-Macht-und-die-behalte-ich-für-mich entsteht

Wir haben das komplexe Thema Personalplanung in diesem Blogbeitrag nur anreißen können. Worauf Sie außerdem noch achten sollten, erfahren Sie nächste Woche im 2. Teil dieses Blogbeitrags…

Fazit zur sinnvollen Personalplanung im Planungsbüro

Eine langfristige Personalplanung im Planungsbüro tut not, um dauerhaft konkurrenzfähig zu bleiben und den demografischen Wandel immer im Blick zu haben. Regelmäßige Analysen des Status quo bzw. der Altersstruktur in Ihrem Unternehmen und die Berechnung des demografischen Wandels für die nächsten Jahre bzw. Jahrzehnte helfen frühzeitig gegenzusteuern.

Ziel ist eine möglichst heterogene Altersstruktur in Ihrem Architektur- und Ingenieurbüro. Idealerweise gestalten Sie Ihr Planungsbüro für Mitarbeiter aller Altersklassen attraktiv. Denn nur eine gute Mischung schafft eine zukunftssichere Personalplanung und sichert langfristig den unternehmerischen Erfolg.

Mit KOBOLD CONTROL fällt der Wissenstransfer leicht

Wir von KOBOLD haben verstanden, dass modernes Know-how und Wissenstransfer heute immer wichtiger werden. Deswegen möchten wir unsere Kunden in ihrer Personalplanung als Kooperationspartner unterstützen und bieten regelmäßige Seminare und auch Individualschulungen an. Verbunden mit einem schlüssigen Dienstleistungs- und Beratungskonzept.
Denn so können Sie sicherstellen, dass Sie in Ihrem Planungsbüro neue Wissensträger schaffen und grundlegendes Anwendungswissen an die richtigen Stellen gelangt.

Bei Bedarf gehen wir auch einen Schritt weiter und bieten Ihnen eine umfassende Unternehmensberatung an. Speziell auf die Bedürfnisse von Architektur- und Ingenieurbüros zugeschnitten, die Ihr volles Potential entfalten möchten.