Für Planungsbüros ist Wissen eine der wichtigsten Ressourcen. Dabei geht es nicht nur um den Erhalt, sondern auch um die Erweiterung, ständige Aktualisierung und Anwendung von Wissen. Kurz: Um ein erfolgreiches Wissensmanagement.

Doch wie sieht die Realität beim Wissensmanagement im Planungsbüro wirklich aus? Die wenigsten Planungsbüros haben das Thema Wissensmanagement fest auf dem Schirm. Selbst wenn eine grundsätzliche Bereitschaft bei Führung und Mitarbeitenden vorhanden ist, ist der Weg zu einer funktionierenden Wissenskultur im Büro weit.

Da aller Anfang schwer ist, geben wir Ihnen in diesem Blogbeitrag Starthilfe für ein gelingendes Wissensmanagement im Planungsbüro. So gelingt der Einstieg auch ohne Vorwissen.

Was versteht man eigentlich unter Wissensmanagement?

Wissen fußt auf Informationen. Ist damit aber nicht gleichzusetzen. Information ist also die notwendige Voraussetzung zur Schaffung von Wissen.

Was unterscheidet Wissen von Information?

Informationen lassen sich leicht sammeln, austauschen und verarbeiten. Sie bilden gewissermaßen das Know-what ab und damit die Vorstufe des Wissens.
Wissen hingegen entsteht nicht durch eine Anhäufung von Informationen, sondern erst durch die Verknüpfung der Informationen mit bereits vorhandenem Vorwissen und Erfahrungen. Entscheidend ist hier das Know-why.

Nur wer begreift, warum er etwas tut und nicht einfach einer vorgegebenen Anleitung folgt, kann dieses Wissen auch weitergeben.

Was genau bedeutet Wissensmanagement im Planungsbüro?

Wissensmanagement im Planungsbüro zielt auf Erwerb und Speicherung, auf Entwicklung und Transfer, sowie auch die Nutzung und Anwendung von Wissen. Wissensmanagement geht damit deutlich über ein reines Informationsmanagement hinaus.

In der Realität ist Wissen in Planungsbüros meist an Personen gebunden und wird nicht systematisch gesammelt und für andere aufbereitet. Mit dem Weggang des Mitarbeiters verliert das Planungsbüro meist auch das Experten- und Erfahrungswissen zu bestimmten Themen. Genau hier sollte ein funktionierendes Wissensmanagement im Planungsbüro ansetzen.

3 Gründe, warum Wissensmanagement im Planungsbüro immer wichtiger wird:

1. So unsere Welt immer komplexer wird, nehmen auch die Anforderungen an Architekten und Ingenieure im Bauwesen nehmen zu. Man denke hier nur an neue Materialien, Barrierefreiheit, zukunftssicheres Bauen, BIM, EnEV und die HOAI mit ihren Honorartafeln und Leistungsphasen. Niemand kann mehr Experte in allen Bereichen sein oder die Projekte ganzheitlich überschauen.
2. Fachkräftemangel führt zu einer hohen Auslastung der Planungsbüros und damit zu hohem Leistungsdruck für die Mitarbeiter. Besonders betroffen sind hier die Absolventen, die frisch von den Hochschulen kommen und möglichst schnell gute Leistung bringen sollen. Und das ohne vorhandenes (Erfahrungs)Wissen.
3. Moderne Arbeitsverhältnisse sind durch häufige Rotation innerhalb der Unternehmen und Wechsel zu anderen gekennzeichnet. Heute bleibt kaum ein Mitarbeiter länger als 5 Jahre in einem Planungsbüro. Viele Planungsbüros wollen langgediente Mitarbeiter sogar loswerden – aus Kostengründen. Das sorgt für viel Wissensverlust und für eine schlechtere Teamkultur.
   Und das ist doppelt ungünstig; denn ohne stabile Unternehmenskultur, keine funktionierende Wissenskultur.

Wie läuft Wissensmanagement in Planungsbüros bisher ab?

Nur wenige Planungsbüros haben das Thema Wissensmanagement fest auf dem Schirm. Und noch weniger gehen das Ganze aktiv an. Beispielsweise indem Sie einen verantwortlichen Mitarbeiter mit dieser Aufgabe betreuen. Eine Analyse des Status quo des Wissensstands wäre hier der erste Schritt. Im zweiten Schritt könnte eine Strategie zur Stärkung der Wissenskultur im Planungsbüro entwickelt werden.

Um ein gelingendes Wissensmanagement im Planungsbüro als internes Projekt voran zu bringen, eignen sich auch verschiedene technische Tools zur Unterstützung: von spezieller Wissensmanagement-Software wie Enterprise Wikis, über strukturierte Datenbanken bis zu diversen, digitalen Methoden.

TIPP: Um den Rahmen unseres Blogbeitrags nicht zu sprengen, haben wir der Auseinandersetzung mit computergestützten Methoden des Wissensmanagements einen eigenen Blogbeitrag gewidmet. Lesen Sie nächste Woche mehr dazu in: Wissensmanagement im Planungsbüro: Für Fortgeschrittene.

