Die Digitalisierung nimmt auch in der Arbeitswelt immer mehr Fahrt auf. Seit Ende 2020 müssen Architekt:innen und Ingenieur:innen ihre Rechnungen an öffentliche Auftraggeber:innen in elektronischer Form (E-Rechnung) ausstellen und übermitteln.
Mit der XRechnung beginnt nun die zweite große Digitalisierungswelle: Wir gehen dabei immer weiter weg von visuellen Verfahren wie Scan oder PDF hin zu einer vollständigen Automatisierung des Rechnungswesens.
Wenn Sie sich bisher nicht oder kaum mit elektronischen Rechnungen befasst haben, sind Sie hier genau richtig. Wir erklären kurz und bündig, was eine E-Rechnung ist, warum man sie braucht und wie Sie hinkommen. In nur 5 Schritten.
E-Rechnung für Architekten: EU-Richtlinie seit 27. November 2020
Ausgangspunkt für die elektronische Rechnungsstellung ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU. Ab dem 27. November 2020 sind alle Auftragnehmer:innen des Bundes und der Deutschen Bahn verpflichtet, ihre Rechnungen elektronisch bei den zuständigen Behörden und Stellen auszustellen und zu übermitteln. Ausgenommen sind davon lediglich Rechnungen bis zu einem Betrag von unter 1.000 EUR.
Was versteht man unter einer elektronischen Rechnung (E-Rechnung)?
Eine elektronische Rechnung ist ein elektronisches Dokument, das die gleichen Inhalte und Rechtsfolgen hat wie eine Rechnung auf Papier. Ihr Ziel ist die Vereinfachung der Prozesse im Rechnungswesen.
Welche Vorteile bietet eine E-Rechnung?
Der Vorteil einer E-Rechnung liegt im medienbruchfreien Gesamtprozess vom Rechnungsversand bis zur Bezahlung der beauftragten Leistungen.
Dafür müssen zwei Bedingungen erfüllt sein:
- Rechnung wird in einem strukturieren elektronischen Format ausgestellt
- Format ermöglicht eine automatische und elektronische Verarbeitung
Deswegen ist eine elektronisch versandte Rechnung, die Sie bspw. als PDF-Datei an eine E-Mail anhängen, keine elektronische Rechnung (E-Rechnung). Da das PDF ausschließlich unstrukturierte Daten enthält, erfüllt sie nicht die Anforderungen an E-Rechnungen.
Nur wenn beide Seiten, also Sender (Architekt:in ) und Empfänger (Auftraggeber:in) die Digitalisierung des Datenaustausches komplett unterstützen, ist ein elektronischer Rechnungsversand möglich.
E-Rechnung für Architekten: Und was ist jetzt die sog. XRechnung?
Die XRechnung ist die deutsche Variante der E-Rechnung für die öffentliche Hand. Sie setzt die Standards und Vorgaben der EU-Richtlinie für Deutschland um und wurde als elektronisches Format eigens zu diesem Zweck ermittelt.
Bei der XRechnung handelt es sich um ein XML-basiertes Datenformat, die maschinenlesbar ist. Als Datensatz für Menschen eignet diese Art der elektronischen Rechnung eher nicht, da die XRechnung allenfalls für mit XML vertraute Programmier:innen lesbar ist.
Einer XRechnung können bis zu 200 Anlagen in fünf verschiedenen Formaten beigefügt werden. Alle Anlagen einer Rechnung dürfen eine Speichergröße von 10 bis 15 MB (je nach Übertragungsweg) nicht überschreiten.
Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD-Rechnung
Im gewerblichen Bereich gibt es bereits mit der ZUGFeRD-Rechnung ein ähnliches, aber hybrides Format. Eine ZUGFeRD-Rechnung enthält eingebettet in der menschenlesbaren PDF/A-3-Datei auch noch eine maschinenlesbare XML-Datei, die eine medienbruchfreie Verarbeitung ermöglicht. Sie verfügt also zusätzlich noch über eine PDF-Datei zur Visualisierung.
Sie als Architekt:in oder Ingenieur:in können auch damit den Rechnungsausgang vollständig digitalisieren. Und zwar unter Einbeziehung von gewerblichen und privaten Kund:innen.
Denn Empfänger von hybriden ZUGFeRD-Rechnungen können entweder die PDF-Datei oder die strukturierte XML-Daten der Rechnung weiterverarbeiten.
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E-Rechnung für Architekten: Umstellung als Chance sehen
Die Umstellung auf E-Rechnung für Architekten braucht sorgfältige Planung, ausreichend Zeit und die Einbeziehung vieler verschiedener Bereiche innerhalb und außerhalb Ihres Planungsbüros.
Auch wenn die Investitionskosten auf den ersten Blick hoch klingen, können Sie sicher sein, dass Sie von E-Rechnungen für Architekten und Architektinnen langfristig profitieren werden: Eine effiziente Softwarelösung für Planungsbüros bringt erhebliche Performance-, Qualitäts- und Kostenvorteile und damit einen deutlichen Konkurrenzvorteil gegenüber anderen Architekten und Architektinnen.