Wissensmanagement im Planungsbüro: Wie fangen Sie an?

Leider können wir Ihnen keine Patentlösung für gutes Wissensmanagement im Planungsbüro nennen. Denn jedes Planungsbüro ist anders und erfordert eine andere Strategie zur Schaffung einer funktionierenden Wissenskultur. Wir können Ihnen aber die richtigen Fragen an die Hand geben. Mithilfe der Fragen finden Sie automatisch den für Sie passenden Einstieg in das Wissensmanagement für Ihr Planungsbüro:

1. Was tun Sie oder die anderen Architekten und Ingenieure bereits, um den Erwerb und Umgang, das Sammeln und Verteilen von (Fach)Wissen im Planungsbüro zu ermöglichen?
   Besprechen Sie diese Frage auch mit Kollegen. Meist kommt dabei schon Einiges zusammen, auch wenn Ihnen auf den ersten Blick vielleicht nichts eingefallen ist.
2. Welche der erfassten Maßnahmen funktioniert gut? Und vor allem: Warum? Die Gründe helfen Ihnen, Ihre Wissensmanagement-Strategie weiter zu optimieren.
3. Was klappt hingegen nur auf dem Papier oder in der Theorie gut und scheitert regelmäßig in der Praxis an bspw. zu wenig Kapazitäten, zu großem Zeit- und Leistungsdruck o.a.? Denken Sie über die Gründe nach, warum der Wissenstransfer in der jeweiligen Situation nicht funktioniert. Was müssten Sie (oder andere?) ändern, damit das Wissen zukünftig genutzt werden kann?
4. Wer aus Ihrem Architektur- oder Ingenieurbüro ist geeignet, das Thema Wissensmanagement im Planungsbüro intensiv und nachhaltig zu verfolgen? Wem trauen Sie die nötige Kompetenz und Ausdauer zu, um eine Strategie zu entwickeln und auch für die Umsetzung im Alltagsgeschäft zu sorgen? Fällt Ihnen niemand ein, brauchen Sie vielleicht externe Unterstützung durch Dienstleister.

Wissensmanagement im Planungsbüro: Wie geht es weiter?

Wenn Sie sich für einen Verantwortlichen entschieden haben und dieser auch bereit ist, sich auf das Thema Wissensmanagement im Planungsbüro langfristig und engagiert einzulassen, beantworten Sie noch Folgendes:

• Was braucht der Verantwortliche, um diese anspruchsvolle und dauerhafte Aufgabe angemessen bewältigen zu können?
  Also bspw. die Freistellung von anderen Aufgaben, die Kommunikation der neuen Aufgabe im Team, die Kooperation anderer Mitarbeiter, eine spezielle Schulung zum Thema o.a..
• Welche Ressourcen stehen für das Wissensmanagement im Planungsbüro zur Verfügung? Reicht das an Zeit, Geld, Manpower, etc. oder muss hier nachgebessert werden. Ohne die entsprechenden Ressourcen, kein Erfolg.
• Wie soll die Absprache und Kommunikation zum Projekt zwischen Ihnen bzw. der Geschäftsführung und dem verantwortlichen Mitarbeiter ablaufen? Welche Reporting- und Entscheidungsintervalle sind sinnvoll, um über Ergebnisse und Erfolge im Wissensmanagement im Planungsbüro zu sprechen?

In der nächsten Woche wollen wir das komplexe Thema Wissensmanagement im Planungsbüro weiter behandeln. Dazu schauen wir auf geeignete technische wie kommunikative Methoden…

Vorläufiges Fazit zum gelingenden Wissensmanagement im Planungsbüro

Erfolgreiches Wissensmanagement im Planungsbüro ist eine komplexe und langfristige Aufgabe. Sie kostet Zeit und Geld und vor allem auch die Bereitschaft, sich ernsthaft dem Aufbau einer Wissenskultur im Architektur- oder Planungsbüro zu widmen.

Einen Verantwortlichen damit zu beauftragen, kommt in den ersten Wochen quasi einer hauptberuflichen Tätigkeit gleich. Erst wenn erste Methoden etabliert sind und auch greifen, kann die Arbeitskraft des Mitarbeiters auch wieder für andere Projekte genutzt werden.

TIPP: Wissen selbst ist kein Selbstzweck. Es ist nur dann wertvoll, wenn es angewendet und interaktiv mit anderen in Handlungen umgesetzt wird.

KOBOLD unterstützt Sie beim Wissensmanagement im Planungsbüro

Mithilfe von einer umfassenden Büromanagement-Software wie KOBOLD CONTROL lassen sich die vorhandenen Ressourcen besser planen und optimal nutzen. Doch für jede Software gilt: Je besser man das System und seine Nutzungsmöglichkeiten kennt, desto besser ist das Ergebnis.

Deswegen bieten wir von Kobold regelmäßige Seminare und auch individuelle Schulungen an. Verbunden mit einem schlüssigen Dienstleistungs- und Beratungskonzept. Denn so unterstützen wir unsere Kunden beim Aufbau einer funktionierenden Wissenskultur in Ihrem Planungsbüro.

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