E-Rechnung für Architekten: 7 Schritte zur Einführung
Die Einführung der E-Rechnung für Architekt:innen wird nicht nur Ihr Rechnungswesen, sondern auch Ihr gesamtes Planungsbüro samt Umfeld betreffen. Das betrifft neben Ihrem Rechnungswesen und Ihrer Unternehmensbuchführung, auch Ihre IT-Spezialisten und Ihre Steuerberatung.
Das sind die 5 Schritte zur Einführung der E-Rechnung in Ihrem Planungsbüro:
Schritt 1 E-Rechnung für Architekten: Rechnungswesen Inhouse
Damit die Einführung der E-Rechnung für Architekten und Architektinnen möglichst reibungslos klappt, müssen Sie alle Beteiligten mit ins Boot holen. Fangen Sie bei ihrem Rechnungswesen an und sprechen Sie den Mitarbeitenden in Ihrer Buchhaltung.
Klären Sie, ob Ihre Softwarelösung bereits elektronische Rechnungen in verschiedenen Formaten (XRechnung, ZUGFeRD-Rechnung, GAEB-Standard, GoBD et al.) unterstützt oder ob Sie eine neue Software brauchen.
Schritt 2 E-Rechnung für Architekten: IT-Spezialist:innen
Die nächsten, die Sie ins Boot holen sollten, sind Ihre IT-Leute. Digitale Gesamtprozesse wie E-Rechnungen für Architekt:innen erfordern die Digitalisierung aller Arbeitsplätze und Workflows in und außerhalb Ihres Planungsbüros.
Auch die Arbeit von Architekt:in und Ingenieur:innen auf der Baustelle oder im Homeoffice ist zukünftig nur noch mit Fernzugriff oder via Cloud möglich. Für diese Umsetzung und für die Datenschnittstellen samt rechtssicher Datenspeicherung im Dokumentenmanagement-System brauchen Sie kompetente IT-Fachleute.
Schritt 3 E-Rechnung für Architekten: Steuerberater:innen
Neben dem Rechnungswesen und der IT-Struktur sind mit Einführung der E-Rechnung für Architekt.innen auch handels- und steuerrechtliche Themen und Vorgaben zu berücksichtigen. Schließlich greifen Sie mit der elektronischen Rechnungserstellung tief in die gesamte Unternehmensbuchführung ihres Planungsbüros ein.
Wichtige Besprechungsthemen für Sie und Ihre(n) Steuerberater:in sind bspw. Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form und zum Datenzugriff (GoBD), Einrichtung eines internen Kontrollsystems, Erstellung von Verfahrensdokumentationen, Einrichtung eines Tax Compliance Management System et al.
Schritt 4 E-Rechnung für Architekten: Alle an einen Tisch bringen
Wenn Sie eine möglichst reibungslose Einführung der E-Rechnung in Ihrem Planungsbüro erreichen wollen, holen Sie frühzeitig alle Beteiligten an einen Tisch.
Nur mit allen Beteiligten einzeln die zu erwartenden Problemfelder im Vorfeld durchzusprechen reicht nicht aus: Die Einführung der E-Rechnung für Architekt:innen ist ein Kooperationsprojekt.
Die Umsetzung setzt einen komplett digitalen Workflow voraus, in dem die digitalen Dokumente durch alle Prozessschritte geführt und bearbeitet werden können.
Es braucht eine geeignete Branchensoftware für Planungsbüros (mindestens Rechnungswesen und Projektmanagement) und die Verknüpfung via automatischer Schnittstellen – auch mit der Software Ihres Steuerberaterbüros.
Schritt 5 E-Rechnung für Architekten: Der richtige Zeitpunkt
Der richtige Zeitpunkt, um die E-Rechnung für Architekt:innen auch bei Ihnen einzuführen, ist jetzt. Das heißt, die Zeit dafür ist mehr als reif und wenn Ihr Planungsbüro die Erstellung von elektronischen Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD-Rechnung) noch nicht beherrscht, besteht Handlungsbedarf. Und zwar dringend.
Aber Vorsicht: Die Einführung der E-Rechnung für Architekt:innen ist nicht an einem verlängertem Wochenende erledigt. Planen Sie die Umstellung großzügig und nutzen Sie ruhigere Zeiten im Betrieb.
Hier bieten sich Ferienzeiten wie Oster- oder Sommerferien oder auch saisonal bedingte Branchenflauten an.
KOBOLD CONTROL mit elektronischer Rechnungserstellung
Bereits im September 2020 haben wir KOBOLD CONTROL um die elektronische Rechnungsstellung erweitert. Damit können Sie als Architekt:in oder Ingenieur:in Ihre Rechnungen nicht nur im unstrukturierten MS-Office Word Format, sondern als strukturierte, elektronische XRechnung oder ZUGFeERD erstellen.
Erfahren Sie mehr über den elektronischen Rechnungsstellungsprozess in KOBOLD CONTROL…
